05【做好预算】:项目预算包括哪些?如何做好项目预算?
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试听18005【做好预算】:项目预算包括哪些?如何做好项目预算?

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大家好,我是李长太,你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程,一起学习项目管理,告别忙乱人生。

 

在上期节目中,我给大家介绍了:怎么去进行项目进度的安排?在课程中我们分享了3个方面的内容,分别是如何制定项目活动清单、怎么排列活动顺序,以及设定必要的接驳缓冲和项目缓冲。你记住了吗?

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其实,在项目管理中,范围、进度、成本被称为是管理项目的“铁三角”。

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前两节课中我们已经学习了如何划好项目范围和进行项目进度的安排,那这节课我们就来看看成本的问题,也就是要如何做好项目的预算? 预算都会包括哪些方面的内容呢?又该怎么控制好预算?怎么进行沟通呢?

 

听到这里,你可能会问,我的项目不涉及到采购,不涉及资金支出,是不是可以不用学习项目预算呢? 其实不是的,项目预算不仅包括采购等成本,项目中涉及到的相关人员是要支付相应薪酬的,所以也属于项目的成本。而公司经营的的核心目标之一就是多赚钱,少花钱,人力成本也是一项重要支出,所以提前做好预算则可以尽量少花钱,只花必要的钱。

而且如果你负责的项目本身就涉及采购或费用的支出,那就更要做好项目的预算,千万不要怕麻烦。试想一下,如果你花三天时间做好了项目的预算,帮助一个100万的项目降低了10%的支出,那么相当于你用三天的时间就帮公司节约了10万元的支出。这些是不是都可以作为你的价值?经常从成本角度去管理项目,会更容易得到公司高层的认可,也会加速你在职场的晋升之路。你意识到了吗?

下面我们正式开始今天的课程,先来看看项目预算指的都是什么?

 

一、什么是项目预算?

项目预算其实就是批准用于执行项目的全部资金,也就是我们在项目中可以花费的总额。一般来说项目预算可以分为两类:  

第一类是直接成本,就是这个项目中产生的,我们之前说的全职参与项目的人员薪酬、采购设备、购买原材料这些成本,也就是直接计入项目的成本。

第二类是间接成本,就是不能直接计入项目,需要由几个项目分摊的成本,比如同时支持几个项目的行政后勤成本,办公室租赁成本,就需要进行分拆。

由于采购方面的成本清晰易于识别,所以我今天重点和你说说人员的成本。

比如,我负责一个项目,有很多人员参加,这些人员的月薪不同,参与的时间长度不同,我一般会先想办法计算出每个人的每日平均薪酬。

比如,对于A员工,他的月薪是税后1万元,但公司要为他代缴个税,以及五险 一金,这些是6000元,那么公司为一名员工支付的总共成本是16000元。

此外,员工的工位费也是可以计算出来的,比如办公室整体租赁费、物业费、电费等是每个月10万元,办公室有50个工位,那么一个员工的工位费是2000元一个月,还要考虑到一些基础的办公费,如电话费、办公用品费,比如是500元。

那么A员工的月成本就是16000元,加上2000元,加上500元,共计18500元。

扣除节假日,一个月平均的工作日是20.92天,我们就可以用18500元除以20.92天,大概是884元。 我们还可以再具体到小时成本,也就是用一天的成本除以8小时,比如A员工的每天成本是884元,除以8小时,那每小时的成本就是110元。A员工每参与项目一小时,大概成本就是110元。

计算出每个团队成员的小时成本,然后根据大家参与项目时间长计算每个人参与项目期间的成本,再汇总所有人参与项目人员,就可以得到项目总体人力的成本。

在计算人力成本的基础上,再增加采购成本、其他费用支出,就构成了项目的整体预算。

不过还要注意的是,项目预算除了要考虑直接成本和间接成本,也要考虑一些备用资金。比如一个项目的初步预算是20万,那么你就可能需要再去增加20%的额度作为备用资金,来预防一些后期可能会出现风险。

知道了什么是项目预算,怎么去做预算。那么下面我们再来看看如何在项目中控制预算。

 

二、如何控制好项目的预算?

这里我给大家分享6个小技巧,来帮助你对项目资金做到更合理的安排。

 

1.控制好项目的范围边界,做必要的事,花必要的钱

我们在前面给大家讲解过一定要控制项目的范围边界,项目的范围不仅影响进度,也会预算影响项目的成本。项目范围越大项目所需预算越多。反过来,范围越小,项目预算就可以越少。

2.排列好活动顺序,凡事尽早行动。

比如,我们计划三个月后去举办一次大型会议。如果我们尽早排列了活动顺序,就会意识到预定会议室场地完全可以提早来做,那这样预定时候选择更多,花费也更低。有一些项目的原材料价格会随季节波动,那么也可以在合适的阶段采购,降低项目的成本

3 .合理安排人员,降低项目成本

我们在前面给大家讲解了小时成本的概念,我们可以利用小时成本有效降低项目成本。

比如,一个活动,由初级工程师完成大概6个小时,他的小时成本是100元,那么初级工程师完成这个活动总成本是600元。

这个活动,如果有高级工程师完成,只需要4个小时,但高级工程师的小时成本是200元,那么高级工程师完成这个活动总成本是800元。

如果项目对进度要求不是很紧,我们完全可以让初级程序员来完成这个工作,降低项目的成本。

所以,我一般在管理项目的时候,会把项目活动拆分的比较细。一些有难度的核心工作,分配给有经验的高级程序员。一些简单的工作,分配给工作经验较少的初级程序员,这样整体可以降低项目成本。

4.明确哪些是自制,哪些是采购

举个例子,我曾经做过一个客服咨询系统的项目,这个系统要求客户只要一打电话进来或者在线发消息过来,我们的客服人员就可以看到客户的姓名和以前的订单,知道他的  购物偏好,然后和客户进行交流互动,促进订单的转化。

我经过详细的规划和分析,发现如果由我们公司内部来完成这个项目,预算大概是12万元。后来又经过调查,发现有很多公司在提供这样的客户咨询管理系统,功能完备,只需要我们内部的开发人员提供支持和对接就可以了。而这种方式,采购新的系统只需要2万元,我们内部人员提供对接等,人力成本不超过1万元。

于是,我们决定采用采购及配合对接的方式,这个项目的预算就从12万降低到了3万元,而且项目的进度也更快、质量也很好。采购的成本明显比自己生产、制作成本低,那完全可以通过采购的方式来实现。

5.制定合理的质量标准,避免镀金。

什么叫镀金?就是客户并没有要求,但团队成员希望提供更好的质量而主动增加的工作量。比如有一次我看到公司的一位设计师正在调整一个app上按钮的样式。我问她:这个设计方案不是客户很满意,已经验收通过了吗?她回答我:虽然这个设计方案客户通过了,但是我认为还可以精益求精,设计的再好一些,我想再提供两个更好的方案。

你可能认为这种精益求精的心态和行为是值得鼓励的,但从管理项目的角度来讲,其实这个行为是不对的。因为镀金不仅会增加项目的成本,有可能让项目从盈利变为亏损,也可能会增加项目的风险。

为什么这么说,我给大家算一笔账:比如,我要给客户做一个IT项目,签订的合同金额是10万元,我估算了我的所有的成本,成本是8万元,这个项目结束后公司有2万元利润。但如果团队成员还要主动增加时间的投入,那么我这个项目的成本就会不断增加,那么这个项目不仅可能会变为亏钱的项目,还可能因为延期要给客户进行赔付。

6.管理好风险,花小钱省大钱

其实在前面我就有提到过,在执行预算时,我们要增加一些资金储备来应对风险。 这些储备往往花的钱并不多,却可以达到花小钱省大钱的功效。

比如,我以前看过一篇报道,有个创业公司的办公室被盗,十几台电脑都被偷走了   。 电脑本身的损失并不大,但这个创业公司并没有备份电脑数据,也就是说这个创业公司一年的成果都丢失了,结局就是这家创业公司很快倒闭了。如果这家公司最初花几千块钱来做网络数据同步备份,是完全可以避免倒闭的。

那以上6个小技巧就是教你怎么控制好项目的预算,但是到这里,项目预算的事情就做够了吗?不是的,你差一项重要的工作,也就是我们下面要说到的内容:做好预算后的沟通。

三、做好预算后要多沟通

我记得我曾经接到过一个项目,接项目的时候,项目已经做完了投资回报率分析,项目大概要投入100万,项目预期利润是60万,这样评估下,项目投资回报率是60%

接下来,我开始进行了更细致的预算分析,发现公司高层由于不了解项目细节,忽略了这个项目的硬件采购、服务器升级费用,服务器升级费用大概要50万,那这样算下来,项目利润只有10万元,项目投资回报率不到10%,再考虑项目期间如果发生一些意外会增加项目的成本,以及要缴纳的税款,可以说这个项目的商业价值就很低。于是,我向公司汇报了这个分析和判断,最后取消了这个项目。

试想一下,如果我当时不进行积极的分析和沟通,那我就要带着团队忙上一两个月,做一个根本不赚钱的项目,自然也就不会有奖金了。

我们除了和公司的领导沟通项目的预算,也要和公司的财务部沟通项目的预算。和财务部沟通预算时,不能仅提供一个总数,而是要尽可能细化到每个月你要收入或支出多少钱。

一般来说,公司如果单月、单季度收入很高,那么需要缴纳的税款会很高。我们和财务部门沟通自己负责项目的收入和支出的规划,然后进行优化和调整,就可以避免某些单月、单季度缴税过高,这样也相当于帮公司创造利润。

 

好了,今天的课程到这里就这结束了,这节课我给大家分享了如何管理项目的预算,主要说了三个知识点:第一,什么是项目预算?项目预算包括什么?第二,如何控制项目的预算?分享了6个实用的小技巧。第三,如何做好预算的沟通?我也举了自己的例子来帮助你学习。希望大家可以有所收获,课后多多实践。

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那么我们本节课的作业就是请大家在课后做一下下面的练习:第一步:就是选择一个自己正在负责的项目,制定一下项目的初步预算,然后再增加一定比例的备用金,确定项目的总体预算。第二步:列一个清单,并想想有哪些方式可以帮助你降低项目的预算?以及能降低多少预算?第三步:将你的预算拆解到每个月,然后和财务部做一次沟通,听听他们有什么反馈和建议。

欢迎大家在课程下方的评论区分享你的收获和感受,同时也欢迎大家把今天的内容分享给身边朋友们,让我们一同学习项目管理。

 

在下期内容中,我会给大家介绍如何防控项目中的风险,从而规避项目中的小问题和大隐患。

 

学习项目管理,升职加薪拿奖金,轻轻松松早下班。如果你喜欢我的内容,欢迎分享给你的朋友,一个人走的快,一群人走的更远。我是李长太,我们下一讲再见!


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