036 领导的邮件常漏掉?3步曲整理你的邮箱
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音频正文:


亲爱的小伙伴们,大家好,你现在正在收听的是,袁春楠带来的,让你脱胎换骨的人生整理术。


最近学员果果豆儿留言说:


春楠老师,我一直苦于朋友圈的各种刷屏,今天听了您的课程,果断把朋友圈停了,没有了小红点提示,几乎想不到要去点开看看是不是又有谁发了消息了,谢谢老师给我们提供这么好的生活理念!每天做整理,我将一直坚持下去。


继续加油呀。手机整理好,还有邮箱等着我们呢。以前有人这么形容过杂乱的邮箱:说电子邮箱的收件箱,可能是你待办事项的滋生地,盘根错节干扰你的身心。是呀,职场人士一天收到100封左右的邮件并不稀奇,有的外企岗位更夸张,每天会接到4、500封邮件。美国曾经有个数据统计,说上班族平均每天要花1/4时间查收和回复邮件,有的企业不得不明文规定,要求员工减少甚至减少收发邮件,尽量面对面沟通事情,这样反而更节省时间,增进工作效率。


面对每天新冒出的大量邮件,到底该怎么科学整理呢?有3个重点,给邮箱瘦身、下一步行动和邮件归档。


第一步,给邮箱瘦身


先从给现有邮箱里的邮件做减法开始。


1、垃圾箱:每天的邮件中,其实不少是完全不需要理会的广告邮件,如果你日常习惯使用邮箱来注册各类网站用户。注册的越多,就会产生越来越多的垃圾广告邮件。这时最好在每收到第一封垃圾邮件时,为了确保以后再也不用看到,当时就果断退出邮件列表。退出邮件推送列表这一步最多花一分钟,但可以省去日后无数次收到类似的邮件,会给你带来的小烦躁和节省无穷无尽的删除邮件时间。


或者可以手动把同类型的广告邮件设置成拒收模式,这样以后同一个发件人投送的邮件都会自动转入垃圾箱,你需要做的只是每个月一次一键清空垃圾箱就行了。


2、已删除:处理邮件时,通常不需要备档日后查看的邮件可以直接点删除。手动把他们扔进已删除分类,定期一键清空。


3、收件箱里剩余的工作内容邮件,要企业内相应规定来作取舍,通常空间足够的情况下邮件以保存最完整版本为优先考虑,不随意删除当时以为没有用的。比较重要的邮件从入职第一天到离职最后一天,一个不少的保存好是比较可取的,未来在交接工作时不容易出现疏漏。


第二步,下一步行动


打开收件箱,可以做的有收邮件、发邮件、执行和及时授权。


收邮件有这样的小技巧,打开每一封信件只看一遍,也就是only read e-mail once,培养自己一旦看完了信件就马上处理它的好习惯。因为一封信读两次只会花去两倍的时间,而你处理的方式并不会有太大差异。


每天工作结束,下班之前,看一眼邮箱,确保邮箱内没有新邮件也是个好习惯。因为通常一些职场人士的时间安排有问题,通常早上不着急干活,越到下午越来劲。有些邮件恰恰是在大家下班前后一个小时内发出的。第二天一早开会时,很可能你没能掌握最新的一手信息。领导一问,完全不知道,晚发邮件的同事也可能拿这件事当借口说因为你没有看邮件,所以影响了工作进度等等。这样会让你处于被动。为了确保职场中这种类似的小插曲不会发生。在处理邮件时要尽量确保每天早晚,至少查看一遍邮箱,把重要信息一网打尽。


收到一封邮件后,可能需要你回复、转发或写入新内容。收到直属领导的邮件,一定要第一时间阅读并了解领导的工作要求,并最快时间给予恰当的反馈。收到同事需要支持的邮件,可以根据事情轻重缓急进行安排并在合适时间回复。收到公司要求开会、征求意见、通知内部规章制度文件等,一般不需要当时回复,或者压根不用回复,完全可以放在最后处理。


你也可以这样做,通常大型公司里习惯用邮件布置和沟通工作任务。使用的比较普及的工具是outlook。有些公司习惯用foxmail管理服务器上下载的邮件。再小型一些的公司用QQ邮箱比较多。春楠是自由职业,选择了QQ邮箱作为工作必备,每天都会用碎片时间发送、回复邮件的。无论使用什么邮箱流程都类似。一般收到一份工作邮件,及时回复,是对别人的尊重,遇到一些紧急重要的邮件,对方通常都会电话+微信配合跟你沟通,确保邮件及时发出,不容易拖延。 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。如果是比较简单的邮件,可以3分钟之内完成处理的,当下就行动,别拖延到以后。


对每一份邮件都立即处理也是很占用时间的,如果事情比较复杂,当时没法明确答复,那至少可以及时的回复下:”收到了,正在处理,一旦有结果就会及时反馈,等等。


为了提升效率,春楠会把QQ邮箱和讯飞语音输入结合起来用,以前要回复一份邮件,得打开电脑、打开邮件、思考怎么回复,一来二去再加上走神,上了会儿网,可能拖到二十分钟以上才完成。现在呢,只要打开QQ邮箱手机端的一封邮件,花3分钟以内就能完成对邮件的最极简的立即回复(不超过5句话)。其实,处理邮件一点儿都不难。使用高效工具,能大大压缩不必要的纠结时间。


春楠对于收件箱的处理原则是,每日一清,清掉广告邮件、垃圾邮件之后,会区分新邮件是任务类型邮件还是归档类型邮件。任务类型的邮件打开后及时判断,当天能执行的授权给团队或者由我本人的立马完成,当天无法完成放到团队或我本人的未来日程中,这样邮件本身就可以删除掉了。


第三步,邮件归档


对重要邮件、或一些附件作归档是十分必要的。


得根据你的工作需求对邮件作分类。首选是按照工作项目来进行分类,每一封收到的邮件也许是讨论沟通、也许是需要安排下一步行动,或者某些指导性的材料。如果自身工作内容不涉及任何项目(比如我曾经作过部门行政助理的工作,这样的工作大部分需要我当时当天配合同事完成,不涉及到项目高度),你就可以把邮件分类第一层按照年度划分如2016年、2017、2018年。第二层按照公司事业部、部门、领导A、领导B、部门同事A、部门同事B这样的序列排下去。


设好邮件分类之后,就可以把同一个人的全部邮件设成自动归档,这样以后再收到这个人发出的邮件,就可以到对应分类里查看了。


除了邮件可以按照项目来分类,联系人分组也很重要。随着你的联系人数量增多,可能会用公司邮箱同时收发不同人脉圈的邮件,当亲朋好友、同事、客户的信息混杂在一起,每次发邮件都可能要用很长时间才能从联系人列表中找到需要的人。尤其是当你联系人超过30人,又有好几个人叫Linda,一不小心就会点错,好记性不如烂笔头,与其每次都得特别回忆这是谁,不如在邮箱初始新建联系人阶段,就把联系人分组、称谓、联系方式等都标注好,可以用分组的方式,比如01客户、02合作方、03同事、04私人等等。

联系人的命名规则也是越明确越好。以前有老学员分享过,她在外贸公司工作,日常联系人有上百个,每天要面对几千封邮件的收发,因为发生过不止一次点错联系人,把销售价格发给了供货商这样的情况,导致非常严重的后果,影响很坏。所以公司就统一设置了联系人命名规则,将来一个员工离职了,还可以把联系人用文件导出,新同事直接一键导入就可以正常开展联络工作了。他们的联系人命名规则是这样的,编号-公司简称-姓名-职位及称谓,比如02-某某供货商-汪洋-小汪老板。另外邮箱还支持上传照片,联系人不仅仅是一个名字,还能可视化看到头像,就很难搞错收件人了。


另外,可以不定期备份邮件、联系人到移动硬盘里。如果你平时使用的是outlook,推荐安装的时候安装在C盘以外的其他盘,避免电脑系统崩溃,全部邮件就没了。特别有意义、有价值的邮件,你还可以用印象笔记这类云笔记工具作信息分类采集。


OK,今天的分享就到这里,这节课的作业是,整理你的邮箱。邮箱整理从3个方面入手会比较有效果,给邮箱瘦身,清理垃圾箱、已删除分类和收件箱、


下一步行动分成收邮件、发邮件、执行和授权


最后是邮件和联系人归档。


邮件的使用规则真的是很有讲究的,体现了一个人的职业素养,虽然邮箱整理初期要花一些心思,不过好的开始是成功的一半哦。加油吧。


亲爱的同学们,如果你听课之后有任何问题或建议,欢迎在喜马拉雅后台留言,想了解更多整理内容分享,欢迎百度:春楠整理。希望春楠的课能实实在在的给到你启发。


感谢你的收听,我们下节课再见。



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