09 高效的秘密武器 | 【职场工作台】模板，让你在职场的点滴努力都有回报

用逻辑驱逐混乱、用秩序重塑人生，让我们学习思维工具、掌握思维秘密。你好，我是思维训练师@高雁鹏。

我曾经读到过这样一句话，是对职场小白的工作状态描述：

因为我们不特别清楚，

究竟什么工作对我们更为重要，

所以每件事好像都很重要。

因为每件事好像都很重要，

所以我们不得不每件事都做。

有些人看到我们每件事都做，

所以，他们期望我们什么都做。

每件事都做让我们非常忙碌，

所以我们没时间去考虑，

究竟什么对我们最重要。

可以想一下，你是不是这样？这是对职场“瞎忙族”最好的侧写，那你是不是就是传说中的职场 “瞎忙族”，下面就是【瞎忙】和【会忙】的对比，你要是符合三个以上瞎忙族的工作特点，就要小心了。

瞎忙，有问题四处寻求建议；

会忙，有问题果断采取行动。

瞎忙，所有工作都很重要；

会忙，每项工作都设定优先顺序。

瞎忙，面对工作手忙脚乱；

会忙，对待工作忙而不乱。

瞎忙，对待工作来者不拒；

会忙，对待工作有舍有得。

瞎忙，不停强调自己有多忙；

会忙，让结果为忙碌代言。

瞎忙，从没有时间；

会忙，把时间留给真正重要的事情上。

瞎忙，同时处理几个工作；

会忙，专注于一件重要目标。

瞎忙，希望讨好所有的人；

会忙，只花时间讨好重要的人。

1. 根治【战略懒惰病】

每个人的生活、工作或多或少都有这种瞎忙的状态。我们对自己的工作生活是「失控」的。我们不是自己生活的「将军」，我们只是「士兵」，在不断地忙碌，或者被别人掌控着，被别人的命令或者任务驱使调度着，疲于奔命。

雷军曾说过，

不要用战术上的勤奋掩盖战略上的懒惰。

今天就给大家介绍「思维导图工作台」解决方案，重新夺回工作生活的主动权，做自己生活的「将军」。

1.1 思维导图工作台

在战争片中看到的「沙盘」，所有高山河流的地形都非常直观地在眼前，所有敌军和自己作战力量、行军路线也一目了然。在这样的「沙盘」面前，我们对整个大局有把控，同时对局部细节也成竹在胸。我们对自己的工作、生活也是如此吗？你有自己工作生活的「作战沙盘」吗？

今天介绍的思维导图工作台，就是我们「个人作战沙盘」，帮助我们掌握工作、生活的战略全局，同时又清楚每天、每周、每月的任务细节、进展情况。

2. 【思维导图工作台】的5个步骤

搭建思维导图工作台只需要5个步骤：

搭建框架

收集信息

进一步细分任务

标注任务重要性

标注任务进度

2.1 搭建框架

首先我们在导图中建立【XXX的工作台】的中心主题，我把工作、生活的任务分为「项目类」和「运营类」两个子主题：

项目类任务：针对某个目标的临时性工作；

运营类任务：持续进行和日常维护性质的工作。

这是两类截然不同的任务，学会区分这两类任务十分重要，请判断下列四项工作中哪个是项目类工作？哪个是运营类工作？ - 开发一个新的软件 - 每季度的奖金发放工作 - 组织一次项目管理培训 - 每个月的绩效考核统计 给大家5秒钟时间思考……公布答案：

开发一个新的软件：项目类任务

每季度的奖金发放工作：运营类任务

组织一次项目管理培训：项目类任务

每个月的绩效考核统计：运营类任务

其实，区别起来也很简单，只要任务带有「每天」「每周」「每月」这样的词，就代表是重复性任务，就是运营类任务。项目类任务都是从无到有，是从0到1的过程，运营是从1到100的过程。

那为什么要重点区分的项目任务和运营任务呢？因为只有项目式任务代表创新和开拓，往往更重要，需要的能力要求、投入精力时间更多；运营式任务虽然也很重要，不可缺少，但是更多是日常维护类的任务，缺少创造性和挑战性，但稳定性更高，重大错误发生的概率更低。只有在搭建框架的时候，我们就做好这样任务区分，我们才知道什么才是我们需要投入更多的「战略要地」。

这样的划分也会让我们更清醒看到自己的工作中的价值。如果你的任务全部是运营类的，就说明你的工作不太容易出彩，工作缺少激情，这就要引起你的重视了。有一些岗位的性质决定了大部分工作是运营类任务，比如行政和后勤；在这样的岗位上，工作内容不变，工作质量更稳定，但同时要试着主动创造一些「出彩」的项目类工作。这时候可以使用绿色的创意帽子，打开脑洞，用「头脑风暴」想想现有工作有什么机会开拓一些项目类任务。

在家庭生活中也是一样，比如正在筹备的婚礼就是一个项目，每天定时买菜做饭、打扫卫生就是运营工作。备孕就是一个阶段性的项目，而每天接送孩子上学放学就是一个运营工作。家人住院需要照顾是一个项目，出院后的长期的调理和身体锻炼就是运营。

家庭中的项目和运营类任务需要大家共同承担。一旦过多的承担某一类任务，长期就会有一定的副作用，比如柴米油盐、扫地做饭，这些任务非常辛苦、零碎，但是家庭中如果只有运营任务，生活就会变得平淡，夫妻之间沦为「搭伙过日子」，缺乏精神层面的交流和惊喜。这时候，就需要我们去制造「新鲜」。什么是「新鲜」呢？就是要启动某些项目类任务：

策划一次全家出游

重回谈恋爱时候的「老地方」

浪漫的烛光晚餐

排练一个三口之家的节目

2.2 收集信息

当我们有了工作生活的任务框架之后，下面我们就整理出自己的所有任务，并把任务放到相应的项目或运营主题下面，其实就是用思维导图整理的待办清单。

比如，你想到目前的事工作包括：填写统计表格，写培训报告，机场接客户，写策划方案，产品A的发布会，如何分类呢？做成工作台就是下面这样的：

类似的，在家庭生活中、罗列出共同面对的一些任务，比如，装修新房、搬家、辅导孩子作业、买礼物看望父母、洗衣做饭，工作台就会是这样的：

工作和生活的需要分开制作成两张思维导图，工作的一张，生活的一张。生活中的任务也需要精心的安排和时间上的规划才能处理的井井有条。

安排好生活中的任务，让所有人都享受存在感、价值感，其实是生活的大智慧。

2.3 进一步细分任务

有的任务不是一步就能完成的，而是由一系列小任务构成的，这就需要我们进一步拆分、展开。

比如产品发布会，就可以展开为，邀请媒体、布置会场，准备发言稿，准备宣发文案等等等等；装修房子可以细分为制定设计方案、购买装修材料、签订装修合同和现场装修监督等等等等。

IBM高管曾经写过一本书，书名叫《如何吃掉一头大象》，讲述的是他如何将濒临破产的IBM这头巨象，透过全面的改造，重新站立的过程，而书中的核心就是要学会将一个中长期的目标，切分为一个一个短期的更容易操作和完成的目标，就是将大象切成一小块一小块，每天吃一块，最终实现目标。

这也是这个环节的价值，我们需要将大任务细分为可执行的小任务，这样看起来就更加现实和可以完成，项目类任务细分出的任务还是项目任务，运营任务细分出的任务也还是运营任务，性质不变。

2.4 标注任务重要性

任务拆分完了，但是每项任务的重要性不同，我们要加以区分，才能排定优先级别。

所有的任务分为三类进行标注：

非常重要，用图标优先级 1 来表示

一般重要，用图标优先级 2 来表示

非重要性，用图标优先级 3 来表示

职场工作中往往由任务的布置者定义重要性，员工有权要求领导介绍下工作背景，从而大致对工作重要性进行区分。如果任务的重要性不加以区分，这就会导致任务安排没有优先级，导致你正在做的可能不是所有工作中最迫切的一件，甚至影响团队后续工作。

所以在每次接受任务时，务必和任务的布置者确认任务的优先级，或者将目前手里的工作和新接收的任务进行比较，每次接受工作都需要给任务制定重要性。

相似的，在家庭任务中，也需要根据不同情况对每项任务区别对待，比如虽然接孩子上下学和买菜都是每天出门例行的任务，但接孩子要比买菜重要，可以定义为非常重要的日常工作，标注为1；，而买菜可以定义为非重要性日常工作，标注为3；同样是项目，逛街挑选爱人的情人节礼物，就要比给同学买生日礼物要重要，前者可以标注为1，后者可以标注为2。

生活中，总有人弄错重要性，认为外人更重要，家人都好说话，怎样做都能彼此理解，但我认为恰恰相反，家人才是最值得重视的人，家才是值得投入更多的地方。

2.5 标注任务进度

将每项工作的进度用图标进行标注。

所有的任务分为四类进行标注：

未开始的任务

完成四分之一的任务

完成二分之一的任务

完成四分之三的任务

全部完成的任务

这个环节里需要根据每项任务的进展进行区分，可以简单的根据目前任务的进展用图标加以区分。这样一来，我们就知道每项工作完成情况，好安排后面时间、精力分配。

3.【思维导图工作台】的日常使用和维护

当我们建立好思维导图工作台之后，下面我就介绍下每天我们如何使用这个工作台。

3.1 筛选当天需要完成的任务

我们挑选任务就像为自己准备吃到嘴里的美食一样，新的一天开始，我会为自己的时间和精力准备一份怎样丰富的盛宴，以填满我们一天的生活呢？想想怎样的取舍会让时间有意义，人生变得充实。

这就需要在一天的工作开始前，在思维导图中，新建一个【今日任务】的子主题，将所有任务中你认为需要今天推进的任务放进今日任务主题里，这些就是今天的要吃到嘴里的“推荐菜”。

注意两点：

今日任务包含当天要推进的所有任务，并非仅是需当天完成的任务

将挑选出的任务由运营和项目主题下复制至今日主题，不要剪切

注意，每天挑选的任务一定以重要性为主，然后再挑选一般重要和非重要任务。这就是对每项工作排出重要性的作用和意义，因为既然是推荐菜就应该是色香味俱全的，而不是摆出来一桌子泡菜和咸菜，虽然很丰富，但是没营养。

3.2 对【今日任务】中的任务进行排序

接着，我们需要把当天的任务进行审视，按照排列顺序执行。

【今日任务】中置顶的三项任务，是当天最重要的，是务必推进的三项工作，其实就是我们给自己的安排的菜肴中，务必吃到嘴里的，就像每天三顿饭一样，这三件事也是必须完成的。在安排任务顺序时就要向自己承诺，无论怎样，每天三件事必须推进，不能逃避，不能自欺欺人。

当天固定时间段的任务可以放在末端，比如确定了时间的工作会议，或者已经安排的下午3点开始的一场电影。

在我们团队陈华伟老师的「自我管理训练营」中，也是特别强调了「3 things」每天重要三件事要优先做，才能避免「瞎忙」。在这里，我们用思维导图非常直观地从整体上看到每个任务的重要性。

3.3 审视【今日任务】

对任务排序后，要对当天所有任务进行审视，就审视每天的菜品搭配是不是荤素平衡，荤菜就好比是项目类任务，素材就好比是运营类任务，要营养均衡：

审视【今日任务】中是否既包含运营类的任务，也包含项目类的任务

考虑当天的可控时间，审视是否安排了过多或者过少的任务

之前提到，

项目类的任务是带有突破性质的。

运营类的任务是带有改善性质的。

所以每天的任务中需要有改变和成长类的任务，这样才能监督自我的进步和突破。但当天的任务都是项目，就需要耗费过多精力和时间挑战不熟悉的领域，带来过大的压力，所以需要检查项目和运营任务所占的比例是否合适，我个人的经验是，以时间为刻度，投入项目任务的时间和投入运营任务的时间4:6为佳，但这完全取决你现在所处的岗位和承担的责任，但完全没有项目或完全没有运营都是不合理的。

比如，如果一天的工作时间为8个小时，我会把5个小时的时间用来课程更新、商业客户谈判、和同学互动交流、和员工开会，而剩下的3个小时，可以找个安静的地方写新的课程，设计线下活动，和团队一起制定发展战略。

如果在家里，我除了打扫卫生、整理房间外，剩下的时间用来规划假期的出行安排，筹划孩子的生日party，或者看书，当然辅导孩子功课也是很重要的日常工作。

而审视过多或过少的任务，就是避免出现“眼大肚小”，做多了吃不了，或者“吃不饱”的情况出现。

3.4 执行【今日任务】

一个基本原则：一次只做一件事情。

「今天有十件事要做，我打开电脑看到一堆任务和资料，觉得每个都很重要，每个都想碰一下，跳来跳去没多久就很烦。然后我去碰了一下手机、看一下抖音又看了一眼我淘宝买的东西到了哪里……一、两个小时过去了，我还是没有完成任何作业。」

大家一定觉得好笑，十件事都做不完了，他却选择做了”第十一件事“？其实很多人都会这样，这就是我们工作中的日常，这也让我想起在家里看电视，遥控器在手里时，总有人喜欢不断换台，总想找到一个更合自己胃口的，但一个小时过去了，没有一个节目被完整的看完，这就是【遥控器效应】，解决的办法是选择一个最喜欢的频道，然后把遥控器的电池扣掉，当然这不是最好的办法。

但执行任务时，当我们明确了一个目标，就应该全力以赴的专心执行，因为同时推进很多事情，会感到焦虑不安，需要不断转移注意力，人的精力有限，同时向不同任务分散，效率就会大大降低。

用思维导图执行任务时，可以将非【今日任务】外的所有任务全部收缩隐藏起来，帮助我们聚焦于当下的工作。

3.5 每日更新任务进度并归档

我们在建立【思维导图工作台】的时候会对每一项任务都定义任务的进度，那每天任务完成后，我们也需要对任务的进度进行更新，根据整体情况完成每项任务进度的调整，注意两点：

频率高或很短时间可完成的任务不需要更新进度，比如每天的例行工作，接孩子等没有意义；

短时间可完成项目工作只有未开始和已完成两个状态，不需要标注过程中的状态。

归档是指根据【今日任务】的执行情况，将任务归档或者删除，好比吃饭后要收拾碗筷，这些餐具要重新放回厨房，第二天吃饭时还要拿出来用，而有一些剩菜就要封存起来，冷藏在冰箱里，但这样的菜也不能存太久，否则就会坏掉，就像我们的做一件事情时，一鼓作气，再而衰，三而竭，一个道理。

将完成的任务放在新建的【归档】主题下

若要详细记录，可在归档主题下按时间（周、月、季度）建立【归档】子主题分类

归档的任务可在【项目任务】和【运营任务】中删除

未完成的任务需要在原位置更新进度

每天清空【今日任务】主题下的任务

比如，你今天完成三件事，第一件是确定了新房的设计方案，第二件是接孩子放学，第三件事是和老公看电影，还有一件办理出国护照的任务没有完成。

那你就应高把新房的设计方案标记为完成并从项目新房装修中，转移至归档，【7月份完成】主题下；孩子放学是每天需要完成的任务，无需归档；而和老公看电影，也可以归档至【7月完成】主题下；而没有办理工作护照的任务从今日主题中删除，但该任务还在你的【思维导图工作台】的待办任务中。

大家可以看一下示意图：

3.6 【思维导图工作台】的高效原理

通过以上的介绍和示例，大家应该对【思维导图工作台】有了基本的认识，总结一下这个方法的特点，就像我们说的，“菜单”有什么好处，直观，一目了然，有层次、有逻辑的看到推荐菜、特色菜、荤菜或者素菜。我们的思维导图工作台看着也是一目了然，同样的每个任务不同的难度就像每道菜不同的辣度，根据个人口味和食量选择才能既吃饱又吃好，概括地说，用思维导图做任务管理有如下好处：

思维导图直观展示每天的任务内容

思维导图直观展示任务优先级

思维导图展示任务的进度

思维导图方便的对完成的任务进行归档

思维导图对【当日任务】进行聚焦

4. 拒绝【瞎忙】

记得一开始的测试吧，你是“瞎忙族”还是“会忙族”，清晰地思考可以摆脱【手忙假乱】，重新找回【忙而不乱】的自己，什么是忙不不乱呢？就是永远清楚在自己在做什么，正在做的这件事既然是最重要的，心态就【不会乱】，有了【思维导图工作台】在战略和战术层面都成竹在胸：

知道过去做了什么

知道现在该做什么

知道将来要做什么

再配合「自我管理训练营」所交付的各种工具、模板，以及战胜拖延的「熊猴作战」游戏，我们就能重新夺回工作、生活的控制权，重新建立生命的秩序。

对了，做好这张【任务沙盘】后，别忘了展示给需要的人看哦，让大家知道你【会忙】，绝不是【瞎忙】。

5. 复盘

最后，我们来总结下今天的内容：【思维导图工作台】

【思维导图工作台】的5个步骤：

搭建框架

收集信息

进一步细分任务

标注任务重要性

标注任务进度

维护工作台的步骤：

筛选当日需要完成的任务

对【今日任务】中的任务进行排序：选出Top3

审视【今日任务】

执行【今日任务】：一次只做一件事

每日更新任务进度并归档

【思维导图工作台】的高效原理：

思维导图直观展示每天的任务内容

思维导图直观展示任务优先级

思维导图展示任务的进度

思维导图方便的对完成的任务进行归档

思维导图对【当日任务】进行聚焦

拒绝【瞎忙】：

知道过去做了什么

知道现在该做什么

知道将来要做什么