029 提升工作效率才是王道,18款超好用工具推荐
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音频正文:


hello,亲爱的小伙伴们,大家好,你现在正在收听的是,袁春楠带来的,让你脱胎换骨的人生整理术。


最近面若桃花童鞋提了一个问题:老師,想請問一下,以前我看了不少日本整理书,都是花大篇幅讲怎么折叠衣服的。然后听了你的课,原来衣服应该是都挂起来最好呀!那么,衣服的折叠和挂取,应该如何取舍呢,有必要花时间学习好好叠衣服么?


春楠的回答是:如果你的衣服都能挂起来,完全没必要学折叠,不用折叠衣服,以后也能节省大量叠衣服的时间,对你的生活不是更方便吗?如果有足够的空间,大家的衣服都挂起来那简直太轻松了,折叠是退而求其次的做法。我们没必要多在意会不会叠衣服这件小事。


上一节课,办公桌整理术,大家反映,很赞,让春楠更有自信的推出了这期,好用的收纳工具、办公文具推荐。


这次课程的重点是工位好物推荐,和企业内茶水间、会议室、公用卫生间的整理思路。希望春楠的课可以给到你一点启发,帮助你未来在更舒适的办公环境中效能高,业绩多。在井然有序中打造自己的职场王国。


研究表明,开放、整洁、平整的表面有助于整理人的思维,所以一般来说,你的桌子越干净,就越容易提高工作效率,应对工作中的各种挑战。工作上的整理最必要,但并不难,大家只要掌握了上一节课的方法,再参考这一节课介绍的经验,每个人在职场中都可以成为整理达人。


很多企业家越是职位高,办公桌越是有序。有些企业领导人不但会通过绩效考核来了解一名员工的综合能力、素质,有时候工位这个看似不起眼的区域也会成为领导对员工评估的观察依据,从一项社会调查显示,50%以上的上班族认为,办公桌整不整齐会直接影响工作表现,60%的主管会注意员工的办公桌,20%的主观认为,员工桌子乱就表示这个人缺乏自律 。一个工位状态反应了一个人对自身的要求是否严格,反应他的职场面貌,也能让对内对外企业形象有所提升,既然这是职场中必备的,不如把它作好,养成良好习惯,随时体现出你最佳的工作状态。


想给你的工位提升颜值和效率吗?面对每天快节奏的工作,相信没有人想用着不顺手的工具,每次都觉得不知道哪儿不对劲,但是因为当时工作太忙,就先凑合了,直到有一天,因为工具使用不当,给自己添了很多麻烦,找不到东西的,工具用一段时间就坏了,要重新买新款替换,无形中吃掉了很多宝贵的工作时间。为了应对以上问题,春楠作为一个有着14年职业经验的人,给你推荐18种好用的收纳小物和文具。毕竟,最能激发创意的环境就是在简单整洁又舒适的空间里,布置好自己最喜欢用的东西。


当你作为新员工,在每家企业入职的时候,相信都会收到文具部门发给每个人的一套一模一样的鼠标、键盘、笔记本、签字笔,往往文具部关注的焦点,是怎么用更便宜的价格买到能用的工具,而不是最好用的工具给员工。


记得春楠以前因为不愿意用公司发的笔和本,一概都送给其他同事了,还被评价“事儿”特多,和其他同事不统一。我对这种评价不以为然,我已经是成年人了,我首先是人不是机器,没必要保持大事小事凡事通一;参加工作是为了职业生涯积累,能用上自己顺手、喜欢的工具有什么错吗?不同的工具产生的能效高低不一样,难道非要逼着自己去用不适合的,甚至是劣质工具给自己找麻烦吗?古人云:工欲善其事必先利其器。我想,现代人更应该用行动来检验古语的大智慧呢。


1、透明文件袋:


在做纸质文件整理过程中可以多多利用文件袋,如果你手头有一些经常使用的文件,没有保密需求,每一类纸质文件数量不多,不太厚的情况下,要避免用牛皮纸袋这样完全看不到里面有什么内容的工具。可以选择薄款透明一封袋来装文件,会让你的工作简化很多。如果常用资料不多,一个透明一封袋就足够了,如果超过3类,那么必须在每一个文件夹上用标签注明日期、部门、文件类型关键字。文件类型区分的越清晰,找起来速度越快。


记得在收纳文件之前,把有价值的资料和废纸区分开,不用的废纸大部分可以把背面当草稿纸,放在打印机一侧供同事们使用,或者专门用一个抽屉放起来,用订书器钉起来做成草稿本。


通常,中小企业和大企业对纸质文件的收纳要求不同。大企业通常都会有办公室主任、行政人员来监管这类资料的拿取。中小企业通常都是前台或人力资源部的员工兼顾文具管理工作。春楠以前在某小型私企工作,当时在整理历史遗留文件时,发现纸质资料太多了,不同时期的资料被装在20多个牛皮纸档案袋里。经过一袋一袋的检查,发现大部分资料都没有保存价值。真正涉及到过往业务往来、财务信息、客户资料的资料只占20%。


2、不透明归档文件袋:


如果你的文件有保密性质,可以买半透明或不透明的文件袋。


3、分层文件托盘:


不保密的文件,类别在3-4种,可以选择开放式文件托盘。


4、风琴夹:


利用比较高的常用纸质文件,如果种类已经达到5-10种,每一种数量也不多,可以使用风琴夹收纳,每一层做主题标签,方便查找


5、多层文件柜:


如果你的资料需要分类又要保密,可以选择多层的抽屉柜,无论企业性质怎么样,都推荐大家有防范意识,最好选择带锁的文件抽屉柜。下班时把文件锁好更安全。


6、组合文件、文具收纳架:


如果你的办公桌面只有1米2甚至只有1米宽,这款组合型收纳架是我非常推荐给你的,首先它设计的挺美观,可以同时放文件、书籍和杂物,包容性足够,而且材质是木板,比市面上纸质或者塑料的收纳工具更兼顾耐用,不用考虑过1年就想淘汰换新的问题。再加上网购价35元还包邮,是个性价比很高。能确保节省你找东西的时间,省钱,还能提高桌面整体美观度。


7、笔记本电脑支架:


这是春楠从最近开始喜欢用的,作为长时间伏案工作的人,常用笔记本电脑,老低头向下看屏幕,时间上了,颈椎很容易劳损。用了宜家买的笔记本电脑支架,看屏幕的时候,视线终于是平时前方的,效果很不错哦。


8、24寸曲面电脑显示器:


这件产品并不是收纳工具,不过我现在强烈推荐给每天工作任务量大,强度大,难度大,而且有时候多项任务一起并行,对效率要求很高的你。一台电脑屏幕很明显已经不能满足多任务来回切换,让你内心捉急的时候,最好的办法,自己投资一台显示器,外接在电脑上,相当于把你的工作视野扩大了一倍。最近春楠买了一台24存,曲面大显示器,工作效率提升2倍,看着大屏幕写作就是爽呀,成本只不过一千而已。


9、全能扫描王:


曾经在春楠的公众号文章中,推荐过10款我最爱的APP应用,其中就有全能扫描王app,他可以帮助我们把图片、文件、批量收集、扫描成电子版资料,而且3秒钟一键上传到云空间,方便把纸质资料扫描之后淘汰掉。只备档电子版,能取代过多的纸质资料。如果纸质资料完成扫描,已经不需要了,还可以当草稿纸使用。纸太多了,就订成本子吧。


10、无线鼠标键盘组合:


有时候因为我们回家后,无法避免加班或者用自己家电脑完成一些事情。单位与家里的工具还是有着比较大偏差的,每次切换使用工具时,你的大脑得重新学习和做肌肉记忆。在不同地点使用2套不同鼠标键盘时,一定会因为工具触感的来回变化,引发你莫名小焦虑。为了长远考虑,推荐你果断的自费买下和家里一模一样的一套鼠标键盘套装,放在单位用。


我在用的是微软5000无线鼠标键盘套装。这套不仅无线,而且符合人体功能学。5年前买的,到现在还用的好好的。据说现在有的鼠标是实现同时切换控制2、3个电脑,真的挺厉害,大家根据自身需求作选择就好。


11、手机充电线,三位一体原则:


什么意识呢,数据线是很多人都丢失过,经常找来找去的小物件,建议你用多条线的策略,同样一款手机的充电线,在单位、家、车里各放一条,这样到哪儿都能迅速充电,再也不需要随身携带充电线,或者很沉重的充电宝了。而且你还可以养成一个好习惯,每天晚上睡觉之前,不仅要刷牙洗脸,还得充电,第二天早上带着满电的手机出门,这样你如果早上要打车,查路线时,再也不会出现怎么手机没电呀这种风险产生了。养成各种良好生活习惯的好处,就是你每一天都特别顺利,不必要的突发情况,我们可以尽量规避。


12、三菱家的签字笔:


如果单位给你配的笔不好用,自己花几块钱买好一点的笔不就得了?比较好用的签字笔和圆珠笔,三菱品牌就很推荐。笔触流畅,从来不会漏水漏油,影响记录心情。


13、电线收纳盒:


如果你的插线板、数据线是放在桌面上,怎么都没法改放到桌子一下,选一个电线收纳盒,就可以让你再也不用看见一堆黑压压的电线团了。眼不见,心不烦嘛。


14、开放型笔筒:


对于喜欢手写记录的人来说,笔筒是必不可少的。


很多笔筒看似功能多,其实设计过于复杂,在筒身上加了好些给你放曲别针、橡皮筋的小抽屉。很可能会因为我们在小抽屉里放了好些东西,在用的时候不愿意频繁把东西拿来拿去的。日积月累,这样的笔筒就会被闲置,积累好些灰尘,让人不愿意碰,这样笔筒里文具的使用率会大大降低。咱们不如买一只单纯的开放性圆笔筒,选质量好,结实耐用,周边能夹燕尾夹的最好。能轻松容纳1、2只常用笔、1把剪子、1把美工刀等常用文具。哦,要记得笔筒里也要有最少20%留白哦。


15、A4整理筐:


在选择整理筐的时候,选A4纸大小的就不会错。因为大部分文件都是A4或者比A4小一些的尺寸,很大的A3尺寸在工作中出现的频次很小。


16、透明杂物分类盒:


如果你在工作中常用的小物件,小杂物比较多,类似钥匙、电池等等的用一款透明带盖分类收纳盒就可以了做收纳的最佳选择了。这样工作中要用的物品一目了然,不容易丢失。每次需要使用到哪一件第一时间就可以找到,用完后归放回原处,十分便利。


17、多层移动抽屉柜:


如果你的东西太多,3层抽屉柜已经不能满足你的需要。为了拓展工位收纳空间,可以在你的工位下方增加一款下面带轱辘,能移动的多层文件柜,这种柜子也是春楠在宜家发现的,一共6层,不锈钢材质,特别坚固耐用,价格也很美好,199而已,每一层抽屉前方还特别设计了能放物品分类标签的凹槽呢。柜子只有一个缺点,就是不带锁。


18、亚克力多层透明文具抽屉柜:


如果你在工作中常用文具分类、数量都很多,不如在无印良品家找一种透明亚克力的文具小抽屉柜,有3层、6层的不同选择,通常春楠会习惯在这款抽屉柜一层放便签纸,一层放签字笔,一层荧光笔,一层马克笔等等。真的特别的方便,一目了然。价位在300多。透明抽屉柜的好处是,省去了标签,但是不适合放在离你太近的地方,因为里面放的东西花花绿绿的很引人注目,容易让人分神。


除了工位,每一位员工每次出现最多的就是茶水间、会议室和卫生间了。因此,每一家企业都应该有意识的把这3个常用空间做好规划和整理。


茶水间,是员工休息大脑和身心的地方,能快速放松和调整心情的茶水间才最有存在价值。之前去某家企业看到茶水间里茶叶、杯子、文具、餐具七七八八的不成体系,也没有任何要求大家什么东西放哪儿的标准化指引,那这里不乱才怪呢。而且茶水间可能会经常储备零食点心,餐巾纸等等,一次性批量买的过多,就可能被当成仓库对待了。但凡是有一个人乱堆了东西,其他人也会模仿,产生破窗效应,短时间茶水间就变成了仓库+垃圾站,再也没法让人轻松愉悦的享受下午茶,只能赶紧接点水走人。员工得不到适当的休息,会直接影响企业工作效率哦。


会议室,每天的翻台率很高,往往同一个空间,一天下来有3、4波人使用,每个人的习惯不同,有人带了笔和本子,忘了拿走,有人看着会议室有笔,写完笔记就给夹本里带走了。时间一长,会议室里最开始配备的物资就会凌乱不堪,最好的办法是在最开始设定规则,用白纸黑字塑封贴在门后,用图片+文字的方式把会议室物品标配公示出来,养成所有的员工用完物品及时归位的好习惯。


卫生间,其实是一家企业的门面,记得以前我去各家公司面试工作的时候,都会在面试结束回家之前,去一下卫生间。如果卫生间时常保持有专人打扫,卫生标准严格,卫生纸、洗手液都不短缺,甚至空气里还飘着清香,那这家企业的整体素质一定不低。我会更倾向在这家公司就职。想要企业提高卫生间的颜值和整理标准,也很简单,在门口贴图文清洁、整理标准化流程和工作任务清单就可以了。


具体大家可以参考课程介绍中的配图哦。


为了让你在工作中的每一天更加有节奏,推荐给自己设计一份开工仪式,形成习惯之后,大脑可以自动导航,完成一些琐碎的小事情,节省不必要的思考时间,把精力留给最重要的工作。春楠推荐的流程是这样的,你可以参考试试看,方法没有好与坏,只有适合不适合,多实践,也许这套小方法真的可以帮到你呢。


1、准时进办公室

2、不当隐形人,和已经上班的同事微笑、打招呼

3、深呼吸5分钟

4、去茶水间倒上一杯水

5、写下日程,安排一天的工作,正式开工


好啦,今天的课程就到这里,休息一下吧,这节课的作业是,继续整理你的工位,适当的根据需求添置一些升级款的收纳工具和文具,发送整理前后对比照片到微信群里。或者在新浪微博@春楠整理,就会收到点评哦~


亲爱的同学们,你正在收听的是袁春楠老师的喜马拉雅课程,这节课重点推荐了一些好用的办公收纳工具和文具,希望可以给到你一点启发。请大家重视整理的魔力,拥有高效的办公桌,将来会帮你实现各种职场中的大小梦想。所以,请大家照顾好自己的梦想发源地,从下周一开始动手改造出属于自己的高效办公区吧。


感谢你的聆听,我们下节课见啦,88啦

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