6.【Do-番茄钟】工作效率低？如何高效完成一件事

6.【Do-番茄钟】工作效率低？如何高效完成一件事

高手都在用的20个思维模型，快速培养你的逻辑力，解决工作和生活中90%的混乱、低效问题，掌握应对不确定挑战的高效思维和实用方法。大家好，欢迎来到思维模型课，我是欣桐老师。

上一期我们提到过，很多人感觉生活中的规划总在不停地被打断，计划永远赶不上变化。特别是在互联网时代，电脑弹窗、手机信息……精彩、垃圾讯息层出不穷，不断地吸引着你的注意力。美国的一项研究显示，员工在办公室上班时，大约每３分钟就会被打断一次工作。这份研究还表明，人们的电脑屏幕同时开启的窗口数，平均为８个。

1.启动专注

信息时代，我们生活在关注度不足的文化里，我们面对来自电视、收音机、手机、视频游戏以及网络的各种信息。频繁地中断，重复的活动，迫近的期限，常使我们力不从心。而那些真正想要出色地完成的工作，恰恰最需要的就是“专注力”，要激发出自己的最佳状态才行。

美国麻省理工学院的神经学家厄尔•米勒的相关实验研究也同样证实了：相比于循序渐进地做事，同时做两件或者多件事需要付出更多的脑力。他在对自己的实验志愿者同时处理不同工作时进行了脑部扫描后发现：即使在他们面前有很多看得见的物体，但也只有1-2件会引起大脑的反应，这就表明我们实际上只能集中精力同时做1-2件事。

2.一次一件事

特别说明，多个工作指的是都会使用脑力的工作，例如作报告和回复信息。但如果一项任务的完成，主要依靠的是几乎不需要思考的体力，那么完成这件事的同时做别的事也是可以实现的。对于同样耗费脑力的任务来讲，同时做两项任务的人比先后依次完成两项相同任务的人所花费的时间要长30%，并且前者错误率是后者的两倍。这个发现已经被科学家反复地验证了。

1）给任务分批

高效的理想的一天应该是什么样的呢？研究表明，能够缩短工作时长，不那么费时费力的好方法就是给任务分批：把类似的任务放在一组。其实这个工作我们在规划当日行动清单的时候就有提过，把一些琐碎的任务安排在专门的志愿者时间里集中处理，而不让它们混在大青蛙任务中。这样我们就能够在不同任务切换的时候，节约大量的时间和精力。

与此同时，将大青蛙任务拆分成不同的工作内容，也会让我们的效率更高。

比如培训师开发一门课程，包括资料收集、思路梳理、制作课纲、制作PPT等多个步骤。资料收集要让大脑完全开放，收集更多的信息；思路梳理靠的是逻辑思维，主要是理解能力；之后还要思考用户需求，匹配相应的知识点，思考不同知识点的呈现方式，如果最初就把PPT打开，希望自己能够一步到位地完成PPT制作，其效率反而会很低；而专心做好收集、理解、思考的工作后，再制作PPT，就游刃有余了。

按照类型将任务进行分批，可以分为哪些类呢？以下这些分类方式可以供我们参考：

1深度思考或创意工作

2回复邮件或信息

3阅读和研究、学习工作

4与他人沟通

5志愿者项目

2）高能大青蛙：找到自己的高能量时间

看看你的日程安排，找到不容易被打扰的时间段，专门用来执行“大青蛙”任务。还要试试，在什么时间段内做什么任务效率最高。没有必要迷信一天只有某个时间段适合做某一类任务。

时间管理是个极其个性化的技能，你可能是个早起星人，或者是个夜猫子，无论你有哪种习惯，找到你最佳状态的时间段，尽可能不被打扰地处理最复杂的“大青蛙”任务。

3）足够渴望。你真的想有所成就?那就让自己对那件事有足够的渴望

无论再怎么规划，其实大青蛙任务依然是最大的挑战。特别是一些没有具体时间限制的”大青蛙”任务：例如考证、学习、充电。我做在职研究生培训时，接触到大量工作后选择继续深造的同学，我发现，在基础相差不大的情况下，是否能成功考取，与学生自己对这件事是否有足够的渴望关系极其密切。

一旦这个学生发自内心地对考研有足够的渴望，那么他就会主动安排出时间学习，无论工作再忙，都能够保证学习任务的完成。话说回来，忙从来都是相对的，你觉得一件事你太忙而没有时间做，其实意思是，这件事情还不足够重要。

3.神奇的倒计时钟

倒计时钟是一个非常奇妙的工具，它是行动触发器，也是专注保护仪，还是休息提醒钟。倒计时钟是时间管理的好工具。对于拖延的人，它可以帮我们快速启动；对于勤奋的人，它可以帮我们张弛有度。

建议你直接买一个轻便的倒计时钟（网购直接搜索倒计时钟、番茄钟均可），而不是使用手机计时，手机本身就很容易让我们分心。接下来，我们说说倒计时钟怎么用。

1）行动触发器

很多时候，“启动工作”比“推进工作”要困难，特别是对于比较有挑战的“大青蛙”任务。就像骑自行车一样，最开始其实是最困难的。《深度工作》一书告诉我们，如果在工作生活中加入特别设计的惯例和固定程序，就能够令进入高度专注状态时消耗的意志力最小化。什么是特别设计的固定程序呢？有的时间管理老师会告诉你，在心里对自己说“3、2、1，发射”，这也是个蛮有趣的方式，而启动倒计时钟更加地可视化。

我们可以这么做，对照当日行动清单，选取行动任务，预估工作时间，启动倒计时钟，开始专注工作。

一个启动倒计时钟的动作，接着深度认真地工作，长此以往养成习惯，大脑就会把“启动倒计时钟”和“专注工作”链接起来，让我们快速进入专注的工作状态。

同时通过这样的方法，我们把以往对时间的概念转化为一个时间单元，通过工具“设定提醒”的方式，也大大减轻了由于时间的流失导致的情绪紧张。

2）专注保护仪

大多数人都不太习惯一次只专注做一件事情，所以你一开始可能会觉得有点难。这个时候一个倒计时钟会是很好的专注保护仪，你可以从坚持25分钟开始，你会发现，随着倒计时钟一分一秒地过去，时间会流逝得非常快。

随着专注能力的提升，逐渐提升为50分钟甚至更长。有研究证明，人从觉醒状态到筋疲力尽的时间是90分钟，这期间的注意力是呈现倒U型的状态，注意力一开始随着时间而增强，达到一定值后开始下降。如果在90分钟后没有得到很好的休息，注意力就会降低，容易出错。久而久之，人的思维能力、记忆力等都会下降，导致工作效率降低。因此我们需要在注意力开始下降之前进行休息，让大脑得到放松，以良好的状态进入下一阶段的工作。

时间管理是非常个性化的事，每个人能够保持专注的时间都不同，所以要根据自己的情况灵活调整。刚开始，工作25分钟，休息5分钟，再工作25分钟，休息……这是个比较科学的节律；专注力增强后，可以采用工作50分钟，休息10分钟的节律。

3）休息提醒钟

有时候，我们一旦沉浸到工作中，很可能会忘记休息。这时候，倒计时钟就是我们的休息提醒钟。

休息之于大脑就像维生素D之于身体一样不可或缺，有节律的休息会为我们补充能量。

休息时，尽可能不要想工作的事情，要离开工作，做一些不消耗认知的事情。比如看电影、看书、玩手机这种消耗精力的活动都不叫休息，他们只会让你更累。动起来比不动好，哪怕散步五分钟，都会有很好的效果。保持好的“工作-休息”的节律，会让你一天精力充沛。

休息时，还有件重要的事情要做，那就是评估一下，接下来的时间里，哪件事情的优先级是最高的。我们早晨制定的当日行动清单，可能会由于白天发生的种种情况而变化，所以每个休息的时间，都可以做一个评估，始终保证要事优先。

4.应对打断的四种方式

我们在做事情的过程中，最大的敌人，其实就是“打断”。明明25分钟倒计时进行中，想要专注做点事情，却被各种各样的方式打断，让我们的计划泡汤。所以，想要保持专注，我们一定要学会如何应对“打断”。

线下培训的时候，我会让学员讨论日常被打断的情况，经常会出现的有以下几种：电脑或手机的各种提醒消息，临时安排的会议，同事临时找你帮忙或者讨论工作，自己突然想到有紧急的事情要处理、突如其来的绝妙灵感……内部念头多，外部信息多，这些干扰就决定了我们很难能“活在当下”，以及专注地去做目前自己手头上的重要事务。

下面我将分享一些如何“应对被打断”的措施，让大脑有限的注意力集中在当下最重要的事情上。

1）关闭提醒

在你进行重要任务的时候，一定积极地把通讯工具关掉，特别是微信的群聊提醒，一定要关闭！休息的时候再去查看。不然，层出不穷的“滴滴”声会成为你最大的困扰。

2）把手机锁起来

对很多人来说，仅仅关闭提醒是不够的，因为总会忍不住拿起来看看有没有新的消息。我一般采取的方法是直接把手机“锁起来”。很多APP有这样的功能，安卓的“远离手机”，苹果的“forest”，都是帮助你远离手机干扰的工具。让你知道手机已经被锁起来不能用了，也就不会控制不住自己总想去看看有没有新信息了。

3）把灵感统一安放，集中处理

即使你已经全身心地投入了，并且也没什么人打扰你，你仍会发现，大脑不时闪现出各种各样的想法，我们称其为“内部打断”。应对内部打断，最好的方式就是——马上写下来。

你可以统一写在你的“灵感记录”中，专门处理这些想法。还是那句话，大脑是CPU，不是存储器，头脑中的杂念，一旦写下来 就很容易被清空，这会让大脑倍感轻松，顺利回到之前的重要任务中。

4）掌握4D法则.

要对新的想法和工作进行处理，可以采用4D法则来评判，首先思考是否可以delete（删除），这件事非做不可吗?如果不是，就把它果断地删掉；第二步思考是否可以delay（延时），偏离目标的次要工作，资料信息不够完备的工作都可以暂时先放到一边，你可以放入月度项目清单；第三步思考是否可以Delegate（转交），这点对于管理者格外重要，要学会授权，将能够委派出去的活儿尽量交给别人干；如果经过三步思考，这项任务依然存在，那么它就是比较重要和紧急的任务，就可以正式进入第四步Do（做），把它排入你的当日行动清单中。

5.专注要事，学会“拖延”和“拒绝”

对于临时的沟通邀请，你可以弄清楚对方的用意，如果不是紧急的事情，可表明自己的情况，和对方约定好沟通的时间，再进行沟通。

另外，你也要思考一下，这件事情是不是非你不可，如果有更适合的人，你可以推荐。有时，学会授权和拒绝，会让自己的时间更有价值，也能够得到别人的尊重。

当然，如果确实是非你不可的紧急事件，那就要灵活处理。

小结一下，本期课程我们谈到了如何高效执行，识别出了高效执行最大的敌人其实就是不够专注！

于是，我们推荐了一个倒计时钟给大家，倒计时钟的方法来自于时间管理经典著作《番茄工作法》，所以这个倒计时钟也成为番茄钟。使用番茄钟，可以帮助养成专注工作的好习惯。同时，我们也讲解了应对打断的四种有效方式——关闭题型、锁住手机、集中处理灵感、学会拒绝。

真正高效的执行，是把重要的事情完成，所以我们也讲了，对于大青蛙任务，如何克服拖延——可以

第一：把“以完成任务为标准”改为以工作时长为标准。

第二：把困难的任务拆分为细致的“下一步行动”

第三：重要不紧急的任务，一定要设置Deadline，并找人监督

好的，有了科学的计划plan、高效的执行do，一切就会为我们所愿吗？还不一定哦！火箭发往月球的过程中，只有3%的时间是对准目标的，其余97%的时间都在根据目标方向不断地修正自己的运行轨迹。

想要更好地掌控自己的生活，就要意识到，在计划和执行的过程中，总会遇到这样、那样的问题，这时候，对计划和执行方式的反思、调整就是必不可少的，这样，才能形成plan、do、check、action的完整闭环。下一节，我们会和大家分享如何做check，就是反思，给你一张神奇的表格，好的，我们下期见哦！

不花力气，善用工具，精准而高效的努力，如果听完本课你有所收获，欢迎把思维模型课分享给身边的朋友、家人。我是欣桐老师，我们下期课程再见。