03【明晰范围】:任务繁多,怎样抓住重点划好管理边界
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03【明晰范围】:任务繁多,怎样抓住重点划好管理边界

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大家好,我是李长太,你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程,一起学习项目管理,告别忙乱人生。

在上一期我给大家介绍了如何写项目策划书,主要包括项目的目的、项目具体可衡量的目标、具体的进度计划、资金和人员需求,以及项目可能存在的风险,希望你可以在课后多进行实践。

那这期我们聊聊,在做项目的时候,如果任务繁多,我们应该怎么抓住项目重点,管理好项目的边界呢?也就是如何做好项目的范围管理。

记得我刚工作的时候,在项目启动的时候总是信心满满,领导或同事有什么需求,我都会一口答应,仿佛我承诺的越多,代表我工作能力越强一样。有时候甚至自己主动增加需求,扩大项目的范围。然而,到了项目后期,往往由于项目需求太多,范围太大,导致项目不断延期,问题也不断,做项目的团队成员也感觉非常疲惫,到最后只能勉强收尾,领导、同事都不满意。

那时我一直不知道造成这个结果是什么原因,甚至会抱怨公司给的资源不够多,同事不够配合,总是从外部找原因。那该如何改变这种局面呢?后来经验丰富了,我才知道,原来方法很简单,就是在前期要有意识的去控制项目的范围,项目范围控制的越好,项目就越容易成功。

 

那本期节目中,我将给大家分享三个控制项目范围的技巧,帮你抓住项目重点,划好项目的范围边界。简单来说就是三句话:一,不要轻易承诺;二,只做必要的事;三,明确不做的事。

具体需要怎么做?下面我们一起来看一下。

首先来说说第一点:不要轻易承诺。

为什么说不要轻易承诺呢?这里我分享著名作家冰心老师生活里的一件小故事你就懂了。

冰心老师原名谢婉莹,她的先生叫吴文藻,有次吴文藻从冰心父亲那里拿了一张冰心的照片,摆在书桌前。冰心看到了就问他:你真的是要每天看一眼呢,还只是一种摆设?。吴文藻答:当然是每天要看。后来有次冰心趁吴文藻上课去了,将影星阮玲玉的照片换进相框里。几天刚起来,吴文藻居然没有发现。后来还是冰心提醒他:你看桌上的相片是谁的!” 吴文藻才尴尬地笑着把照片换了。

你看,吴文藻先生是不是就很轻易做出了承诺,但最后根本不会做到,而这样的事情在我们的日常生活里其实也经常会有。我自己也是在学习项目管理之后才意识到,我正是由于前期总是轻易承诺,才不断扩大项目范围,使得项目范围越大,后面操作起来也就变得越难。所以说千万不要轻易承诺。

那么我们该如何做出需要的承诺呢?从而确定项目的范围呢?

第一步,先进行项目前的沟通来收集项目的需求。这时可以广泛征集相关人的意见和想法,从而使得最后制定的项目范围更具体,也更容易在后期明确职责。第二步要分析收集到的需求,分析每个需求是否有商业价值,也要分析我们有多少人员可以参加项目,还要分析对项目进度有什么要求,在综合考虑多个因素之后,最后再确定项目的范围,然后执行项目。

比如,公司要我负责开发一套内部的进销存系统,这套系统主要是张经理、王经理所在的部门使用。我的习惯是先让他们提交一个文档来描述需求,然后会拿着文档开个会再当面沟通。沟通之后,我会这样说:王经理、张经理,你们刚才提到的7个需求我已经详细记录下来了,我们需要花一点时间分析一下需求,也需要考虑一下近期可以参与项目的人员、进度、风险等限制因素,估计2天后我们再沟通最终确定项目的范围。

 

这样前期根据需求把项目范围定下来,在执行项目的时候,就会明晰很多。如果中途有需要增加的需求,就需要走变更流程,也就是经过批准才能执行新的需求。

第二点:只做必要的事。

这是明晰项目范围的第二个技巧当我们通过电子文档、当面沟通等方式,掌握了项目的需求之后,下面很重要的一步就是做剪裁,也就是要明确哪些是项目中必须要的事情。这里就不得不提著名的“二八定律”了,二八定律是意大利经济学家帕累托发现的,他指出在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的,因此又称二八定律。

这个定律放到项目管理上就是,当我们收集完需求之后,就需要花一些时间去分析,哪些需求是真正给这个项目带来商业价值的,能带来金钱或其他方面的回报,那往往这部分需求只会占到项目整体需求的20%,却是至关重要的。

所以,在做项目的时候,需要先整理好需求,然后分成两类:

第一类是必须要做的事情,也就是说这个项目中一定要包含的内容,必须完成的事情,往往代表着这个项目的核心价值,这些就是项目中20%的核心需求。

第二类是争取做的事情,含义是,我优先做必须做的事情,如果必须的事情都做完了,还有剩余的人员和资源、时间,我可以做争取的事情。如果条件不允许,那么争取的事情我可以不做。争取做的内容,也需要具有一定的商业价值,但是没有必须做的事价值那么大,这些事情不作为项目验收完成的必要条件。

那通过把范围划分为必须的和争取的两类,我们就可以项目期间就会抓住重点,把人员和资源重点投入到必要的事情上。这样做可以让我们避免项目到期了,结果做了很多价值并不大的工作,核心的东西都没做完。

所以,在项目一开始就明确哪些是必要的,哪些是争取的,非常的重要。

 

第三点:要明确不做的事情。

这个技巧是我从一个学员的故事中学到的。这个学员在国内一家煤炭公司工作,为此经常会需要采购一些国外设备。而他们在和国外厂商购买设备签订合同的时候,这些国外厂商往往会在合同里写明,这次采购包括哪些设备及配件,还有什么样的安装服务。但同时,也会写下来这次采购不包含的内容,比如不包含培训服务、不包含老化配件的更新等等,如果后期有这些需要的话就要单独采购。

这是我第一次听到合同中会明确写出来不包含的内容,也就是明确不做的事情。这个技巧对我很有启发,那就是在项目前期应该标注出不做的事情。为什么呢?因为我在做项目的时候,经常发现一个问题。虽然,我在项目确定范围的时候,会明确哪些是必须做的,哪些是争取做的。但是由于初期项目需求描述还不够细致,对于项目中必要的事情的文字理解会不同,会容易产生分歧和矛盾。

那具体操作的方法也很简单。首先,在收集大家的项目需求后,明确了必要做和争取做的事情后,剩下的事情就可以标记为这个项目不做的事情。然后,要分析在必要做的事情中,有可能会产生哪些误解,我们可以对于可能产生误解的部分单独说明,是不包含在项目中的。比如,你销售一台设备给客户,是不包括培训服务的,为了避免客户认为购买设备肯定是包含培训的,那就要在最初就明确,不包含培训服务。

 

好了,今天的课程就到这里结束了,我们做一下这期内容的总结,我们在这节学习了在做项目的时候如何重点,如何控制好项目的范围边界,我给大家介绍了三个技巧:一是不要轻易承诺;二是只做必要的事;三是明确不做的事。你学会了吗?

                                              
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请大家在课后做一下练习,我们假定这样一个场景,你要去一个你最喜欢的国家去旅行,你要规划一下这次旅行的细节。

那接下来,可以新建一个空白文档,写下三个标题:必须做的事情、争取做的事情、不做的事情。然后按照我们本期所讲的知识,结合你头脑中的想法,在这三个标题下填写内容,希望你在每个标题下都至少填写5项内容。

欢迎大家在课程下方的评论区分享你的收获和感受,同时也欢迎大家把今天的内容分享给身边朋友们,让我们一同学习项目管理。

在下期内容中,我会给大家介绍,如何树立整理意识,排好任务的顺序,让项目执行更加高效。

学习项目管理,升职加薪拿奖金,轻轻松松早下班。如果你喜欢我的内容,欢迎分享给你的朋友,一个人走的快,一群人走的更远。



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