08. 掌握时间:做好计划,提高效率
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试听18008. 掌握时间:做好计划,提高效率

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你好,我是李柘远Leo,很高兴和各位相约在喜马拉雅。想成长为更优秀的人吗?我有一些经验和方法与你分享。

 

认识我的人都知道,我的日程是很忙的。从在哈佛读书到现在,我几乎每天都保持着高负荷高强度的工作和学习。

 

然而我其实从没有面临丧失娱乐生活,或者过度疲劳的困境。

 

说实话,能做到这一切绝非是由于我个人很有毅力或者永远是超级工作狂,而要归功于我在掌握时间,执行计划上的一些方法。今天就给大家分享,如何做好计划,提高效率,做时间的主人。

 

总体而言,我工作和学习的大逻辑是:在保证身心健康和稳定作息的大前提下,尽可能将各项事情拆解成小件任务后进行排序,分散在日程表各处逐一突破,最后每天记录时间利用情况,以此不断优化自己的时间利用率。

 

首先,最重要的一点是,睡眠作息的重要性。

 

俗话说身体是革命的本钱,任何长时间、高强度的工作对于人的身体素质要求是极高的,所以保持健康万分重要!在我看来其中最为重要的是拥有一个固定的睡眠周期。具体来说,过去一年我基本上每天有六到六个半小时的睡眠,这对我来说就够了,而且一直没有改变过这个作息安排。这么做的理由很简单,我必须在清醒的17到18个小时里可以专注地工作,而不会因为疲劳而影响工作效率。

 

我认识很多朋友是夜猫子,喜欢在夜间、凌晨工作。我个人建议大家一定要尽可能在白天工作,迄今为止有很多科学研究都显示熬夜会导致工作效率下降,加深疲劳,需要在隔天或接下来一周花更长的时间去恢复状态,所以熬夜的结果总是得不偿失的。

 

我时常听人抱怨说由于失眠、精神压力大,躺下后总是睡不着,难以做到早睡早起。我对如何治疗失眠虽然没有心得,不过我想说明调整睡眠作息确实是件不易的事情,尤其是像咨询、投行类型的工作常常要求员工赶时限完成客户的要求,但除开这些这些特定的工作岗位,个人需基本的时间管理能力,让自己不会面临赶deadline的境地,才能保证每天按时睡觉。

 

总之,时间管理的核心在于睡眠很重要,是保持身体健康、工作效率的第一前提。

 

第二,规划事务的优先级并合理安排时间。

 

很多傻瓜型时间管理手册曾说过,每个人要把自己的任务分成紧急、非紧急、重要、非重要,先做紧急且重要的任务、最后做不紧急又不重要的任务等等。事实证明,这个办法往往没有想象中那么实用,尤其是在每天任务量巨大,事情都很重要且通常要在短时间(二三天内)完成的情况下。

 

对此,我的建议是做事前要尽可能地提前规划,提前7-10天把接下来的工作计划好。对于一些任务量大、耗时长的项目,比方说期中/期末要交一篇论文、公司要赶一个行业报告,一定要把事情平均分配到每天的工作中,渐进地完成项目,而不要理所当然地认为拖到最后一刻赶工就能完成的,即便能完成通常质量也会受影响

 

这么做的理由有几点。第一, 提前规划可以确保自己能在一周中不忙的几天提前完成一些之后的工作量,保证每天不需要超额工作,从而熬夜晚睡、影响作息。第二,将大项目拆分成小项目来逐一完成,能让日常工作自带一些成就感,毕竟看上去每天似乎都完成了好多事情,即便只是给五个公司打电话,写好论文的三个自然段,读完某篇文章并写100字的总结这些小事。第三,提前规划可以让人保持好的工作心态,即便面对一些突发状况,比如老板临时要资料、疏漏了某项明天要交付的任务,也不会完全措手不及,能够将任务量重分配到之后的时间中完成。

 

很多朋友向我抱怨他们无论如何也无法摆脱拖延症,因此难以做到提前规划并按部就班地完成项目。我个人认为,拖延症的主要原因其实是任务复杂、繁重,因此在早期产生抵触心理,不想开头,可是拖延到中后期往往又自带了严重的紧迫感,意识到自己无法完成因而过分焦虑,在这种情况下心态失衡,工作也会影响到效率和质量。

 

所以,时间管理的核心在于要认清自己的弱点,分析自己的抵触心理的根源,然后在万事开头难的前提里,先下手完成5%。往往完成5%之后就会对该项任务的要求、所需时间和精力有更准确的判断,从而更好地规划日程。我的个人经历就是往往做完5%就发现原来这事没有想象中的那么复杂,其实用更短的时间就能完成啦。

 

第三是,专注、专注、专注。

 

我非常喜欢与人强调在一个时间范围内专注地做好一件事情,比方说我在读几份文献或者写作业,常常能坐在电脑面前一坐两三个小时,等抬起头后才发觉时光飞逝。不过这种高度的专注力往往是需要长期的训练和培养的,多数时候每个人能专注地做一件事做一个小时往往是极限了,更别提当下会打断人们思路和工作的诱惑太多了,电子产品就是最好的例子。

 

在这种情况下,我会建议大家尝试使用“番茄闹钟”方法,即每25分钟做一件事,然后休息3-5分钟,再继续工作。这么做的好处在于能够锻炼自己在半个小时内专注地做一件事,之后要么继续原本的任务,要么转移目标去做下一个任务。如此反复交替完成每个小项目,可以在保证自己劳逸结合的同时,不会卡在一件事上死磕,及时整理思维、调整策略并完成其他工作的要求。如此一来,即便是再大型的项目,每天做个几轮,通常一两周的时间,差不多三四十个小时也都完成了。

 

至于要如何“专注”地做一件事,最简单粗暴的方法就是观察一下日常有哪些让你分神的事物并将其在工作环境中一一移除。如果在家中工作时动不动就想在床上躺着,就去办公室或者图书馆工作。如果时不时会想刷微信看视频,就把手机关掉,用插件把网页屏蔽几个小时。如果总想吃零食,就不要携带或储存零食。总之,经过一些调整,找到能让自己高效、专注工作的时间、地点和条件,大家都可以做到“番茄闹钟”的要求。

 

如此一来,时间管理的核心在于专注做事、提高工作效率。

 

第四,要保持动态灵活。

 

每个人日程通常可以分为固定和非固定时间。固定的时间指的是每天都上课上班、参加会议和活动,而非固定的时间就是除了固定时间以外自己可以安排的时间。在这种区分下,我想指出的是表面上固定时间看上去是死的,但依旧可以被细分后像非固定时间一样灵活地规划和使用。

 

举一个例子,虽然很多人每天朝九晚五要在公司工作,但这整块的固定时间通常可以分成三个小时开会,两个小时做竞品分析,两个小时整理报告,一个小时做PPT, 一个小时吃饭午休等等。而在这些时间中,也包括了搜寻资料、协助同事、阅读行业新闻等琐碎的可以自己安排的小事。

 

再举一个例子,虽然每天上下班有两个小时的时间要用在出行和交通上,但这段时间通常可以用来读书、听电台、思考工作上面临的问题、回复简短的邮件、浏览新闻、整理日程表等等,诸如此类有很多小事情都可以分散在上下班路程上完成。

 

因此,回忆上面所说的番茄闹钟的方法,时间管理的核心在于能够利用好这些小段的时间其实是提高大段工作时间利用率的最直接的方法。

 

第五,要做好时间记录。

 

我强烈建议大家要像记录自己的日常开支一样如实地记录自己每天的时间分配,具体到五分钟的时间段都要事无巨细地写下来,通常坚持一两周便能够找出一些明显的模式和意想不到的发现。最简单的例子就是你会了解到自己每天会花多少分钟去做哪些事情(读书、工作、出行、看视频、打游戏、做饭、聊天、刷朋友圈、吃饭、线上购物、健身、甚至发呆)。

 

在了解自己的日常用时后,可以重新分配和调整自己的时间,以达到一个理想的工作用时。比方说你发现自己看视频比想象中的要长,就能有意识地管理自己的娱乐时间,规定自己每天只能看半小时视频;比方说你发现自己会花很长时间回复邮件,就能选择简略地回复一定量的邮件,而忽视一些不重要、无关的事物。

 

虽然上文已经谈了很多方法,但我必须反复强调第五点的重要性。时间管理的核心在于只有知道自己怎么使用时间,才能做好管理自己的时间。

 

第六,也是最后一点,要认清工作的目的。

 

经常有人会问如何避免因为工作过量而倦怠和透支,我想指出每个人都是有工作极限,知道自己的极限在哪里,学会拒绝,也就是不要超额承担自己无法完成的工作量,学会规划,也就是平摊工作量,避免总是在特定的时限内通过突击来挑战极限,学会生活,要懂得劳逸结合、保持身心健康,这些都是保持长时间高效率工作的关键。

 

除开一些实际的方法以外,在结尾处我也想和大家分享一下个人的观点。我认为每个人一定要明确自己的学习或者工作的目的是什么,在理想的情况下尽可能喜欢自己的学习/工作并且享受工作的过程与结果。只有这样才不会觉得自己总是在反复做一些单调无趣枯燥的事情,而失去了工作本身的乐趣。如果工作本身是比较有趣且自己做完后有成长和收获,那或许会更加有动力长时间地工作,完成任务。

 

最后,我想说。二八定律想必大家都听说过,这是意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托提出的一个概念。他在对意大利地主层级的财富进行分配的时候,观察到80%的财富只掌握在20%的人手中。这种不平等很快在其他领域也得到了印证。也就将近80%的结果都来自20%的原因。可以这么说你80%的工作都是在20%的时间里完成的。

 

这个其实说明了,如果我们能够掌握时间,做好计划,提高效率,其实可以创造我们自己都难以想象的价值。

 

终身成长,把重复的人生过得更有意义。我相信,你一定可以。 


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