031 老板要的文件找不着?文件名起好就没烦恼
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试听180031 老板要的文件找不着?文件名起好就没烦恼

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音频正文:


亲爱的小伙伴们,大家好,你现在正在收听的是,袁春楠带来的,让你脱胎换骨的人生整理术。


最近,一位昵称是烟轻的同学留下了这样的感叹:我和老师一样的年龄,不过现在还在国企。前29年过得和老师惊人的相似,不过我又多浪费一个七年,现在还在重复老师29岁前的生活。目前是无房无车没成家。总觉得不离开这个工作,我将不会有其他的东西。经常的焦虑,彷徨,无助……还好,听到了这个音频。希望也能有像老师一样的改变。


我相信当一个人观念改变了,行为一定会随着变化,你一定会逐渐找到人生目标,坚持追求,每一天,改变都会在你身上发生。


如果你已经完成了上一讲中的电脑桌面整理,那么下一步就是要深入的整理电脑内部文件啦。电脑里文件的乱,是大部分人内心最大的痛,电脑文件整理对有些人来讲,听起来还很枯燥无趣。


问个小问题,不知道你有没有遇到这样的情况?你的老板突然站在你的工位前,让你马上提交一份文件,你却发现它怎么都找不到了,老板眼巴巴的等着,你冒着满头大汗,就是找不出来;或者是为了找到那份文件,不得不让在电话另一端的客户等上好几分钟,每一分钟都是度日如年一样。


如果你有过这样的经历,就会体会到,尽管平日里工作流程有条不紊,深受老板和客户的赞许,可就因为这个关键时刻的遭遇,让他们对你倍感失望。我们每一个人工作的核心意义都是为了协助团队或他人,如果有需要的信息总是找不到,这得浪费别人多少时间啊。


如果你点了点头表示认同,看看课程介绍里的一张电脑里的文件夹截图画面吧,如果觉得自己的电脑也是类似,那么这节课就是为你而准备的~


这张图是我在以前工作过的某公司截图下来的,当时,我被安排去整理这台电脑里的资料。我发现整理别人的电脑比起整理自己的电脑来,更是一件让人无比头疼的麻烦事儿,因为这台电脑前后5年,有5个人轮换使用过,每个人都任性的乱存资料,以至于到我手里已经变成支离破碎。。。不堪入目。


打开这台电脑,随便一个硬盘分区下随便一个文件夹里,都是一团触目惊心的景象。各种文件夹、压缩文件、安装文件、快捷方式、视频、音频、word、excel、ppt等等比比皆是,另外还有好些新建文本文档(1),新建文本文档(2)等等,说实话看上去非常杂乱无章,到想吐。而这只是电脑文件里的冰山一角。这种画面看多了,连食欲都没了,简直有减肥的神效!

然而现实情况是,这样的画面正是出现在很多人电脑中的。每天有用的、没用的资料随手一拽,觉得已经算完事了,可以下班回家休闲娱乐去。要知道,每一天你做整理是在积累,每一天搞的更乱也是在积累!等几个月,几年之后,就会出现文件混杂很难再整理出来的情况。不但看着心烦,工作效率也会被拖后腿,小伙伴们,整理要趁早呀。


所有人类的思想和行为,都受到2个因素的控制,那就是1、追求快乐的欲望,2逃避痛苦的动力。这两项因素主导了人类所有的决定和行为。


所以我们先忘掉电脑里文件乱,一点都不想整理的情况,想象一下,当别人问起份资料,你微笑着,从容地在电脑中打开十分有条理的文件系统,取出对应文件,快速给出答案。这一切只需要3分钟之内搞定,这么职业、专业、高效的瞬间,会多么让人印象深刻,令人羡慕呀。这一切你都会享受到,需要做的只是动动鼠标,把文件整理一番。


思想观念先变通了,我们再来总结一下,电脑文件会混乱的原因,往往是因为:


1、不分类:各类快捷方式、程序、图片、视频、文档、文件夹,不管三七二十揉到一起再说,管不了那么多。只关注眼前,不想面对未来。


2、命名无规则:文件名、文件夹一律没固定的命名规则,能给起名叫加个事件关键词就够对得起观众了,大部分文件名都是新建 文档1、2、3,起这样的名字以后,再怎么使劲找文件,也很难找到吧。想想,一公司上千人都叫张三李四,太难分清楚谁是谁了。


3、不删除:大量堆积的资料已经让硬盘频频亮红灯,没有空间,怎么迎接新文件进来呢。2、8原则又出场了,每一个电脑分区至少要留20%空间留白呀。


想要完成电脑文件的救赎吗?方法来了!


电脑文件救赎方法一、删删删


整理电脑文件第一要诀,就是精简数量。人生第一份工作,我做了不到2年。短短时间,我居然积少成多的储存了4个G几千个文件,还天真的认为换了工作以后,也会经常拿出来使用呢,一直死抱着不肯放手。结果,离职6年之后,打开电脑一看,那几千个文件还躺在那儿呢。这些文件我完全没有看过他们一眼,索性做了永久删除。工作中的文件尽量不乱删除是肯定的,但我们要知道,那些真正有价值的文件并不到总量的20%,如果超过2年以上还没有使用过,而且也不是要作为备份文件的,通常都可以删了。春楠一般会每周清理一次电脑碎片资料,用完之后的当天清理删除。


另外,如果平时你使用PPT较多的话,用一个小技巧能大大压缩文件所占的电脑空间,同时保持文件质量。先打开后缀是ppt的文件,只需要另存为成pptx文件,通常可以让文件在原有基础上缩小10%以上。


如果,你想把电脑中一些大号图片进行压缩的话,有三种办法。


1,单张图片需精修可以选用photoshop;

2、windows系统里,下载软件mini photo mini photo,通过它基本上30张照片在一秒钟左右就可以按照你想要的质量比例实现压缩,效率特高,极其推荐;

3,把图片批量传输入微信服务号:我的印象笔记,能自动将2M图片缩小到200k左右。接下来,再通过电脑版印象笔记软件进行照片的提取就完成了。


电脑文件救赎方法二、给硬盘分区


如果你是windows电脑,可以尝试分成4个区域,一个系统盘,一个应用软件盘,一个工作文件盘,一个私人文件盘;不建议大家放太多重要文件在“我的文档”中或者“桌面”上,因为这两个文件夹的位置在C盘,如果遇到系统崩溃,经常文件就找不回来了。


如果是mac电脑,不需要分区也OK。


电脑文件救赎方法三、给文件夹命名


科学地分类文件夹、规范化命名是管理电脑文件的关键所在。最终的目的是要实现便捷搜索、快速提取。建议电脑里的文件夹最多分3层,设置的层过多你会有种深陷文件海的赶脚,很不愿意把文件找出来用。很类似电脑《盗梦空间》里,一层梦套上一层的,整个人都晕菜了。文件夹的结构设计,要做到自己看的懂,而且别人一打开来也看得懂,即使一份工作没有别人参与,也要这么做,因为如果乱放过,两年你自己也可能看不懂放文件的逻辑结构了。


第一层文件夹是:项目


设置规则:用1位数字+4位汉字,通常4位汉字已经可以把一个项目核心精神描述清楚。在文字前面儿设数字,是为了当文件夹一旦新增到5个以上的时候,总按照使用频次、重要程度排个优先次序吧。这种1+4的格式,春楠已经使用了4年多啦,欢迎大家尝试哦。比如说:0临时文件、1手绘作品、2书法作品、3培训资料


特别提示,桌面之所以会放一个临时文件夹,是为了临时把当天收集到的不同主题碎片图片、文档等先有个地方能存放起来,这样就不用铺满电脑桌面显得特别混乱。临时文件夹绝对不是一个储藏箱,而是需要定期整理、使用和淘汰的。


第二层文件夹:年份

例:2016年、2017年


第三层文件夹:月份

例:5月、6月、7月


最后一层才是文件


电脑文件救赎方法四、给文件命名


设置规则推荐:

1、数字+主题+日期,举例:005 W49春楠静思 2016年12月05日.jpg

2、日期+项目+主题,举例:20140510-印象笔记课程大合影-袁春楠.jpg

3、日期+项目+主题+姓名+版本号:2016年12月07日 企业内训 北京移动课程方案 袁春楠 V1.0.doc


其实,我们需要做的只是像贴标签一样把每个文件贴上各类关键词,你贴的越多,将来查找的时候越容易。当然了,规则简单,也要养成把每一个文件都起上对应的名字的好习惯。如果每个文件有明确的命名方式,之后在寻找的时候当然很容易几秒钟内完成搜索。日常使用电子资料的过程中,但凡想图方便,不编辑好文件名就拖拽到桌面或某一个新建文件夹的,之后需要用再找的时候,可就费了劲了。既然知道了后期会浪费的时间更多,不如在接触每一个新文件时把他们编好身份,放在相应的硬盘分区、一级目录、子目录中去吧。


使用window电脑系统的话,最方便的文件搜索方法是ctril+F,用mac电脑系统的话,推荐直接点主页面右上角的放大镜,输入关键词,通常1秒钟就能检索出来。相比之下,春楠个人觉得mac电脑的速度是windows不能比的。


电脑文件救赎方法五、从头做起


建议当你进入一家新单位开始工作的第一天,或者拥有一台新电脑的第一天,就把手头接收到的各类历史数据及新数据都做一番梳理。完成整理文件的工作看似不会给企业或者个人带来直接效益,但能够在工作过程中大大提高你的工作效率,减少不必要的工作疲劳。


电脑文件救赎方法六、每次整理5分钟


如果你已经拖了很久都没有整理过文件,真的需要有点心理准备。整理文件的工作是十分耗费脑力的,除了强迫症相信没什么人真的特别情愿和开心的去做,如果真的动起手来,请确定一定以及肯定的,在一天中精力最充沛的早上或上午时段来推动这项工作,否则很难硬着头皮完成。


如果你整理文件的工作实在是难度太大,但好在还没有火烧眉毛的那么急着完成,有个实用的小方法。就是每天只要求你自己整理5分钟。不要看不上5分钟里能做到的成果哦,一天5分钟,一年就是1800分钟,也就是30小时呢,如果连续让你整理文件3小时估计已经要出人命了,从现在开始,每天从5分钟开始尝试吧。


附上学员Nina的电脑文件作业展示,整理前,她的电脑从文件夹虽然有分类,但是只有简单的一级文件夹,放眼看上去有20个左右,也不分层次和顺序,找资料会特别疲劳。整理后,分一级文件夹6个、二级文件夹7个,清晰可查,变化是相当的大呀。


电脑文件救赎方法七、关于文件备份


春楠并不建议把同样一份文件,复制备份到各个地方。通常春楠会每周一次,把项目历史文件归档到印象笔记中。如果是特别常用的为了安全起见,印象笔记和笔记本电脑都会各存储一份,这种文件占比不超过总体资料的20%,也会定期在印象笔记和电脑2个位置同步更新。


好了,今天的分享就到这里了,作业是,整理你的电脑文件夹和文件,发送整理前后对比照片,交作业的渠道有3个。1、发到微信学员群里、2、发到新浪微博  @春楠整理、3、加春楠的个人微信,发作业到你的微信朋友圈@袁春楠 要求照片清晰明亮,一次发送最少2张,一张整理前,一张整理后,春楠会优选有代表性的学员作业进行点评。


这节课我们一起学习了电脑文件的7个整理方法,从长远角度考虑,为了让未来的你工作更加便利,今天就行动起来,开始整理吧。


感谢你的聆听,我们下一节课再见,88喽。

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