03【明晰范围】：任务繁多，怎样抓住重点划好管理边界

大家好，我是李长太，你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程，一起学习项目管理，告别忙乱人生。

在上一期我给大家介绍了如何写项目策划书，主要包括项目的目的、项目具体可衡量的目标、具体的进度计划、资金和人员需求，以及项目可能存在的风险，希望你可以在课后多进行实践。

那这期我们聊聊，在做项目的时候，如果任务繁多，我们应该怎么抓住项目重点，管理好项目的边界呢？也就是如何做好项目的范围管理。

记得我刚工作的时候，在项目启动的时候总是信心满满，领导或同事有什么需求，我都会一口答应，仿佛我承诺的越多，代表我工作能力越强一样。有时候甚至自己主动增加需求，扩大项目的范围。然而，到了项目后期，往往由于项目需求太多，范围太大，导致项目不断延期，问题也不断，做项目的团队成员也感觉非常疲惫，到最后只能勉强收尾，领导、同事都不满意。

那时我一直不知道造成这个结果是什么原因，甚至会抱怨公司给的资源不够多，同事不够配合，总是从外部找原因。那该如何改变这种局面呢？后来经验丰富了，我才知道，原来方法很简单，就是在前期要有意识的去控制项目的范围，项目范围控制的越好，项目就越容易成功。

那本期节目中，我将给大家分享三个控制项目范围的技巧，帮你抓住项目重点，划好项目的范围边界。简单来说就是三句话：一，不要轻易承诺；二，只做必要的事；三，明确不做的事。

具体需要怎么做？下面我们一起来看一下。

首先来说说第一点：不要轻易承诺。

为什么说不要轻易承诺呢？这里我分享著名作家冰心老师生活里的一件小故事你就懂了。

冰心老师原名谢婉莹，她的先生叫吴文藻，有次吴文藻从冰心父亲那里拿了一张冰心的照片，摆在书桌前。冰心看到了就问他：“你真的是要每天看一眼呢，还只是一种摆设？”。吴文藻答：“当然是每天要看。”后来有次冰心趁吴文藻上课去了，将影星阮玲玉的照片换进相框里。几天刚起来，吴文藻居然没有发现。后来还是冰心提醒他：“你看桌上的相片是谁的！” 吴文藻才尴尬地笑着把照片换了。

你看，吴文藻先生是不是就很轻易做出了承诺，但最后根本不会做到，而这样的事情在我们的日常生活里其实也经常会有。我自己也是在学习项目管理之后才意识到，我正是由于前期总是轻易承诺，才不断扩大项目范围，使得项目范围越大，后面操作起来也就变得越难。所以说千万不要轻易承诺。

那么我们该如何做出需要的承诺呢？从而确定项目的范围呢？

第一步，先进行项目前的沟通来收集项目的需求。这时可以广泛征集相关人的意见和想法，从而使得最后制定的项目范围更具体，也更容易在后期明确职责。第二步要分析收集到的需求，分析每个需求是否有商业价值，也要分析我们有多少人员可以参加项目，还要分析对项目进度有什么要求，在综合考虑多个因素之后，最后再确定项目的范围，然后执行项目。

比如，公司要我负责开发一套内部的进销存系统，这套系统主要是张经理、王经理所在的部门使用。我的习惯是先让他们提交一个文档来描述需求，然后会拿着文档开个会再当面沟通。沟通之后，我会这样说：王经理、张经理，你们刚才提到的7个需求我已经详细记录下来了，我们需要花一点时间分析一下需求，也需要考虑一下近期可以参与项目的人员、进度、风险等限制因素，估计2天后我们再沟通最终确定项目的范围。

这样前期根据需求把项目范围定下来，在执行项目的时候，就会明晰很多。如果中途有需要增加的需求，就需要走变更流程，也就是经过批准才能执行新的需求。

第二点：只做必要的事。

这是明晰项目范围的第二个技巧。当我们通过电子文档、当面沟通等方式，掌握了项目的需求之后，下面很重要的一步就是做剪裁，也就是要明确哪些是项目中必须要的事情。这里就不得不提著名的“二八定律”了，二八定律是意大利经济学家帕累托发现的，他指出在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的，因此又称二八定律。

这个定律放到项目管理上就是，当我们收集完需求之后，就需要花一些时间去分析，哪些需求是真正给这个项目带来商业价值的，能带来金钱或其他方面的回报，那往往这部分需求只会占到项目整体需求的20%，却是至关重要的。

所以，在做项目的时候，需要先整理好需求，然后分成两类：

第一类是必须要做的事情，也就是说这个项目中一定要包含的内容，必须完成的事情，往往代表着这个项目的核心价值，这些就是项目中20%的核心需求。

第二类是争取做的事情，含义是，我优先做必须做的事情，如果必须的事情都做完了，还有剩余的人员和资源、时间，我可以做争取的事情。如果条件不允许，那么争取的事情我可以不做。争取做的内容，也需要具有一定的商业价值，但是没有必须做的事价值那么大，这些事情不作为项目验收完成的必要条件。

那通过把范围划分为必须的和争取的两类，我们就可以项目期间就会抓住重点，把人员和资源重点投入到必要的事情上。这样做可以让我们避免项目到期了，结果做了很多价值并不大的工作，核心的东西都没做完。

所以，在项目一开始就明确哪些是必要的，哪些是争取的，非常的重要。

第三点：要明确不做的事情。

这个技巧是我从一个学员的故事中学到的。这个学员在国内一家煤炭公司工作，为此经常会需要采购一些国外设备。而他们在和国外厂商购买设备签订合同的时候，这些国外厂商往往会在合同里写明，这次采购包括哪些设备及配件，还有什么样的安装服务。但同时，也会写下来这次采购不包含的内容，比如不包含培训服务、不包含老化配件的更新等等，如果后期有这些需要的话就要单独采购。

这是我第一次听到合同中会明确写出来“不包含”的内容，也就是明确不做的事情。这个技巧对我很有启发，那就是在项目前期应该标注出不做的事情。为什么呢？因为我在做项目的时候，经常发现一个问题。虽然，我在项目确定范围的时候，会明确哪些是必须做的，哪些是争取做的。但是由于初期项目需求描述还不够细致，对于项目中必要的事情的文字理解会不同，会容易产生分歧和矛盾。

那具体操作的方法也很简单。首先，在收集大家的项目需求后，明确了必要做和争取做的事情后，剩下的事情就可以标记为这个项目不做的事情。然后，要分析在必要做的事情中，有可能会产生哪些误解，我们可以对于可能产生误解的部分单独说明，是不包含在项目中的。比如，你销售一台设备给客户，是不包括培训服务的，为了避免客户认为购买设备肯定是包含培训的，那就要在最初就明确，不包含培训服务。

好了，今天的课程就到这里结束了，我们做一下这期内容的总结，我们在这节学习了在做项目的时候如何重点，如何控制好项目的范围边界，我给大家介绍了三个技巧：一是不要轻易承诺；二是只做必要的事；三是明确不做的事。你学会了吗？

请大家在课后做一下练习，我们假定这样一个场景，你要去一个你最喜欢的国家去旅行，你要规划一下这次旅行的细节。

那接下来，可以新建一个空白文档，写下三个标题：必须做的事情、争取做的事情、不做的事情。然后按照我们本期所讲的知识，结合你头脑中的想法，在这三个标题下填写内容，希望你在每个标题下都至少填写5项内容。

欢迎大家在课程下方的评论区分享你的收获和感受，同时也欢迎大家把今天的内容分享给身边朋友们，让我们一同学习项目管理。

在下期内容中，我会给大家介绍，如何树立整理意识，排好任务的顺序，让项目执行更加高效。

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