19【视觉会议】如何让会议既高效又有趣？

每个人都会画图解决问题。你好，我是费奥娜，欢迎来到我的《视觉思维课》。

我们上一个模块学习了视觉领导者，这个模块将用2节课的时间学习视觉会议，这一讲从会前准备、会中参与到会后行动，学习如何让会议高效又有趣。

作为职场人，有一项每天都在发生的工作叫做“开会”。有面对面开会，还有视频会议，刚进公司有入职会和培训会，升职加薪有述职会，每周有例会，每个季度和年度有总结大会，日常工作中的大小会议更是不计其数，比如项目进度会，工作复盘会，管理层的战略决策会等等。

开了这么多的会，你对会议的印象是什么？你喜欢开会吗？开会能否真正帮你解决问题呢？恐怕很多人的答案都是“提起开会就头疼”，各种会议名目繁多，但却低效又无聊，既浪费时间还没能有效解决问题。

今天介绍一种既高效又有趣的会议方式——视觉会议。

什么是视觉会议？有人说，我用PPT开会，那是不是就是视觉会议？这个答案也对也不对。什么意思呢？PPT是视觉会议的一种工具，但是不等于视觉会议。

视觉会议是指使用图像记录、图像模板、大屏显示、挂图、便利贴和各类视觉媒体来辅助交流与互动的会议。目的是让每个与会者都能高度参与，在预期的时间内解决问题。尤其是作为管理者，如果你需要参会人员的整体思考与共同创造力，把注意力都集中在对的事情上，那么视觉会议是你的不二选择。

视觉会议的力量

视觉会议具有4大优势：

·     激发想象力：不论是用视觉化方式描绘的未来愿景，还是看得见的图像模型，都能不同程度地激发每个人的想象力。

·     提高参与度：你的想法如果希望被他人更好地理解，那么没有什么是比写下来或者画出来更好的方式，比如便利贴、互动游戏等视觉交互方式都可以极大提高会议参与度。

·     提升思考力：视觉刺激更能促进大脑思考，视觉化会议能训练人们看到事物之间的联系、快速找到解决方案的能力。

·     行动一致性：通过视觉记录、互动讨论、共同制定路线流程等，群体参与，打造群体记忆，可以保障会后行动的一致性。

每一场会议都由3个阶段组成：会前、会中、会后。会前要做好通知，会议中要高度参与，会后要落地行动。我们下面分别讲这3个阶段怎么做，才能使会议效率最大化。

1、会前：通知+准备

开会前要召集会议，通知参会人员。你可能有过这样的体验：会议通知里只告诉了你时间地点，但是有谁参加？讨论什么？会议时长是多久？这些信息一无所知。这么这种“信息不足”的通知方式，无疑是非常糟糕的，一方面会议开始前要花时间来“补足信息”；另一方面，没有提前思考与准备，很难达到预期的会议结果。

有2个方法可以保障你进行一场高效的会议。

方法1：6W2H万能法则

6W2H我们已经反复讲过很多次，它适用于各种需要理清工作信息的场景。开会前，根据6W2H把已知的信息写到会议通知里。人们只有在基本问题得到答案之后才会进入下一步，这些基本信息是人们参与投入的前提。

方法2：OARR工具

是大卫·西贝特（David Sibbet）在《视觉领导者》一书中提出的，是4个英文单词的首字母缩写，意思分别是结果 Outcome、议程Agenda、角色Role、规则Rule。

·      结果 Outcome：会议目的，在开会前就要明确会议的预期结果，让每个人带着这个共同目的来开会。

·      议程Agenda：要提前列出会议所需要处理的所有任务事项，并按照一定顺序排列。比如按时间顺序、流程顺序，或按优先级顺序等。

·      角色Role：提前确定好会议角色，组织者是谁？主持人是谁？记录人是谁？等，要确保角色分工明确。

·      规则Rule：开会什么允许做，什么不允许做。俗话说：没有规矩不成方圆。会议纪律要提前规定好或者达成一致。大到战略决策流程，小到参会手机静音。所有可能的问题提前解决，是高效会议的保障。

2、会中：参与+互动

做好了会前通知与准备，正式开会了。开过会的人都知道，有2种情况最不希望发生：一种就是看似热闹，但是跑题十万八千里；还有一种是冷场，发言不积极不主动，更没有参与感。

前一种跑题情况，通过OARR工具，提前定好会议规则，会议组织者或主持人要引导、把控会议的走向，基本可以解决80%的跑题问题。后一种冷场情况，根据会议类型，就需要一些新办法了。一种类型是通知类的会议，主要是单向传达信息，有疑问就提出解答，互动相对较少。另一种会议类型是需要高度参与的，比如新人入职会、头脑风暴会、规划决策会、问题解决会、项目管理会、例会与培训会，以及客户拜访会议等。

那么，如何提高会议参与度呢？

首先，要让大脑活跃起来。

参会提不起兴趣，或者没有想法，或者彼此不了解，都很难提高会议参与感，本该参与的会议变成了列席。这时候就要准备一些点子来活跃会议气氛。比如用便利贴开场，把便利贴发给每个人，让大家写下或者画出一种天气形容此刻的心情，是晴天还是雾霾？是阳光普照还是阴云密布？可以让每个人很快放松下来，提高会议参与度。

其次，要做视觉记录。

记录可以提高注意力，不管是有人板书还是自己在笔记本上记，记录都可以帮助人们更专注。记录不需要所有信息都记下来，只需要记录重点，包括但不限于：会议目标和结果（最好整个会议过程一直写在白板显眼的位置），头脑风暴的创意选项，决策项的对比，讨论关键词等等。

我个人习惯，做记录的时候会准备三种颜色的笔——黑、红、蓝，黑色记录，红色强调，蓝色标注，颜色有统一的定义，这样看起来一目了然。如果是用电子方式记录，那么电脑上可以选择的颜色更多。但切忌颜色过多，否则会形成干扰，造成混乱，不如不用。一般控制在3色以内，最多不超过5色。

再次，要让会议“动起来”。

这部分内容比较多，我们在下一讲“便利贴会议法”中来具体拆解。

3、会后：共享+行动

会议开完之后，首先要把会议记录共享给所有参会人以及相关人员，然后根据会议结果制定下一步的行动计划，并按计划行动起来。

本课小结 

我们这节课讲了视觉会议，从会前的通知准备、会中的参与互动，到会后的共享行动3个阶段来让会议既高效又有趣。学习了一个新工具——OARR工具，提前制定好会议的目的结果、议程、角色和规则，保障会议可以高效进行。

课后思考题 

请谈一下你所在的公司都有哪些高效又有趣的视觉会议方式，欢迎你留言和大家讨论分享。

如果你觉得这堂课有所收获，也欢迎你转发给你的朋友和同事，一起学习视觉思维，用画图高效地解决问题。