04【安排进度】：树立整体意识，排好顺序执行更高效

大家好，我是李长太，你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程，一起学习项目管理，告别忙乱人生。

在上一期节目中，我给大家介绍了：如何有效地控制项目的范围边界，抓住重点去做事。主要说了3个要点，分别是不要轻易承诺，只做必要的事，明确不做的事。你记住了吗？

那么在控制好范围边界之后，也就是确定了我们需要做哪些事情，接下来就可以进行项目进度的安排了。具体该怎么做呢？这节课来一起看一下。

一、制定项目活动清单

好，我们首先说第一点，学会制定项目的活动清单。所谓制定活动清单，其实就是列出为了完成项目需要采取所有具体的行动。

你可能会问，在前面一节我们已经讲解了怎么管理好项目范围，已经制定好了项目范围，明确了哪些是必做的事情，哪些是争取做的事情，为什么还要制定活动清单呢？

这是因为项目范围和活动清单的使用对象不同。我们说的项目范围，通常是为了和公司领导、客户沟通时用他们熟悉的语言去描述的，是从项目结果角度体现的，侧重于描述成果。而活动清单则是从具体执行者的角度去描述，活动清单会更细化，会细化到每一个岗位、每一个人具体做什么事，活动清单侧重于具体要采取的行动，活动清单的颗粒度会更小。

而作为项目经理，一定要做好从项目范围到活动清单的转化过程，因为只有将项目范围转为活动清单，才能将工作转为可以安排专人具体执行的动作。通过分解列出活动清单，我们才知道所需要采取的所有具体行动，也只有制定好了活动清单，才可以明确活动之间的顺序，才能更合理地安排时间。并且拆解为详细的活动清单后，也能更方便我们进行活动的分派。

给大家举个例子：比如，一位客户让我开发一个网站，经过沟通后，项目的范围会包括：01.网站首页；02.公司介绍页；03.产品介绍页；04.联系方式。可这个是从项目结束所能看到的成果去考虑，也是从客户的视角确定的项目范围。而当这个项目落实到具体执行的时候，我就要去考虑这几个内容具体是由哪些人做哪些事。

这就属于制作活动清单，比如在这个项目上，我就会这样来制定活动清单：01.设计所需要的页面，02.开发新闻程序和管理后台03.测试网站。其中01.设计4个页面的工作，我会交给设计师去做；02.开发新闻程序和管理后台，我会交给程序员去做；03.测试网站，我会交给测试工程师去做。对于客户来说，客户不需懂太多技术内容，只需要关注他想要的成果，客户看到的是4个页面。而对于设计师、程序员、测试工程师来说，他们需要分别进行设计、开发程序、测试三种工作。

一定要注意哦：项目范围到活动清单的转化过程，对项目管理非常重要。越是大型、困难的项目，越是要花时间做好活动清单，才能在后续的推进中做到有的放矢、游刃有余。怎么样？你学到了吗？

二、排列好项目的活动顺序

管理项目进度的第二点，是排列好项目的活动顺序。

当我们制定好活动清单之后，会发现一些活动是完全可以彼此独立去执行，而有一些活动之间是有依赖关系的。

比如，在我们生活中，吃饭和听音乐这两个活动，是没有逻辑关系的，我可以吃完饭后听音，也可以边听音乐边吃饭，这两个活动不论怎么安排都可以。但做饭和吃饭这两个活动，就有逻辑关系了，只有做完饭才能吃饭，做饭这个活动一定在前面，只有完成做饭的动作才能开始吃饭这个活动。做饭和吃饭是完成-开始的逻辑关系，也就是完成一个活动才能进行另外一个活动。

这种完成-开始的逻辑关系，在项目中非常普遍，例如你只有写好了一本书，才能印刷出版，如果没有书稿，就无法出版。写书和出版，是完成-开始的逻辑关系；同样，你只有购买了机票，才可以乘坐飞机，买机票和坐飞机，是完成-开始的逻辑关系。

所以，我们需要在活动清单中，识别出来哪些活动之间是存在完成-开始的逻辑关系的，只有这样才能明确哪些活动是要尽早执行的，也就清楚了如果哪些活动延误了，会影响其他活动的开始。

我曾经就有一个同事在一个月前就接到了要出国参加展会的通知，但是他一直到要出发的一周前，才想起来要去办护照、办签证，结果发现办理护照、签证至少需要两周时间，时间已经来不及了，错过了这次展会。

通常在制定好项目的活动清单后，就可以排列活动之间的顺序了。具体怎么做呢？就是让有逻辑关系的活动之间首尾相连，然后再估算每个活动的时间，就可以大体确定项目的周期了。

比如对于只有十几个活动的小型项目，就可以简单在excel上体现，如果活动数量多，则可以通过专业的软件，使用Windows电脑的朋友可以用微软的Project，使用苹果电脑的朋友则可以用OmniPlan来绘制。

通过这样排列好具体活动后，就可以指派具体的执行者，也就是哪个活动由哪个人来完成。当然，也要注意和负责具体活动的人提前沟通，确保那段时间他是可以参与项目的，确定后再正式确定进度的安排。

三、安排项目进度时要设定好缓冲

当我们设定好进度计划后，这个计划看似很完美。但实际上项目执行期间会出现各种问题，因此，为了避免项目延期，我们需要设定缓冲。这节课我会给大家介绍两个设定缓冲的技巧：第一是接驳缓冲，二是项目缓冲。

我们先来看看第一个，接驳缓冲。为了帮助你更好地理解这个意思，我来举个自己的例子。

有一次我负责一个小的项目，计划是由设计师在周一、周二完成设计工作，然后由程序员在周三、周四完成开发工作。但周二那天，设计师临时有事请了一天假，所以设计师的工作只能周三完成。

这样就造成了一连串的问题：首先，程序员周三那天由于没有安排别的工作空闲下来了，浪费了资源。其次，在我和程序员预约了周三周四的时间后，其他项目组预约了程序员周五和下周一、周二的时间，所以我负责的这个项目只能在下周三完成。这个项目一下子耽误了4天。

这件事让我意识到，如果任务之间进度安排太紧密，会有很多风险。最好做一个接驳缓冲，比如刚才的例子，安排设计师在周一、周二完成设计，周三做为一天缓冲，程序员在周四、周五完成开发工作。这样，两个任务之间就有了缓冲，可以前一个任务延期带来的风险。这个两个任务之间增加的一天时间，就是一个接驳缓冲。

所以，如果项目进度要求不是很严的话，尽可能在任务之间做一些接驳缓冲。这样一方面可以充分利用资源，另外一方面也可以降低项目进度延误的风险。

接下来，我们再来说说一下项目缓冲，根据刚才接驳缓冲的概念，你认为项目缓冲是什么呢？

简单来说，接驳缓冲是针对单个活动之间的，而项目缓冲是针对整个项目的。

我曾经给一个客户做网站开发的项目，我承诺一个月完成，结果快到一个月的前几天，我告诉实在是无法按时完成，要延期。结果客户叫苦不迭，因为客户那边已经准备好了媒体报道，申请了杂志的广告位，也告诉了领导，还想举办一个上线仪式。

客户说，哪怕你早半个月告诉我要延期，都没关系，但是我现在广告位也申请了，会议室也定了，会议通知也发出了，现在要推迟，真的很尴尬。可以说，那件事情给客户造成了很大的影响。

而问题的原因就是我估算的项目进度计划，是较为乐观的，没有给整个项目的交付做缓冲。

所以，我后来都会养成一个习惯，在估算好项目进度之后，会增加一个项目缓冲。一般来说，会根据项目的复杂性来确定这个项目缓冲时间有多长。比如，我做一个非常简单的小项目，预估是5天完成，我会增加30%左右的项目缓冲，也就是会正式计划7天完成。如果我负责一个中型的，而且有一些难度的项目，最初预估是3个月完成，但我有可能会增加50%甚至更多的项目缓冲，也就是5个月完成。

设定接驳缓冲和项目缓冲不代表我们做项目不够积极，有意延长项目周期。而是为了合理使用资源，避免活动或项目没有按照计划完成造成很多其他损失。这个方法你学到了吗？

好啦，我们今天的课程到这里就结束啦。这节课我们学了怎么进行项目进度的安排，从而树立整体意识，为项目的活动进行排序，来推懂项目高效执行。具体有三个方法：一是制定活动清单；二是排列好活动顺序；三是设定必要的接驳缓冲和项目缓冲。针对每个方法也举了具体的应用案例，希望听完课后你可以运用到自己的工作或者生活中，帮助你更好地完成项目。

请大家在课后做一下练习，我们假定这样一个场景，你要在下周六请朋友到家吃饭，你准备做四个拿手的家乡菜。你要对这个项目进行详细的分解，分解为完整的活动清单，然后安排这些活动的顺序。此外，你也可以在这个练习中，考虑一下如何安排接驳缓冲和项目缓冲。

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在下期内容中，我会给大家介绍，如何制定项目的预算，管理项目预算有哪些实用的小技巧。

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