03 任务管理 | 忙而不乱！用1页纸高效解决80%常规任务

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在不确定的时代，找到你的确定；在快速变化的时代，拥抱你的改变。你好，我是陈华伟。

如果说人生是一台戏的话，我们刚出生的时候就是「独角戏」，只要扮演孩子的角色就好，我们就是主角，全家人围绕我们转，吃喝拉撒都有人照顾，非常简单；到了成年，我们就要「分饰多角」，一会儿是下属，一会儿是上级，一会儿是妻子丈夫，一会儿又是为人父母，我们不仅要照顾好自己，还有好多人在等着我们照顾；等到了老年，我们又重新开始了「独角戏」，生活的圈子缩窄了，社会关系简单了，能照顾好自己就不错了。

人生经历「独角戏→分饰多角→独角戏」，也是经历从「单任务→多任务→单任务」的过程。

1. 如何忙而不乱，如何正确地多任务？

多任务，已经成为我们无法改变的工作现实。事情越做越多，越做越乱，工作永远干不完，这是职场中非常常见的场景。想做的事情越多，时间越发不够用，哪怕你再能干，也逐渐沦为「救火队长」。我们似乎要被多任务「五马分尸」了，应接不暇。

而这种工作中的「忙」文化，背后不一定就是真正的「卓有成效」，更可能是忙完一年之后，回看自己的工作，并不知道自己做了啥，看不到自己实实在在的成长。甚至，更可怕的是，在「自己很忙」的自我感觉中，我们会无形中忽视了自己精神世界的成长，毕竟，「忙」这个汉字，就是「心」和死亡的「亡」这两个字的组合。

当我们一忙起来，忽视了留给自己的时间，忽视了留给精神成长的时间，心就会枯萎死亡。在我当审计师的时候，在年审疯狂加班忙于具体事务之余，我老婆只要看到我有一点时间，就经常这么敲打我：

赶紧看书。再这么(只)干活，感觉你灵魂都要枯竭了。

老婆说的话，总是对的。我后来一想，在疯狂工作之余，确实人经常会沦陷在自我感动中。而没有建立在实际效果和产出基础上的、盲目的自我感动，实际上是一种精神毒药：

先是觉得自己好忙，加班好累，好辛苦，然后很自然就会自我感动；
自我感动之余，就是内心松懈，放松对自我的要求，自我欣赏，奖励自己，自我陶醉；
自然而然，抱怨就出现了，「感觉身体被掏空」，「老板的眼神好像黑背」
自我感动+抱怨，最后，甚至会出现这样的情况，在失败中孤芳自赏，感觉自己怀才不遇，变得愤世嫉俗，从梦想仗剑走天涯的少年变成内心油腻的中年男人；

即使工作中的「忙」没有让我们陷入自我感动的恶性循环，我们仍然对自己忙背后的效率效果有清醒认知，「忙」也有另外一个恶劣后果：「忘」事情。毕竟，心和亡这两个字，除了组合成忙之外，换成上下的位置，就是忘记的忘。

那些让我们这么忙乱的多任务，到底多少是关键任务呢？其实并没有那么多。反而80%都是那些常规任务，不那么重要的关键任务，但正是这些繁杂琐屑的「非关键任务」折腾我们「人仰马翻」，以至于都没有精力关注那些真正值得我们关注的「关键任务」了。

那么，怎样克服工作生活学习中的忙乱，用最小的精力高效处理这些80%常规任务呢？只要掌握好3个概念，用1页纸就可以让我们「忙而不乱」！

2. 个人任务管理系统

个人任务管理(Personal Task Management)是时间管理领域的一个重要主题，其目的就是帮助知识工作者安排好个人全部事务，更有序地稳步推进，避免忙乱。

最为人熟知的个人任务管理方法论是美国人大卫·艾伦（David Allen）在30多年前发明的GTD，它是英文「Getting Things Done」的首字母缩写。可能你以前听说过GTD，甚至使用过一些极其昂贵、并且相当复杂的、类似OmniFocus这样的GTD软件。但是，GTD只是任务管理领域的一个理论流派而已，而不等同于任务管理本身。甚至，GTD过于复杂的各种理论细节和笨重复杂的实施工具，会导致学的时候看起来很厉害，但是做的时候却很难坚持，最终任务无限延期，多次失败之后，结果只会在自我怀疑中放弃任务管理。过于复杂的GTD，不但不能getting things done，反而会getting things dead。

今天，我会给你介绍最核心的任务管理理论和实践，简洁但是不简单，能真正落地执行。

用外脑来记事情，用大脑来做事情

打个比方，个人任务管理系统，实际上就像过去帮企业高管的一切事务安排妥当的私人秘书。而秘书作为活生生的人，如果专业不够也会经常犯错，而如果理论扎实、执行到位，个人任务管理系统就是给我们的大脑外接上一个专门管理各种事务的外脑，像给大脑装上了一个专门帮我们记事情的移动硬盘，让我们不用大脑而用外脑来记事情，这样，大脑专注于做事情，专注于思考和完成任务，从而战胜低效忙乱，达到「心如止水」的专注和确定感。

一句话来说，任务管理的目的，就是要我们「正确地多任务」，用外脑来记事情，用大脑来做事情。

3个核心概念

任务管理很简单，把握好3个核心概念后，用1页纸就可以搞定。

第1个概念，收件箱，英文叫inbox，它的用途是收集任务。工作中，你的办公桌、电脑桌面，就是你的inbox。桌面，不是垃圾箱，也不是资料库，不应该堆放你过去3个月至3年的全部工作文件，而是你当前正在处理的项目文档，和你当天新收集的任务。

收件箱无处不在，那是你将碎片任务或信息高效收集、化零为整进行批处理的地方。

举个栗子。当我在家的时候，每天都被老婆安排去做这个做那个，去超市买什么洗衣粉、卫生纸、买菜买水果啦。开始的时候，我不堪其扰，但是，我后来设置了一个inbox，其实，就是在冰箱旁放一个便利贴和一只笔。当这些碎片任务像圣旨一样降临时，我马上、现场、立刻写下来，贴在冰箱上。

这样，当我每周去超市采购一次的时候，也就是碎片任务批处理，再也不用在货架前抓耳挠腮，用脑子去回忆采购任务了。我只要从冰箱上，把那些便利贴揭下来，贴在我手机后盖上，一个脑细胞都不用牺牲，但是一件东西都不会忘了买。就这一点，其实就是利用建立inbox机制，解决碎片任务批处理的问题。

第2个概念，任务体系。其实就是将收件箱收集的任务分门别类、收纳整齐，形成一个自己的的任务管理系统。你是不是觉得抽象？不用担心，记住一个公式：365+52+12。

365、52和12是什么意思呢？其实就是，365天，52周，12个月。我在每年开始之前，都会买一个厚厚的、365页的笔记本。

365天，就是每天早上，利用我最理性最清醒最积极主动的时机，专门用10分钟写下今天的日计划。

同理，52周，每周第一天，利用我最理性的时刻，专门用半小时，先翻看我这个月的月计划，然后选取其中部分任务作为本周的周计划。周计划，其实就是月计划的分解。

12个月，每个月第一天都利用我最理性的时刻，专门用1小时列下这个月的月计划。

这样，这个不离身的笔记本里面，就包含你全部任务的任务体系了。它是你最称职的私人秘书，你最可靠、最不应辜负的朋友。

第3个概念，复盘。做完了任务，你要留下简单的记录，不然，等你写周报、写月报的时候，就等着傻眼吧。只要养成1个习惯，每天晚上在休息之前花5分钟梳理一下今天的情况，这既是简单的时间开支统计，也是对今天的一次复盘。

这三个概念，从前到后，就是一个任务在你的任务管理系统中，从出现到完成的过程。用inbox快速收集任务，用任务体系规划安排任务。每一天结束前，归档记录，以备以后查询和复盘。

掌握3个小概念，你会发现，你有一个工作流程了：

首先，所有的任务，用inbox快速收集；

然后，inbox任务按时间进入你的任务体系，也就是12个月计划，52个周计划，和365天的每日计划。

最后，执行，统计，复盘。每天做一个简单的任务和时间开支统计。

3. 小能熊的一天 | 如何用1页纸做好任务管理？

掌握这3个核心概念，下面，你用1页纸就能做好个人任务管理。落地执行的效果，甚至要好过那些过度复杂且昂贵的GTD软件。

这是我设计的一个每日任务管理的模板。每天，用1张纸，分成ABC三个区，就可以做好任务管理。

（文稿末尾有不带标注模板供下载）

右下角的A区，那是你的任务收集区，也就是Inbox区，右上角的B区，是你的任务体系，列出了你今天的任务清单。左边的C区，则是你的复盘归档区，是每天晚上睡前对自己的5分钟总结。

A区：任务收集区

Inbox区，用途是收集任务，避免遗忘，缓解大脑压力。例如，你在工作的时候，当各种任务不断向你涌来，你不要疲于奔命把自己当成苦哈哈的救火队长，，你可以先记录在inbox区域，不要用脑子硬记事情。否则，同时想着几件事情，肯定做不好任何1件事情，人类大脑就不是这么工作的。Inbox帮你收集任务，你继续专注地执行原来的任务；

B区：每日计划区

B区的任务清单是你的每日计划，这个清单里都是来自你的任务体系，你给今天的自己立的flag。

一定要坚持一个原则：10分钟原则。每一天，在做任何具体任务之前，在你最清醒、最理智、最热血的时候，先花10分钟做这件时间ROI最高的事情：定计划。你还记得时间ROI吗，它是我们的时间管理思考框架。有效的规划和管理活动，是毛利率最高的一种时间开支。正所谓「抬头看路，低头拉车」，这个每日计划，就是你给自己规划的效率之路，当然，你也可以称之为「拉车之路」。

定完计划，绝对不能改，要对自己诚实，这样，你才能知道自己到底是眼光格局不够，还是执行力不够。这也是我为什么主张用纸笔做任务管理。好处之一，就是不方便我们「自我欺骗」。所以，10分钟的计划时间，我称之为每天雷打不动的「立flag」时间。

每天一页纸，1年的任务管理用1个日程本就可以搞定。这个本子，包括365天的每日计划，52个周计划，12个月计划，它就是你的任务体系。

针对B区的每日计划，这里提供两个小贴士。

第一，把重要不紧急任务提升到战略高度

请用重要紧急四象限来规划你的每一天，而且，要把第II象限的「重要不紧急」任务放在最上面，提升到战略高度。因为，作为效率人士的你，不应每天都被火烧眉毛，而应该每天对自己的长远规划做最少1小时的努力吧。这样的话，很有可能你以后就不会被很多紧急的事情火烧眉毛了。这里的任务，可以用之前讲过的小能熊 3things系统来推进执行。

每日计划中的重要不紧急任务，毫无疑问属于20%关键任务。这里，关注80%常规任务的一页纸GTD和关注20%关键任务的小能熊3things系统就合体了。你可以直接讲每天执行3things的便利贴直接贴在你的笔记本中。

第二，给每项任务，设一个时间限制(deadline)。相信我，不加时间限制的任务清单，就只是一个美好的愿望。举个例子，如果你做一份工作汇报PPT，没有时间限制。那么，这个任务，它就会像得了帕金森病，不住颤抖，无法控制自己，一直拖延到最后不能再拖、截止日期(deadline)到头的前一个深夜。

这就是时间管理的「帕金森法则」(Parkinson's Law)。这是英国学者帕金森在1957年针对组织机构的效率研究论文中提出的:

工作会不断膨胀，直到填满截止日期前的全部时间（work expands so as to fill the time available for its completion）。

虽然和老年人会得的、身体不受控制疯狂抖动的帕金森老年病没啥关系，但是，这个法则描述的任务消耗时间不断膨胀的情况，特别像是这些任务都得了帕金森病：

所有任务，都会一直都抖动、不断膨胀，直到最后不能再拖、截止日期到头的前一个深夜。

Deadline当前，大难临头，绝大多数人都不至于死不悔改，都能突击一下交差，虽然整个熬夜挣扎的体验很不好，工作学习效果也非常差，就是蒙混过关。但是，这也验证了一句话：deadline，是第一生产力。

但是，你也可以不必如此。如果你在每日计划里给今天的这个任务加一个时间限制，任务旁边写上任务完成所需要用的时间，例如3个小时，或者6个番茄。半小时是一个空格，每做半小时工作，你用笔将一个空格涂黑。一天结束之后，你看着几个空格被涂黑，几个空格没被涂黑，你就无法自我欺骗啦。而且，你会发现，你用3小时完成的任务，质量也不会输给用3天时间完成的任务。不是所与任务都有deadline，尤其是那些正确的、重要的、对人生起着关键作用的重要不紧急任务，例如读书、学习、跑步健身、职业成长，那么，记住第2句话：没有deadline，也要创造deadline。

一件事情，也能消耗10分钟，也可能消耗2小时，而最终效果往往并没什么区别。公司里的杂事，例如发票报销，可以做1整天，也可以1小时搞定。刷一刷微信公众号或朋友圈，可以花10分钟，也可以花半天。

而为了避免这些任务像黑洞一样吞噬你的时间，请你记住两句话：

Deadline是第一生产力！
没有deadline，也要创造deadline！

C区：归档复盘区

这个一页纸GTD系统，右边是inbox区域(A区)和每日计划区域(B区)，左边的C区是归档复盘区，从上往下，这一栏应该成为你从早8点到晚8点的时间开支统计。

每天睡前，用5分钟时间，沿着今天的时间轴，回顾一下你今天的时间是如何利用的，并且记录下来。解决两个问题：

我的时间，都去哪儿了？
我今天做了哪些事情？

这样，这一页纸，就是你一天的任务管理系统。再配合上52份周计划、12份月计划，可能你每年只需要买一个最普通的笔记本，做到最简单的几个任务管理原则，就能同时兼顾整体和细节，同时做好规划和执行。

这个系统，简洁但不简单，比电子软件更有仪式感，约束性更强，积累起来的效果也更直观。能帮你克服自我感动，在你效率爆表的成长道路上助你前行。

4. 来源：3年审计师期间的任务管理实践

这套任务管理系统，来自我做审计师期间，用纸质笔记本管理工作、学习和生活事务亲身实践。从2013年7月一直到2015年11月，在四大3年审计师生涯期间，我一直用「拍纸本」(Legal Pad)来做自己的任务管理。

拍纸本，是西方国家律师们常用、便于快速记录的记事本，但是我用它来是做自己的工作管理。

因为当时做审计师期间，项目任务非常繁重，我每天，在做任何的具体工作之前，先对工作进行梳理。我不会急于去立刻开始着手一件一件去做事情，反正事情是永远做不完的，我会先浪费几分钟来做规划。我每天要做的事情，哪些是重要不紧急的，哪些是重要又紧急的。我把它分门别类，一条一条都给列出来。

每天的任务管理可能花几分钟的时间。然后，这一天剩下的时间，更多就是：

需要专注的任务，使用番茄工作法，提高专注度，克服拖延；

低价值、不需要专注的琐碎任务，化零为整批处理。例如，贴发票报销等行政琐事，我一般会在做完好几个番茄，大脑实在需要休息的时候来做，换换脑子；

每天要做的事情，当天的任务当天的消除；

如果不能消除的话，我就把它移到下一天去；

而且我每周、每个月、都有一个总体规划。

这样的话，我三年下来，积攒了厚厚的一摞这个本子。我用了一大摞拍纸本，我把部分本子一直保留了下来，放在我的书架上，厚厚的一摞。每次翻开的时候，我都能够看到过去自己在每一天做的事情，是怎么使用我自己的时间投资自己的，也是对我过去人生的很好回顾。

这一套方法，也可以用别的方式执行。例如，像Moleskine等文具品牌都推出按日设计的日程本，一年365天，每天一页纸。只不过这些本子的页面没有按照任务管理的理论和操作实践来设计，怎么用都行。正是因为怎么用都行，所以不知道怎么用，结果，花了200多块买一个本子，结果买来后一直到过期了，都没有用起来。