04【安排进度】:树立整体意识,排好顺序执行更高效
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试听18004【安排进度】:树立整体意识,排好顺序执行更高效

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大家好,我是李长太,你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程,一起学习项目管理,告别忙乱人生。

在上一期节目中,我给大家介绍了:如何有效地控制项目的范围边界,抓住重点去做事。主要说了3个要点,分别是不要轻易承诺,只做必要的事,明确不做的事。你记住了吗?

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那么在控制好范围边界之后,也就是确定了我们需要做哪些事情,接下来就可以进行项目进度的安排了。具体该怎么做呢?这节课来一起看一下。

 

一、制定项目活动清单

 

好,我们首先说第一点,学会制定项目的活动清单。所谓制定活动清单,其实就是列出为了完成项目需要采取所有具体的行动。

你可能会问,在前面一节我们已经讲解了怎么管理好项目范围,已经制定好了项目范围,明确了哪些是必做的事情,哪些是争取做的事情,为什么还要制定活动清单呢?

这是因为项目范围和活动清单的使用对象不同。我们说的项目范围,通常是为了和公司领导、客户沟通时用他们熟悉的语言去描述的,是从项目结果角度体现的,侧重于描述成果。而活动清单则是从具体执行者的角度去描述,活动清单会更细化,会细化到每一个岗位、每一个人具体做什么事,活动清单侧重于具体要采取的行动,活动清单的颗粒度会更小。

而作为项目经理,一定要做好从项目范围到活动清单的转化过程,因为只有将项目范围转为活动清单,才能将工作转为可以安排专人具体执行的动作。通过分解列出活动清单,我们才知道所需要采取的所有具体行动,也只有制定好了活动清单,才可以明确活动之间的顺序,才能更合理地安排时间。并且拆解为详细的活动清单后,也能更方便我们进行活动的分派。

 

给大家举个例子:比如,一位客户让我开发一个网站,经过沟通后,项目的范围会包括:01.网站首页;02.公司介绍页;03.产品介绍页;04.联系方式可这个是从项目结束所能看到的成果去考虑,也是从客户的视角确定的项目范围。而当这个项目落实到具体执行的时候,我就要去考虑这几个内容具体是由哪些人做哪些事。

 

这就属于制作活动清单,比如在这个项目上,我就会这样来制定活动清单:01.设计所需要的页面,02.开发新闻程序和管理后台03.测试网站。其中01.设计4个页面的工作,我会交给设计师去做;02.开发新闻程序和管理后台,我会交给程序员去做;03.测试网站,我会交给测试工程师去做。对于客户来说,客户不需懂太多技术内容,只需要关注他想要的成果,客户看到的是4个页面。而对于设计师、程序员、测试工程师来说,他们需要分别进行设计、开发程序、测试三种工作。

一定要注意哦:项目范围到活动清单的转化过程,对项目管理非常重要。越是大型、困难的项目,越是要花时间做好活动清单,才能在后续的推进中做到有的放矢、游刃有余。怎么样?你学到了吗?

 

二、排列好项目的活动顺序

管理项目进度的第二点,是排列好项目的活动顺序。

当我们制定好活动清单之后,会发现一些活动是完全可以彼此独立去执行,而有一些活动之间是有依赖关系的。

比如,在我们生活中,吃饭和听音乐这两个活动,是没有逻辑关系的,我可以吃完饭后听音,也可以边听音乐边吃饭,这两个活动不论怎么安排都可以。但做饭和吃饭这两个活动,就有逻辑关系了,只有做完饭才能吃饭,做饭这个活动一定在前面,只有完成做饭的动作才能开始吃饭这个活动。做饭和吃饭是完成-开始的逻辑关系,也就是完成一个活动才能进行另外一个活动。

这种完成-开始的逻辑关系,在项目中非常普遍,例如你只有写好了一本书,才能印刷出版,如果没有书稿,就无法出版。写书和出版,是完成-开始的逻辑关系;同样,你只有购买了机票,才可以乘坐飞机,买机票和坐飞机,是完成-开始的逻辑关系。

所以,我们需要在活动清单中,识别出来哪些活动之间是存在完成-开始的逻辑关系的,只有这样才能明确哪些活动是要尽早执行的,也就清楚了如果哪些活动延误了,会影响其他活动的开始。

我曾经就有一个同事在一个月前就接到了要出国参加展会的通知,但是他一直到要出发的一周前,才想起来要去办护照、办签证,结果发现办理护照、签证至少需要两周时间,时间已经来不及了,错过了这次展会。

 

通常在制定好项目的活动清单后,就可以排列活动之间的顺序了。具体怎么做呢?就是让有逻辑关系的活动之间首尾相连,然后再估算每个活动的时间,就可以大体确定项目的周期了。

比如对于只有十几个活动的小型项目,就可以简单在excel上体现,如果活动数量多,则可以通过专业的软件,使用Windows电脑的朋友可以用微软的Project,使用苹果电脑的朋友则可以用OmniPlan来绘制。

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通过这样排列好具体活动后,就可以指派具体的执行者,也就是哪个活动由哪个人来完成。当然,也要注意和负责具体活动的人提前沟通,确保那段时间他是可以参与项目的,确定后再正式确定进度的安排。

 

三、安排项目进度时要设定好缓冲

当我们设定好进度计划后,这个计划看似很完美。但实际上项目执行期间会出现各种问题,因此,为了避免项目延期,我们需要设定缓冲。这节课我会给大家介绍两个设定缓冲的技巧:第一是接驳缓冲,二是项目缓冲。

我们先来看看第一个,接驳缓冲。为了帮助你更好地理解这个意思,我来举个自己的例子。

有一次我负责一个小的项目,计划是由设计师在周一、周二完成设计工作,然后由程序员在周三、周四完成开发工作。但周二那天,设计师临时有事请了一天假,所以设计师的工作只能周三完成。

这样就造成了一连串的问题:首先,程序员周三那天由于没有安排别的工作空闲下来了,浪费了资源。其次,在我和程序员预约了周三周四的时间后,其他项目组预约了程序员周五和下周一、周二的时间,所以我负责的这个项目只能在下周三完成。这个项目一下子耽误了4天。

这件事让我意识到,如果任务之间进度安排太紧密,会有很多风险。最好做一个接驳缓冲,比如刚才的例子,安排设计师在周一、周二完成设计,周三做为一天缓冲,程序员在周四、周五完成开发工作。这样,两个任务之间就有了缓冲,可以前一个任务延期带来的风险。这个两个任务之间增加的一天时间,就是一个接驳缓冲。

所以,如果项目进度要求不是很严的话,尽可能在任务之间做一些接驳缓冲。这样一方面可以充分利用资源,另外一方面也可以降低项目进度延误的风险。

接下来,我们再来说说一下项目缓冲,根据刚才接驳缓冲的概念,你认为项目缓冲是什么呢?

简单来说,接驳缓冲是针对单个活动之间的,而项目缓冲是针对整个项目的。

我曾经给一个客户做网站开发的项目,我承诺一个月完成,结果快到一个月的前几天,我告诉实在是无法按时完成,要延期。结果客户叫苦不迭,因为客户那边已经准备好了媒体报道,申请了杂志的广告位,也告诉了领导,还想举办一个上线仪式。

客户说,哪怕你早半个月告诉我要延期,都没关系,但是我现在广告位也申请了,会议室也定了,会议通知也发出了,现在要推迟,真的很尴尬。可以说,那件事情给客户造成了很大的影响。

而问题的原因就是我估算的项目进度计划,是较为乐观的,没有给整个项目的交付做缓冲。

所以,我后来都会养成一个习惯,在估算好项目进度之后,会增加一个项目缓冲。一般来说,会根据项目的复杂性来确定这个项目缓冲时间有多长。比如,我做一个非常简单的小项目,预估是5天完成,我会增加30%左右的项目缓冲,也就是会正式计划7天完成。如果我负责一个中型的,而且有一些难度的项目,最初预估是3个月完成,但我有可能会增加50%甚至更多的项目缓冲,也就是5个月完成。

设定接驳缓冲和项目缓冲不代表我们做项目不够积极,有意延长项目周期。而是为了合理使用资源,避免活动或项目没有按照计划完成造成很多其他损失。这个方法你学到了吗?

好啦,我们今天的课程到这里就结束啦。这节课我们学了怎么进行项目进度的安排,从而树立整体意识,为项目的活动进行排序,来推懂项目高效执行。具体有三个方法:一是制定活动清单二是排列好活动顺序三是设定必要的接驳缓冲和项目缓冲。针对每个方法也举了具体的应用案例,希望听完课后你可以运用到自己的工作或者生活中,帮助你更好地完成项目。

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请大家在课后做一下练习,我们假定这样一个场景,你要在下周六请朋友到家吃饭,你准备做四个拿手的家乡菜。你要对这个项目进行详细的分解,分解为完整的活动清单,然后安排这些活动的顺序。此外,你也可以在这个练习中,考虑一下如何安排接驳缓冲和项目缓冲。

欢迎大家在课程下方的评论区分享你的收获和感受,同时也欢迎大家把今天的内容分享给身边朋友们,让我们一同学习项目管理。

 

在下期内容中,我会给大家介绍,如何制定项目的预算,管理项目预算有哪些实用的小技巧。

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