05. 时间管理:我们为什么要进行时间管理?
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你好,我是李柘远Leo,很高兴和各位相约在喜马拉雅。想成长为更优秀的人吗?我有一些经验和方法与你分享。

 

也许,你正想在工作中做出一番成就,却总是感觉时间不够用;想多学习一些技能,可每天都忙得不可开交,根本抽不出时间;想要多抽出时间来陪陪家人,却总是被各种事情打扰;偶尔想要放松一下,却也总是抽不出时间,工作和生活的压力让你身心疲惫。

 

其实,一天24小时,时间对于每个人来说都是公平的,我们不是没有时间,只是被各种无关重要的琐事耽误了太多的时间。

 

现实生活中,人与人之间存在的巨大差距,比如能力的差距、收入的差距、工作成果的差距等等,归根结底,就是因为每个人对时间的利用效率不同,造成工作效率和质量的差别。

 

所以,时间管理能力的高低,决定了我们所能达到的高度。

 

我们先来了解一下到底什么是“时间管理”:

 

虽然这个名词叫做“时间管理”,但真实的情况是:“时间是不可能被管理的”,它只会以自己的速度流逝,不受外界任何因素的影响,所以我们无法管理时间,而是管理我们自己,从而更合理的利用时间。

 

在我看来,做时间管理目的无非就是两个:

 

第一,如果能够高效地做完工作,省出时间来做其他的事情,比如读书、陪家人、或者做更多的工作,从而增加自己的掌控感;

 

第二,让我们的时间更有价值。不管我们是在创业还是打工,都是在利用自己的时间来创造价值,做好时间管理就能够提升自己单位时间内创造的价值。因为我们所获得的回报,不管是物质回报还是自己的声誉,都是我们给别人或者社会创造的价值换来的。

 

明确了上面两个目标之后,我们可以通过以下几个方法来做好自己的时间管理:

 

 

首先,做你真正感兴趣、与自己人生目标一致的事情。

 

人的“生产力”和我的“兴趣”有着直接的关系,而且这种关系还不是单纯的线性关系。如果面对我没有兴趣的事情,我可能会花掉40%的时间,但只能产生20%的效果;如果遇到我感兴趣的事情,我可能会花100%的时间而得到200%的效果。要在工作上奋发图强,身体健康固然重要,但是真正能改变你的状态的关键是心理而不是生理上的问题。真正地投入到你的工作中,你需要的是一种态度、一种渴望、一种意志。

 

其次,知道你的时间是如何花掉的。

 

挑一个星期,每天记录下每30分钟做的事情,然后做一个分类,例如读书、准备GRE、和朋友聊天、社团活动等,然后做一下统计,看看自己什么方面花了太多的时间。凡事想要进步,必须先理解现状。每天结束后,把一整天做的事记下来,每15分钟为一个单位,比如1:00—1:15等车,1:15—1:45搭车,1:45—2:45与朋友喝茶……等等。在一周结束后,分析一下,这周你的时间如何可以更有效率地安排?有没有活动占太大的比例?有没有方法可以增加效率?

 

第三,使用时间碎片和“死时间”。

 

如果你做了上面的时间统计,你一定发现每天有很多时间流失掉了,比如等车、排队、走路、搭车等,可以用来背单词、打电话、温习功课等。现在随时随地都能上网,所以没有任何借口再发呆一次。我前一阵和朋友一起聊天,他们都很惊讶为什么我和他们整天都那么忙,但是发给我的微信,我都可以及时回?后来,他们发现,当他们在通勤路上聊天、玩手机发呆的时候,我就把所有信息全回了。重点是,无论自己忙还是不忙,你要把那些可以利用时间碎片做的事先准备好,到你有空闲的时候有计划地拿出来做。

 

第四,要事为先。

 

每天早晨醒来之后,挑出最重要的三件事,当天一定要能够做完。

 

在你的工作和生活中,每天都有干不完的事,唯一能够做的就是分清轻重缓急。要理解急事不等于重要的事情。每天除了办又急又重要的事情外,一定要注意不要成为急事的奴隶。有些急但是不重要的事情,你要学会放掉,要能对人说 no!

 

而且每天这三件事里最好有一件重要但是不急的,这样才能确保你没有成为急事的奴隶。

 

第五,要把事情按照重要程度排序。

 

有的年轻人会说自己“没有时间学习”,其实,换个说法就是“学习没有被排上优先级次序”。

 

曾经有一个教学生做时间管理的老师,他上课时带来两个大玻璃缸和一堆大小不一的石头。他做了一个实验,在其中一个玻璃缸中先把小石、砂倒进去,最后大石头就放不下了。而另一个玻璃缸中先放大石头,其它小石和砂却可以慢慢渗入。

 

他以此为比喻说:“时间管理就是要找到自己的优先级,若颠倒顺序,一堆琐事占满了时间,重要的事情就没有空位了。”

 

找到优先级,会为你节省更多的时间。

 

第六,高效地去执行你的计划。

 

我们是人,不是机器人。如果是机器人,你让它按照流程去做一件事,它一定不会出任何问题。但我们不是机器人,我们有喜怒哀乐,有阶段状态,状态好的时候,像打了鸡血,什么事情都可以迅速完成,而状态不好的时候,无论你怎么把事情设为重要设为紧急、加粗标红,你一点也不会想做。

 

非要强迫自己按照事件优先级来做,一旦状态不好没做到,我们不会去质疑方法本身存在问题。而是经常性地认为是自己的失败,从而陷入深深的自责,这种感觉对自己的状态不会有任何帮助。

 

人的状态也会有一些普遍性的规律,比如我们早上起床后上午的时间,通常是一天当中最黄金的一段,中午和午后则是最萎靡的一段,晚间我们又会有一段小高潮。当然也有相反的小伙伴,上午昏昏欲睡,下午热情高涨,反过来工作就好了,完全没问题的。逐渐观察和适应体会自己在不同时间段的状态,根据状态去安排事情才是最佳的策略。如果你知道自己每天什么时候状态最好,那么你就可以挑那些有难度的事情放在这个时间段;如果你发现到此刻状态不佳,就别和自己过不去,去找清单上容易上手的事情做一做。

 

当你快速完成了一件简单的事情,把它从清单上划掉,你会获得成就感,这种感觉会使你状态回升。如此以往你会发现自己时常都像打了鸡血一样,把所有的任务都完成得很好。

 

最后,分享一些有效率的时间管理原则和工具。

 

第一个是帕累托原则。

这是由19世纪意大利家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,总是那些20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润;世界上创造了80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上。

 

根据这一原则,我们应当对要做的事情分轻重缓急,进行如下的排序:

A.重要且紧急的事,比如救火、抢险等,他们是必须立刻做的事。

B.重要但不紧急的事,比如学习、做计划、与人谈心等,他们是只要没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延的事。

C.紧急但不重要的事,比如有人临时紧急约你出去、有人突然打电话请吃饭等。他们是只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑的事。

人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则,而不是把“重要”当成优先原则。

其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。

D.既不紧急也不重要的事,比如、消遣等事情,这些可以等到你有闲工夫再说。

 

这个方法可以帮助你为自己的事情进行一个排序,在安排自己的时间的时候,先考虑自己的优先选项。

 

第二个是莫法特休息法。

《圣经•新约》的翻译者詹姆斯•莫法特的书房里有3张桌子:第一张摆着他正在翻译的《圣经•新约》译稿;第二张摆的是他的一篇原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

 

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。

 

“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的和体力也是这样,如果长时间持续同一项工作内容,就会产生疲劳,使活动能力下降。如果这时改变工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有交的调剂和放松。

 

这个方法告诉我们,在安排你的事情的时候,你也要随时穿插工作的进行,也就是我们俗说的“换换脑子”。

 

 

在今天的节目里,我和大家分享了几点我自己觉得很有用的关于时间管理的心得。第一,做你真正感兴趣、与自己人生目标一致的事情。第二,知道你的时间是如何花掉的,以便进行下一步的安排。第三,使用时间碎片和“死时间”,更高效地吸收和学习。第四,要事为先,每天选出最重要的三件事。第五,要把事情按照重要程度排序,这样便于你更好地进行选择。第六,高效地去执行你的计划。

 

时间管理是一个需要长时间培养的能力,希望大家能够不止听到了这节课,而是真正地把这些方法用到你的生活、学习和工作中去,只有这样,才能够更高效地完成你的计划。

 

终身成长,把重复的人生过得更有意义。我是李柘远LEO,跟我一起学习,你一定可以更优秀。


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