02【启动项目】:制定策划书,任务再多也不怕
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02【启动项目】:制定策划书,任务再多也不怕

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大家好,我是李长太,你身边的项目管理专家。

欢迎来到我的课程,一起学习项目管理,告别忙乱人生。

 

在上一期内容中,我们一同学习了什么是项目管理,都包括哪些内容,并分享了一些项目管理的小技巧。 那接下来我们就该学着来写项目策划书啦。

在开始今天的课程之前,我想先问你一个问题,你觉得做一个新项目,第一步应该是什么呢?你可能会说:我应该先做一个计划;也可能会说:我应该先去要项目中可能需要的资源。当然这些答案都有一定的道理,但这节课我要告诉你,最好的选择是:先制定一份项目策划书。为什么呢?因为策划书会帮我们把握好项目的整体方向,提高项目开展后的沟通效率,甚至有时候可以帮我们争取到更多的资源。

那关于项目策划书,这节课我将分为三部分为你讲解:第一部分,我会告诉你一份完整的项目策划书都会包含哪些内容;第二部分,我会带你认识到做策划书的实用价值,也就是为什么做项目的时候我们需要这样一份策划书;第三部分,我则会给你详细介绍策划书该怎么写以及具体的使用技巧。

首先,我们来看看一份完整的策划书到底都应该包括什么?

策划书其实是指我们对某个即将要开展的项目进行计划安排,并最后需要展现给项目负责人的文件。一般来说,策划书里主要包括开展项目的原因、希望达成的目标,以及对项目执行的一些大体要求。

那做项目策划书都有什么好处呢?

第一,可以帮我们建立全局意识。因为项目策划书会中会包括项目的意义、目标、大体的一个进度安排、以及对资金和人员的需求和整体的风险预期。而这些因素相互之间是有影响的。怎么理解这一点呢?就比如如果我们前期没有这样的意识,没有一个策划书,可能会导致在进行过程中出现的目标越来越多,那就意味着整个项目需要的时间也就越多,同样,资金和人员也要有相应的增加。项目就容易出现延期、管理不当等问题。

写策划书的第二个好处就是,帮助提高沟通效率。我们做项目的时候,要和领导沟通,要和很多参与项目的同事沟通,比如,我们做一个项目一共要和六个人沟通,每向一个人口头介绍项目需要10分钟,那就需要60分钟。但如果我们最初花20分钟写一份项目策划书,发给需要了解项目的人, 那么在沟通环节就可以节约40分钟。而且,用项目策划书也可以避免我们在口头沟通过程中会遗忘一些内容。

第三个好处,则是可以帮我们获得更多资源。一般来说,项目策划书会包含这个项目的投入与回报。比如,这个项目我计划投入的总成本是10万元,另外策划中分析可预测项目最终会给公司带来大约30万的价值,也就是3倍的投资回报率。试想一下,如果你是领导,在看到这个项目可以给公司带来3倍的回报,是不是也会更加支持这个项目,会容易分配更多资源进去呢?

既然项目策划书有这么多好处,那我们该怎么去写一份完善的可实操的策划书,来帮助项目更加高效的完成呢?

第一步,在一开始说明项目的目的和价值。

这是策划书的第一部分内容,要解释清楚我们为什么做这个项目,做了之后能带来什么价值比如,我之前工作的时候,有一个关于订单流程优化的项目。在做策划书的时候,我在前期描述就说明了我的目的还做了具体的量化。比如我这个项目可以把我们的订单成功支付比例提高5-10%,能为公司一年增加上百万元的纯利润。而项目的总成本,包括人员、采购新的服务器、流量资源,加起来不会超过20万,总的投资回报率几乎为5倍。结果我的策划书在交给领导后马上就得到了认可,为此他还召集公司所有高层开了一个会,让大家全力支持我这个项目。

第二步:要体现项目的具体目标,并把目标量化。

一般来说,项目的成果如果是实物产品就比较好界定, 但如果不是,就要注意选择一些指标来量化体现了。这是什么意思呢?我举个简单的例子:比如,我这样写,A项目的目标是提高客户满意度,B项目的目标是提高产品合格率,是不是完全看不到这个项目的可行性。问题其实就出在这些目标不够具体,是无法测量我们是否有达到目标的。

那可以怎么写呢?应该这样表述:比如A项目要提高客户满意度,目前在每个月的客户满意度调查中,评分是75分,所以A项目的目标应该是要将满意度提升到xx分。比如B项目是提高产品合格率,而目前的产品合格率是96%,那项目的目标可能就是要将产品合格率提高到99%。通过这样具体量化的描述,使得策划书的执行性更强。

第三步:要制定项目大体的进度安排。

比如,这个项目我计划做3个月,每个月大体完成哪些事情,分别由哪些人来负责那部分,哪个时间段需要验收,哪个时间来调整等等,都可以简要的描述一下,这样相当于一个初步的进度计划。而这时候粗略的进度计划,是为了和领导沟通使用的。当项目开始执行后,我们也可以再根据实际情况制定详细的进度计划,用来和团队沟通。

第四步:规划项目所需要的资金和人员。

资金方面,比如,一个项目大概3月,第一个月计划花3万元,第二个月计划花4万元,第三个月计划花2万元。有了这样一个大体的资金使用计划,就可以和财务部进行沟通了,避免项目进行了一段,等待资金审批耽误时间。

当然,项目也会涉及到相关人员的参与,因此还要写一下对人员的需求。比如,对于一个互联网项目,第一个月需要设计师参加,第二个月需要程序员参加,第三个月需要测试工程师参加,制定了大体的人员参与计划,就可以提前和参与的人员沟通做好准备了。

第五步:要对项目做一下风险分析。

我们可以自己分析,也可以向公司内部有经验的人请教。做这样的项目,会有哪些风险呢?比如,我们要举办一个大型会议,有经验的同事可能会告诉你,举办大型会议可能会遇到停车仓位置不够,以及会议现场附近有装修和噪音的问题,那么我们就可以把这些风险写入项目策划书,让领导和项目执行者都有这些风险管理的意识。

最后想提醒你的是,项目策划书,只是启动项目最初沟通项目的一个初步的文本,目的是帮我们有条理地迅速启动项目。所以其实策划书的内容不用太细致,因为在项目启动后,执行计划的时候会需要更加细化哦。

好了,今天的课程就到这里结束了,我们一起来复习一下今天的内容。这节课我们分享了什么是项目策划书,以及在项目开展之前做策划书的好处,最后还学习了应该如何写一份项目策划书,包括项目的目的、具体目标、大体进度安排,所需的资金和人员,以及项目的风险。怎么样?你学会了吗?

                                              
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我们这节课的课后作业就是:按照我们这节课学习的知识,选择手上的一个项目来试着写一份策划书,在写的过程中,记得要注意分析项目的投资回报率,以及量化项目目标哦~

欢迎大家在课程下方的评论区分享你的收获和感受,同时也欢迎大家把今天的内容分享给身边感兴趣或者需要的朋友们。

下节课,我会给大家介绍在做项目的时候,怎么抓住项目重点,管理好项目的边界。我们下期再见。 

学习项目管理,轻松升职早下班。如果你喜欢我的内容,欢迎分享给你的朋友,一个人走的快,一群人走的更远。我是李长太,我们下期课程再见!



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