1、汇报制度就是错峰管理。
2、周报日报老板不一定会认真看,但这是重要的数据基础和信息来源。
3、不要把问题个人化,将注意力放在目标上。
你好,我是马东,这里是职场B计划。
这周跟你聊聊“周报”这件事。我发现,做职场课啊,对我自己也是一个非常好的教育,因为有些话题,说实话,自己真的想不到。
那有很多听众,他们的留言里面倒提醒了我们,他们内心真正关心的事。比如,今天的话题就是这样。有听众提了这么个问题,说实话,真的我之前没有想到,所以我认真地思考了一下。
他提的问题是说,很多职场的人都特别烦写周报和日报,总觉得工作做不完,还要干这种没什么产出、也未必有人看的事,觉得这个公司特别官僚。甚至,这个奇特了,他的脑洞是“这就是老板在监视和控制我!”
好,咱们就来聊聊这个话题。
其实在我看来啊,老板就是因为不想监视你,才让你写周报。为什么这么说?我告诉你,老板能监视几个人,你想一想。
从管理学的角度来说,一个人适合直接领导和管理的人数,最多七、八个,超过八个,整个沟通和管理的效率,都会开始下降。
二战的时候,美国陆军参谋长马歇尔,指挥千军万马打第二次世界大战,几个人向他汇报?五个人。也就是,他直接管理的人,只有五个。
现在的公司讲求扁平化管理,需要减少汇报层级,于是好多leader啊,就要直接管理团队里的每个人。
但说实话,这是不科学的。为什么?如果每一件事、每一个人,都要一个leader去管理,你就甭干别的了;同时,等待你的管理,也依然是一件低效率的事情。
所以,这对于个人、对于团队的消耗都非常大,且难以持续。于是,我们有了周报、日报这么个玩意。
在我看来,这种汇报制度就是所谓的错峰管理,就是给大家一定的自由度,咱们不用在办公室门口,全都在这排队,等着见面谈。其实,这会使大脑回路也产生拥堵。
你可以自己决定,有什么事重要就多说,什么事不重要就少说;管理者则可以挑着他感兴趣的事情,有必要的时候才向你咨询,这恰恰是让我们摆脱这种人盯人的必须的监视。
好,到这你会问说“那我写周报,老板真的看吗?”这是我想跟你说的第二点,周报、日报写着心烦,老板未必会仔细阅读。
说实话,从头到尾仔细看的概率,可能真的没那么高。但是,它有一个重要的功能,是什么呀?是留底。这个留底,不是指留底案,也不是指上下班打卡那种单纯的记录。
咱们都知道,人的记忆容量其实是有限的,稍微时间长一点、距离远一点,都会忘掉,忘不掉的则会引起焦虑。但是现在,随随便便一个项目,周期巨长、环节巨多,不依靠外部工具留底,其实是很难运作的。
我在爱奇艺的时候,我汇报给龚宇,龚宇是一个学自动化出身的博士,他的工具系统非常发达。怎么说呢?他的电脑里面的邮件系统,据说有160多个功能他会用。
你想想看,一个软件,你基本上发邮件、收邮件,你还会什么?还有160多个功能,他都会用,我都不知道,他在里面记下了什么。但是,每次跟他开会,他打开他的电脑,就会开始不停地问说“诶,上次说的那个事,进行怎么样了?”“上次说的那个事,又到什么状况了?”“咱俩上次说的,跟今天你说的,不太一样哦!”
所以,他把所有的工作,都外化成数据,存储在信息系统里面,这样他不会忘事。因为他不需要记事,所有这些交给系统去做,他的效率就会更高。而你的周报和日报,其实就是他们重要的数据基础和信息来源。
即便当时没有时间细看,但留存的报告,会构成一整套的回溯系统,出了任何问题,可以找到原因、找到责任人。而书写和回溯周报和日报,也可以倒逼自己,去梳理和反思自己的工作路径。
所以,即便你觉得写的没什么价值,老板看着也没什么大的意思,好像都大同小异,但是,大家共同构成了一个有价值的系统。这个系统,不仅提升了公司运作的效率和稳定性,还能降低所有人的焦虑水平,也给个人留下了工作的痕迹,其实,也就是你成长的痕迹。
最后,这个话题里最大的脑洞,也是我觉得这个话题里,隐含的最大的那个问题,叫“他是不是在监视我?”
你有这种想法我理解,但是我也想请你问问自己,就是老板为啥要监视你?老板的工作是完成他的工作目标,达到股东和他的上级的预期。我说实话,他没工夫,也没必要监视你。
在这,我们把这个话题往外引申一点,就是不要把问题个人化。
很多初入职场的人,在遇到一些挫败或者不爽的时候,且找不到具体原因,就特别容易产生一种错觉,觉得“有人在针对我!”如果换了几家公司,发现各有各的难受,这时候你可能会明白,其实没有什么制度是针对个人的。
制度是长年累月被验证有效的机制,而沉淀下来的。制度当然可以迭代,但是你要明白,它变或者不变,个人感受其实不是最重要的原因。制度其实是一种系统保障,它设计出来,就不是为了针对某个人的。要不然,它就不叫系统和制度。
我们特别容易啊,把很多东西给人格化。什么意思呢?你想想看,当你提到别人家的公司,当你提到另外一个群体,当你提到另外一个国家,甚至另外一个民族的时候,你都下意识地会把它拟人化,老觉得它是一个有性格的,有优点、缺点,有脾气、不理智的人。但实际情况,真的是那样吗?
你要知道,任何一个被你人格化的集体,其实都是由很多人、很多因素共同构成。他们内部的力量关系,比我们想象的往往复杂得多。如果你不能看到它其中的颗粒,你就不能说你真正了解它。
恰恰相反,如果你像庖丁解牛一样,能够看到它内在的肌理,哪是血管、哪是肌肉、哪是筋、哪是脂肪,那个时候,你才能说你真正地了解一个之前被你拟人化的群体。那个时候,我们就会避免犯这种过度拟人化的错误。
所以,还是那句老话,你把公司当什么?家庭需要把你哄开心了,学校需要把你哄毕业了,那公司呢?公司里,谁也没有义务哄着谁,关心个人情绪的最终目的,也是为了实现公司的既定目标。
我的建议是,把注意力放在目标上,有两个好处。一方面,你可以更多地理解制度和系统的价值;另外一方面,你就没那么容易把问题个人化了。
好,你遇到过这样的问题吗?欢迎分享。
我是马东,职场B计划,明天见!
马老师分享的关于龚宇使用邮箱的案例给我很深的印象。在如何更好地使用邮箱这件事上,我的老板也专门给我上过一课——如何分类,如何快速查找等等。好的老板或许都有一些高效处理信息的方法。
借着今天课程反思一下自己的经历:①新人日报:每天都在愁要写什么才能更好的展示自己,日报是个任务;②周报:像个备忘录,每周做了什么,下周计划是什么,提醒自己是否在朝着季度KPI走,也清楚的知道自己的周报是自己老板的周报的素材;③不用写日报:公司对低层级减负,第一感觉是放松,但第二感觉就是不被需要了,还挺喜忧参半的。④项目周报:参与项目后的定期汇报更像一个平台和窗口:同步进展和困难,及时对标,求资源等等。对了,再分享想下关于老板看不看这件事,有段时间我有双主管,周报要发给两个老板,邮件的已读功能让人心烦:哪个老板最快时间已读,哪个老板长期不读。真想送给那段时间的自己一句话:把注意力放在目标上……
另一个阿谣 回复 @123咚咚锵: 不,只是一个不认输的金字塔低端员工…
把注意力放在目标上。写周报就是为了不监视
谈日报和周报。日报和周报是领导了解部分员工工作状况,项目进展情况的方法和工具。从员工的角度觉得烦,尤其每天的琐事觉得没什么写的,或者事太多哪有功夫写。况且领导也不一定会认真看,也就瞄一眼了事。但是长期来看,它是对一段时间自己工作的梳理和考量,工作情况的记录和资料。 我的工作很少要求写,因为财务工作琐碎,有些岗每天工作也差不多,感觉不好写,也就一行字而已。如果写个月报倒还能凑些内容。
马老师是否可以开发一个课程,展开讲讲龚宇如何使用邮箱的160多个功能,很想学了
我们老板要我们写日报周报月报发在群里 但是他肯定不会看的
所以龚宇用的邮件系统是哪个
周报工具发挥效用与使用者投入程度相关。同样一篇格式化文章,有的神采飞扬,有的淡如寡水。投入度影响到内容的精彩程度。从另外一个角度来讲,公司提出的一项规章制度,总是要通过相应的形式把它落地成为具体的行动。周报在一定程度上是让大家不断的去校对目标,对齐工作方式跟方法。在一个球队中要有固定的打法和相应的配合,不是说只有这样才可以赢球,但是要在复杂协作系统中形成默契,是需要一定的训练,尤其是刻意的练习。至于说监视,如果你只是贡献出自己的隐私被别人知晓,你会觉得自己被侵犯,但是如果双方一同探索未知的区域这是共创而不是监视。组织内部的透明度恰恰是其健康度的体现。
好久不听马老师的课,这两天得闲听一节,很有启发,对我来说,最有价值的是课里观点和建议背后的思维方式,以下几点简略概括: 1、一件事情,学会站在与之相关的不同人的角度看 写周报日报只是其中一个案例,凡事如果能跳开自己的思维格局,思考:为什么公司会有这个制度?站在老板、组织的角度有什么价值,得到的结论可能会大不一样。 2、永远只会站在自己立场思考问题,永远只能做现在的事。 说白了,你都没有站在管理者的角度考虑过问题,怎么可能无端坐到管理的位子上,坐上了也不一定能做好。 3、理性认清所谓公司这个组织系统到底是什么 以高效达成组织目标为核心追求的架构。
对于不喜欢汇报工作的人,很适合写周报日报,让老板知道自己在干什么。写出来,自己的安排有时间节点,避免浪费时间,如果老板看,更好,老板不看,自己也锻炼了总结的能力,只有好处,没有坏处。我很支持写周报日报