08 任务管理：把任务拆的可衡量

在上一讲中我们说了，要摆脱拖延行为，首先你要记录它，无论是拖延行为、拖延征兆还是拖延借口，记录下来本身就能帮你优化。

这里我想提醒的是啊，记录拖延这个动作，可能有的人就爱拖着了，不知道你昨天是不是已经开始跟着我们的节奏在记录了，

如果没有，记得今天打开上一讲最后的表格，开始记录。

只要开始，永远都不晚。

一、好的任务管理是“不拖延”的关键

今天我要跟你说的是，如何进行任务管理。很多人做事拖延没效率、容易半途而废，其实是因为任务管理出了问题。

你先来跟我看两个例子：

第一个例子，你在微信朋友圈里一定见过这样的人，发下减肥大愿“不瘦三十斤不换头像”，一般这样的你就很难看到他换头像了。

我身边恰好也遇到这么个朋友，体重一百三十斤，要减三十斤是因为不知哪听来的说女人体重过百没前途。可是她坚持了多久呢？

她给自己两个月的时间，拖了两天，开始了四天的减肥生活，然后犒劳一下辛苦减肥的自己休息了一天。

接着就进入了漫长的修整期、拖延期、然后再开始，直到最后放弃。

第二个例子，我的朋友燕子，是一个幼教课的课程销售，是个新手。公司针对双十一推出课程的优惠活动，她的目标是在一周内拉新100人。

她提前一个月就开始准备，但是越准备越发现这件事难，她开始还积极地想了一些办法，后来干脆就放弃了。

于是在老板看来，燕子这一个月的工作是停滞不前的，等到拉新那周的到来，最后报名的新客户只有3人。

这两个例子有三个共同特点：

一、任务目标太难，对于当事人几乎不可执行。无论是两个月瘦三十斤，还是让一个销售新手一周拉新100人；

二、执行过程中，整个任务安排和进度管理是失控的，最后只能任其发展。自然是拖延、低效、没结果；

三、如果当事人希望下次能够成功的话，需要一次有针对性的复盘。

那如何进行任务管理才能不拖延、不放弃，最终能完成好呢？

通过刚才对上面失败例子的拆解，我们可以看到，

完整的任务管理流程可以分为三个部分：计划、执行和复盘反馈。也就是说，完成任务是一个整体的过程。

这里“计划”说的是最开始对目标和任务拆解。俗话说，“凡事预则立，不预则废”，好的计划和可执行的任务拆解，是任务达成的前提；

“执行”强调的是，执行过程中的进度和时间把控。这和第5讲中我们提到的，你对工作任务量和耗时的判断直接相关。

一旦设立好了进度安排，你就要把控好每个环节基础的工作时间和工作量，确保任务执行的进度是可控的。

那如何把控你工作中主要任务的耗时，让执行进度可控，你可以再打开第5讲复习一下；

最后“复盘反馈”说的是，在任务的每一个结点，需要一个验收评估。

很多人有计划、也执行了，但做的事往往不了了之，或者和初始目标相差很大，就是因为缺少执行过程中的纠偏和执行标准。

二、用SMART原则拆解任务、做计划

今天，对于任务管理中我们还没有涉及的“计划”和“复盘反馈”部分，我要给你介绍一个很重要的方法：SMART原则。

它就像一把标尺，既能在一开始拆分任务目标时帮你制定合理的计划，从一砖一瓦开始绘制蓝图；

也能在任务执行后，每个结点的复盘反馈中，帮助你衡量实际行动与最终蓝图的差距，进行修正。

SMART原则具体来说是什么呢？它源自美国马里兰大学管理及心理学教授洛克。S-M-A-R-T分别代表5个英文单词的首写字母

意思是说，我们在任务管理的第一步，拆解任务目标、做计划的时候，要考虑，拆分出来的小目标是否具体、是否可衡量、是否可操作可实现、是否和最终的大目标相关、是否有明确的时间期限防止无限拖延。

一共是五点：具体，可衡量，可操作，相关，有时间限制。

同时在任务结点进行评估时，也可以用这五个标准来衡量你在实际操作中是否按要求执行了，如果没有，应该如何调整。

下面我一个一个来说。

先说任务管理流程中第一步，如何用SMART原则“拆解目标、做计划”。我会主要用开篇的第一个例子“两个月瘦三十斤”来讲解。

1、 Specific（具体的）

首先，满足第一个条件：也就是我们说的任务是否具体Specific（具体的）

我们工作生活中面临的任务往往复杂、抽象，这就导致容易不知道从何入手。

所以，在拆解目标做计划的时候，首先要保证拆出来的小目标是具体的，避免“模棱两可”。

比如 ，你可能会觉得“两个月瘦三十斤”这个任务已经很具体了，可你只要仔细想想是不是就会发现，它看上去很明确，但实际上你并不知道该从何入手。

这两个月的减肥时间如何分配，你怎样才能科学可控的瘦三十斤？都不具体。

我这里给你一个参考提示，你是不是能把“瘦三十斤”这项任务按时间段拆分，变成每个阶段要减多少斤；是不是能把减肥这项复杂任务拆分成“饮食、运动、睡眠”三个部分，再去设计每个部分你应该怎么做。

这里我再多说一句，只有把大任务拆成可以被具体界定的小任务，才会有后面的可衡量、可操作。

2、Measurable（可衡量的）

可衡量，指的是拆解后的目标是可量化的，避免标准上的争议，比如说一些可以用确切数字来衡量的标准就是没有争议的。

对于“两个月瘦身30斤”这个任务来说，拆解下来的小目标要可衡量，就需要细化到：“每天跑步20分钟”，“不吃高热量的食物，每周有一天可以例外”，“每天晚上12点前要上床睡觉”。

再比如在工作中，你要提升自己的产品质量，那你就可以把这个大任务拆解成“一个月内出一份新产品小样”，“把用户评分提升0.3分”还有“把残次品率降低5个百分点”。

这样你才能客观地判断自己是否达到目标，离目标还有多远。

3、Attainable（可操作的）

第三点“可操作的”，也就是要能够做到，避免不切实际。

比如还是“两个月瘦30斤”这个案例，平均下来每周都要持续地瘦3-4斤，这对普通人来说是很难做到的，那由小目标的不可操作，倒推回去，可能你最开始设置的任务也需要进行相应的调整。

4、Relevant（相关的）

意思是拆下来的小目标都要紧扣最终要完成的任务，避免“无关任务”。

比如对于健康减肥来说，你不吃早饭，或者因为节食而忍不住阶段性的暴饮暴食，就是要避免的无关项；

你想提高英文水平，你给自己设置的小目标就应该是每天背10个单词、读半小时英语文章，刷美剧就是无关任务。

5、Time-bound（有时间期限的）

最后一点是要有明确的时间期限。没有截止日期，你的计划就会被拖延吞噬。

比如开篇的两个案例中，如果两个月真要瘦30斤，那每个不同的时间结点，应该达到什么样的效果你都应该做到心里有数；

如果在一周内要拉新100人，那在一个月的准备期中，设计优惠机制、制作分销海报、联系市场推广、激活已有老用户。

这些任务分别应该在哪些时间结点完成，都应该有比较明确的时间期限。

我们经常会在任务管理最开始的时候忽略时间期限，要知道每个时间结点其实就是推动任务完成的关键，而避免拖延的核心就是时间感，抵抗拖延症是你和时间的博弈。

三、SMART 原则是如何帮我减肥的

好了，SMART原则的五个元素我一一介绍完了，相信你已经有了初步的了解。

为了让你更好地知道它在工作生活中如何运用，对比开篇“两个月减三十斤”的例子，我再以自己减肥的经历，给你串讲一遍。

我之前的体重是170斤，目标是减掉20斤到150斤。

我最开始给自己设定的期限是两个月，计算了一下，平均一个月要瘦10斤，每周要稳定瘦2.5斤，好像还可以，但还是有一定难度。

于是我把计划调整到4月1日到7月1日间，三个月内减重20斤，每个月平均减6斤多一点。

大目标和具体每月减重的任务定下来了，但还是不知道该怎么执行。

于是，我继续拆解，把减肥的任务拆解成运动、饮食、睡眠这样更具体的三个部分。

并且你看，这三部分是和健康减肥紧密相关的，剔除了无关任务。

运动方面，我要求自己周一到周五一起床就去楼下篮球场打篮球，从7点到8点，共一小时左右。这样，运动方面的小目标一下就具体、可衡量了。

那这个任务是不是容易做到、可操作呢？对于我来说是比较可操作的，因为我本身就很喜欢打篮球，不喜欢去健身房。

所以你也可以从一个你容易开始的运动做起，比如走路、骑车去上班，而不是打车。

饮食方面，我没时间自己做饭，就没有强迫自己吃减肥的营养餐，还是吃公司楼下的餐厅，但是把平时喝的高糖饮料都戒掉，不买汉堡这些高热量食物。

同时为了防止自己禁受不住美食的诱惑，减肥到一定阶段会暴饮暴食，每周允许自己有一天的不忌嘴的高热量日。

你看，饮食方面同样是具体、可衡量，不难操作。当然，如果做得更好一点，你可以给自己列个阶段性食谱，每周就按食谱来。

睡眠方面，为了能早睡早起，我会定一个晚上10点半的闹钟，提醒我该睡觉了，基本第二天6点半左右就会自然醒，这样就保证了至少7.5小时的睡眠时间。

不熬夜也是瘦身的一个重要因素。

就在这样不太苛刻，又有具体执行的计划中，三个月我成功减了20斤。其实期间没有花费多大的意志力，就是通过SMART原则拆分好任务，按计划执行。

让我们再一起回顾一下SMART原则的五要素，任务要具体、目标可衡量、你要能做到、计划要相关、期限要明确。

四、如何用SMART原则事后复盘

说完了任务管理流程中，如何用SMART原则“拆任务、做计划”，在实际执行中，有时候还是会遇到一些之前没想到的问题，使得结果不够理想。

这时候就需要在每个任务结点之后有一个复盘反馈，多问问自己：

“做了哪些事？”

“达到预期目标了吗？”

“差距还有多少？”

“为什么完成或者没有完成任务？”

“遇到了什么问题？”

“这个问题我自己可以解决吗？”

“不能自己解决的话，我应该向谁求助？”

“下一步我应该怎么做？”

应该说如果你能做到这样的复盘，已经非常优秀了。

但这样的复盘往往是没有纠偏和执行的标准的，而SMART原则提供的就是一套衡量的标准。

那么，具体如何用SMART原则来对任务进行及时的评估、调整和修正呢？

根据S-M-A-R-T（具体、可衡量、可操作、相关性、时间限制）这五项标准，你可以从这五方面来考量：

第一, 拆分的任务目标是否太过模棱两可，让人难以落实；

第二，是否无法量化衡量，让人难以看到效果；

第三，是否太过远大宏伟，让人望而生畏；

第四，根据大目标设定的计划，或者执行计划时是否误入歧途，南辕北辙；

第五，有没有给每项任务设定合理的期限，让人有动力在规定的时间期限内按进度完成。

经过这样有的放矢复盘反馈，相信能帮助你在任务管理中，有效提升行动效果、少走弯路、快速纠偏。

如果今天的课对你有帮助，请你分享给身边的人。我是黄河清，我们下次课再见。

今日小结：

今天我们学习了如何用SMART原则对复杂任务进行管理，不拖延。

尤其是在“拆解任务、做计划”部分，这是高效达成任务的前提。

同时也学习了怎样运用SMART原则去复盘自己任务执行的各个环节。

今日训练营任务：

请你填写一张用SMART原则对任务进行拆分的表格，看看你会如何更好地管理自己，按进度执行。