5.【Plan-行动清单】PDCA法则，让flag不再沦为空谈

5.【Plan-行动清单】PDCA法则，让flag不再沦为空谈

高手都在用的20个思维模型，快速培养你的逻辑力，解决工作和生活中90%的混乱、低效问题，掌握应对不确定挑战的高效思维和实用方法。大家好，欢迎来到思维模型课，我是欣桐老师。

本期我们正式进入时间管理版块—刷新你的时间管理逻辑。

我在线下讲授时间管理课程的时候，会遇到两类截然不同的学员，我们暂时称呼他们叫小A,小B吧。小A呢，每年的年初都会雄心勃勃的写下年度清单，立下flag：今年要减肥10斤，读10本书，考职业资格证，熟练掌握英语口语……结果两年过后，他的年度清单变成了——我今年的目标，就是搞定去年那些原定于前年要完成的计划，真的是有点让人伤心。

而小B，也一样会有自己年度清单，而且明明工作很忙，还要照顾家庭，但是她依然做到了很多在我们看来要花大量时间才能做到的事情，比如一年阅读了几十本书，考取了专业资格证书，还参加了马拉松比赛。

相信你也一定遇到过小A、小B这样的人。相同的初心，类似的年度清单，却迎来了截然不同的结果，小A难道真的是不如小B嘛？情况可能并非如此，原因很有可能，是小A没有掌握一套系统的方法论来帮助他更好的实现自己的目标。

本单元我们要分享的，就是一套简单又系统的时间管理方法论——时间管理PDCA法则。

What-什么是PDCA法则？

PDCA最早是由美国质量管理专家戴明提出来的，所以又称为“戴明环”。 戴明环最初不是诞生于时间管理领域，而是诞生于项目管理和质量管理领域，主要用在像盖大楼、建公园这种大型项目中。我考取的注册咨询工程师中的一个非常重要的方法论，就是PDCA。使用它，来保证项目顺利完成，并且持续改进项目质量。PDCA是四个单词的简称，计划（Plan），执行（Do），分析反思（Check），调整（Action）。

真正有效的时间管理，要符合PDCA法则，要有科学的计划（Plan），高效的执行（Do）,还一定要有对计划完成情况的分析反思（Check），并根据反思情况对计划和行动方式进行调整（Action），Plan-Do-Check-Action，PDCA形成一个闭环。

PDCA难学吗？非常简单！

本次课程，我们就会把这套简单系统的方法论给到大家。很多人尝试过各种时间管理方法，但是却很难坚持，所以也感受不到好处。而PDCA的方法非常简单，从工具的角度上讲，你只需要三张清单、一个倒计时钟再加一个记录表，就可以帮助你方便快捷地完成PDCA的全过程。

首先我们一起聊一聊，PDCA模型中的plan——如何制定一份科学有效的计划。

从管理学上讲，计划指的是“确定组织未来发展目标以及实现目标的方式”，对个人同理，计划是“确定自己的目标以及实现目标的方式”。计划有三个基本功能：明确目标，规划目标实现方式以及备忘。

虽然计划有着种种好处，但我在线下授课的时候，也会有学员反馈，做计划太麻烦，而且会花去很多时间；有些人虽然按照公司要求做了计划，但总觉得计划赶不上变化，还担心计划会束缚自己的创造力。其实，这不是计划没用，而是计划的方式出了问题。

不够好的计划往往会有五个不明确：

不明确的任务目的——别人想让我做这件事，但对我有什么好处?

不明确的优先级排序——一堆事情摆在那里，先做什么后做什么？

不明确的行动项目——这个任务太庞大，该从哪里开始呢？

不明确的预期指标——到底应该做到什么程度？

不明确的反馈渠道——我做了以后，应该交付给谁呢？

这么多的不明确，计划自然难以发挥作用。所以，计划失灵时，我们应该做的，不是不再计划，而是学习科学的计划方法。

我会和你分享三张清单计划法，简单易行，让你的梦想落地。

1.年度梦想清单：找到你的内驱力

自主感是激励人类行为不可或缺的因素。科学家发现，如果是自己决定为什么要做某件事，我们就能排除困难，达成目标。这就是年度梦想清单的意义，帮你找到你的内驱力。

1）怎么才能找到自己的内驱力呢？你可以使用自有书写法，写下理想中的你自己和人生状态。

你可以问自己这些问题：

1如果用形容词描述理想中的你，会是怎样的呢？

美丽优雅，受人敬重，才华横溢，家庭美满的？

2那时候的你，会拥有什么呢？

家庭如何？事业如何？外貌如何?收入如何？

3你将从事的领域，你会拥有的成绩？

4取得了哪些资格证书，去过哪些国家？

5做了哪些让你想起来，就觉得特别美好的事情？

给自己留出特定的时间，好好想一下理想中自己的样子，想得越具体越好，画面感越强烈越好，这些美好的画面将会成为你强大的驱动力。

有了这些想象做基础，你可以进行第二个思考——为了成为理想中的样子，我的年度梦想清单是什么？

没错，只想今年就可以了。其实对大多数人来说，对未来的感受是比较模糊的，我们很难预料五年后、十年后的自己到底在做什么。所以，我们只需要好好想想，今年的梦想清单就好了，清晰地写出今年计划完成的目标。

和职场相关的目标，就把它当作给未来的简历做准备。想一下今年完成的某件事情，会让你特别骄傲地把它写在简历上，那么，它就是个好目标。

2）不过要记得，清单中不要单单只有工作。

1938年，哈佛大学教授做了一项名为“格兰特”的著名研究：他追踪268位青少年的成长直到他们人生结束，只为求得一个问题的答案：什么样的人，最可能成为人生赢家？研究结果表明：想要成为人生赢家，必须“十项全能”！这十项标准中，有2条跟收入有关，4条和身心健康有关，4条与情感关系有关。

所以做年度清单时，记得思考下你的健康、家庭、爱情、休闲、成长、朋友。卓越而不失衡的人生才是值得我们拥有的幸福人生，同时也是我们进行时间管理要实现的最终目标。

每年年初，写下自己的年度梦想清单。你可以写在本子上，也可以记在电脑里、手机上，这是你制定月度项目清单的灯塔，也是你动力的源泉。

2.月度项目清单，让梦想落地

是什么让你的年度梦想清单变成现实？第一步，就是把它转化为你的月度项目清单！

对于持续、重复性的工作，每天变化都不大的情况，或者几分钟就能够完成的小任务，其实不需要花时间做计划。如果我们的工作中充斥的都是这些持续的、重复的、被动的、简单的工作，真的很难实现真正的职场进阶。

我们需要有一个个的职业成果，而这些成果往往是比较复杂、时间线比较长的，比如“考取行业的某个资格证书”“1个月时间，完成某项目的市场调研及可行性研究报告”……对于这些目标任务，科学的计划就非常重要了。

所以，真正让梦想逐步落地的，其实是——月度项目清单。

正如世界著名的企业家稻盛和夫所说：人不应该设置太长周期的目标，以今天的努力看清明天，以今年的努力看清明年。最开始做时间管理，我们真正的计划周期，以月度为单位就可以了。从自己的现实情况出发，由近及远逐步完成。

我们可以使用第一课学到的思维导图，来制作制作月度项目清单，在音频下方的文稿里，我附上了思维导图月度项目清单的模板，供你参考哦！

1） 第一步，思考你生活中最重要的几个维度（每个人都是不一样的， 你可以从事业、家庭、健康等角度思考）。

以我个人为例，在事业板块，由于我本身就承担了创业者、培训师和作者三个身份，每个身份都有重要的项目需要完成，所以把他们单独分拆了出来；对于工作情况比较简单的同学，可以直接用“事业”这个维度概括。

2）第二步：思考在各个维度下，具体着力的方向。

例如，我本身的培训师工作，会分为企业培训、MBA培训以及线上主播三个不同的方向。

3）第三步:参考年度清单，思考本月要完成的具体项目。

记得，这些项目是概括性的、成果性的。并且要符合3个原则：1可实现、2可衡量、3有明确的截止日期。比如，你的月度项目清单中，不能只有 看书 这个任务，而是，本月30日内，看完4本书。

同时，如果有些项目是你主动发起的，并没有人监督你，你还要主动给自己设计监督机制，比如在30日前看完四本书，并且制作书籍思维导图或者写读书笔记，发到朋友圈。

如果你担心自己依然动力不够，还可以把这个flag发到朋友圈，找到奖励和惩罚机制。

4）第四步：对每个项目进行拆分，分解到天。

对于没有明确时间节点的项目，要主动设计好里程碑，例如第一周周日前看完第一本书，就是一个里程碑；同时我们可以使用思维导图工具自带的进度管理工具，加入进度管理小圆圈，做完打勾，超有成就感！

通过月度项目清单四步法，你会拥有一个可行、丰富的项目清单来指引行动。

3.当日行动清单：千里之行，始于足下

月度项目清单有了，接下来就是我最最最重要，也是每天都要打交道的——当日行动清单。

“生命的价值不在于活了多少天，而在于我们如何使用每一个平凡的日子！”在某种程度上，如何过一天就是如何过一生。每天用几分钟的时间，做一个当日行动清单，就能够让一天的效率提高，愉悦感增加。

当日行动清单就是你这一天的任务清单。一个好的任务清单，不仅不会让你感觉过于疲惫，还会让你的工作成效显著。你可以给自己准备一个日程本（手账本），也可以就从一张纸一支笔做起。

当日行动清单有两个核心目的：做规划+排列优先级。一日之际在于晨，做规划和排列优先级都是很消耗能量的，不适合下午做哦，你可以把做当日行动清单，列为每天上班的第一件事情。

你需要：

1)思考今天要完成的重要任务，不超过三个

我们的大脑喜欢赢得小胜，但是一天到晚小任务做得再多，也顶不了一项重要的任务，所以在计划的时候，我们先要认真思考今天的重要成果是什么。不过重要任务不要超过三个，你想做的事情越多，完成的就越少，同时你的任务要有具体可衡量的工作成果。

在这里，推荐一个非常好用的手机APP给你——滴答清单，你可以把它作为你的当日行动清单工具。每天早晨的时候打开滴答清单，把当日最重要的三件事写进去，软件自带了优先级排列、定时提醒等一些列功能，能够帮助你更高效的管理你的时间。

例如，完成可行性研究报告的财务分析测算；完成月度工作总结汇报撰写。

2)找到一天中状态最好，不受干扰的时间，专心处理重要任务

我们每天不同时间段的能量是不一样的，你要找到自己的高能量时段，专心处理重要任务。时间管理大师博恩▪崔西曾提过一个大青蛙理论：如果你每天早上做的第一件事就是吃掉一只活青蛙的话，那么你就会欣喜地发现，这一天里再没有什么比这个更糟糕的事情了。青蛙代表的是那些极具挑战性，做了就能带来很大价值的事情，也就是我们刚刚规划出的大任务。由于他们往往比较复杂和困难，我们总会倾向于拖延和回避。

但是博恩▪崔西告诉我们，早晨第一件事情如果安排为“吃青蛙”，也就是完成有挑战的任务，那接下来的一整天都会非常愉快。

3)安排出“志愿者时间”，专门处理琐事

把琐事放在一个区域，安排一个时间段集中处理，不要让琐事处理和大任务执行交叉进行。为什么志愿者时间呢？这是一本是时间管理经典著作《单核工作法》中提到的，当你把自己的角色想象成一个志愿者，你就要去做一些自己不是特别特别想做，但是对别人很好的事情，以此来激励自己。

经过这样的梳理，我们就有了一张“当日行动清单”。

现在，你已经学会如何制作三张清单了！

其实想想，就是每天找出最重要的三件事，找到状态最好的时候，搞定它！但是，这最重要的三件事，是从你的年度梦想清单，月度项目清单中，一步步分解过来的。

本次课程的作业，就从找到自己的年度梦想清单，用思维导图制作本月项目清单，并且每天早晨，写出你的当日行动清单开始吧！

一个当日行动清单，为我们开启了美好的一天。但你会发现，有些人用一张清单，很好地管理了自己的时间；但大多数人，却不断地被打断，计划永远赶不上变化。那么，如何提升自己的执行力，更自己更加高效呢？

下一节，我们进入高效执行DO的环节，我会和你分享一个神奇的倒计时钟，大大提升你的执行效率!我们下期见哦。

不花力气，善用工具，精准而高效的努力，如果听完本课你有所收获，欢迎把思维模型课分享给身边的朋友、家人。我是欣桐老师，我们下期课程再见。