整理术可以用到工作中,一定程度上帮助你提高工作效率。
这当中,我们要经过3个阶段,从具体的物品整理收纳,逐渐过渡到抽象的信息、思维整理,慢慢进阶:
l 第1阶段,办公物品、办公桌面的整理收纳;
l 第2阶段,电脑桌面、电子文件的整理;
l 第3阶段,信息、思维的整理。
第1阶段:办公物品、办公桌面的整理收纳
目标:分辨重要事物、设定优先顺序;分区化
办公桌面以电脑为中心,左边是一个区域,右边是一个区域,电脑所在的位置是中间区域,根据物品的使用频率、自己的习惯,将办公用品有条理地分散在3个区域内进行收纳:
我的办公桌面
我司小伙伴Lina的办公桌面
在整理办公物品的时候,我们是按照自己对物品的需要程度,或者说,是一件东西对工作而言的重要程度来进行分类的,这其实跟时间管理上的四象限工作法很相似:
在以重要程度为纵坐标、以紧急程度为横坐标的象限中:
l 重要且紧急的工作,就像我们离开就不行的办公用品,要优先且立刻做;
l 重要但不紧急的,就像偶尔用、但用到时几乎不可替代的物品,给它们做好安排后慢慢解决;
l 不重要但紧急的,有点像让自己心情愉快的东西,从本质上讲它可有可无,你完全能够交给别人;
l 不重要又不紧急的,像不必要出现在你办公区域的东西,抛弃掉,尽量别做了。
当你能够掌握这种由实体物品到抽象信息、任务的轻重缓急判断后,就开启了合理且高效安排工作的第一步。
第2阶段:电脑桌面和电子文件的整理
目标:借助方法和工具,充分利用、优化电子化办公
和办公桌面类似,电脑桌面也分成3个区域,按照“今日增加任务-今日待完成-已完成”分类,随着任务状态的更新,文件从左往右移动:
文件命名的方式有很多种,但基本套路都是2段或者3段式,比如同一个项目,就用项目名+更新日期来命名,或者不同项目,用项目状态+项目名称+项目负责人来命名。不管具体怎么命名,最重要都是在名字上体现文件的关键信息,并且让大家都熟悉这套规范,按照规范来做:
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加快速度听得
印象笔记
很棒的课程,重复听了很多遍,感觉主播的生活一定的井然有序的,一点都不乱的吧!我也很想看看你的衣柜哦。期待。
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