028 决定你前途的办公桌整理术
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音频正文:


hello,亲爱的小伙伴们,大家好,你现在正在收听的是,袁春楠带来的,让你脱胎换骨的人生整理术。


如果你因为办公桌上东西多的堆成了山,曾经花了好些时间,翻来覆去的找东西,找文件,影响过心情的,请在电台那一端点点头。我相信,点头的人一定不少,因为办公桌特别乱是很多人遇到实际问题。


几年前我曾在工作岗位负责部门内账务流程的对接。每个月过手几百万的发票。那时候完全不觉得发票这样一张薄薄的纸有什么要紧的。直到有一天,感冒发烧的情况下经同事手收了一封装有发票的快递信封。看也不看就随手丢进抽屉里和其他资料混在一起,过几天要走财务流程了,才发现发票死活找不到,吓出一身冷汗。当时把办公桌、前台、家里各个角落都搜了一个遍,最终也没有寻觅出发票的踪影。无奈之下,我只能硬着头皮自费找渠道开了张同样额度的发票充抵,这才算了事。事情从发生到解决,折腾了1个多月,每天心惊胆战,睡觉也睡不踏实,简直是恶梦连连。


事件发生后,我才知道在经手任何与公司财务相关的工作,风险非常的大。负责的物资越多,责任越大,一丝一毫都不能出错。不仅是你个人,可能会连带其他同事一起受到影响。就算意外发生后,涉及人员也尽力去解决了,相关同事还是会认为你给大家添了很大麻烦,留下负面心结。


要知道,在个人成长中,试错期是必要也特别值得鼓励的。可在工作中,别想试错,请小心谨慎为妙。通常一个员工在职场中做了10件对企业有价值的小事,也未必会对职业发展有用,只要出现一件影响较大的负面事件,大家记住的都是那一滴白纸上的墨滴!


所以说,办公室整理,能不重要吗?如果当初养成好习惯,在工作中每次接手一件新的物资,都留下签收记录,归类到对应文件夹,我前几年犯下的低级错误的发生概率就能大大降低了。


痛定思痛,久病成医,所以今天的课程安排就是,办公桌整理术,春楠会和大家一起走进你的办公室,一起来整理工位。这次课程的重点主要是办公桌和抽屉。


心理学家认为,一个人周围的空间有多乱,证明他的心也会有多乱。这几年还出现了一种叫办公桌易怒综合症的情绪问题,相对于办公桌整体整齐的人,桌子凌乱的人产生情绪问题或焦虑症的机会更大,不稳定的情绪会影响工作效率,外在混乱的环境会降低人的自控力,比较没有办法专注在该做的事情上,而且自己创造的脏乱远比别人带来的凌乱对你造成更大的影响,因为这证明你没有能力控制环境呀。


在海量信息充斥的时代,咱们大部分人都是脑力劳动者,在职场中能做到轻松处理整合一切有形、无形的资源,已成为必备软技能之一。学会办公整理特别重要,学会了,可以把技能迁移到各种场合,可以提升你的判断力、决策力和专注力。


作为职场中的你,可以选一天早早的到单位,走到每一位同事的工位前用心体会。从同等大小的办公区域里,一定能评比出最脏乱的工位和最整洁的工位,从每个人的工位上能看出员工的性格。你会发现有的同事办公桌上物品乱如麻,堆积了大量的杂物、灰尘,这通常反映出桌子的主人内心安全感低,什么都想拥有,在工作场合中也可能表现出比较争强好胜但目光短浅。有些人的办公桌可以在任何时候,都保持洁净,物品摆放齐整,说明桌子主人做人做事风格一定干净利落。很容易让每一个走过路过的人心生敬意,也会不经意间给予他人正面影响。当公司、团队中所有人的办公桌都能天天保持最佳状态,员工每天工作的时候,精力完全不需要耗费在物品管理上,自然无形中产生了更大生产力。


可能你说了,爱因斯坦桌子就挺乱的,人家不是一样有成就吗?你还说对了,经过科学验证,一个人桌面乱,是能够激发创意的,对工作有好处,比如像爱因斯坦、马克吐温、创作《幽游白书》的漫画家富坚义博等等等等,都是桌面凌乱的代表人物不过,除非你像他们一样动脑筋动得比手快,随时都会有新想法迸发,否则凌乱的桌面只会让你手忙脚乱,降低工作效率,根据研究,混乱的工作环境,有助于跳脱固有思维,让人脑倒向感性发散的思维角度,但相对的也会让人,没有办法集中精神,肯定会影响工作效率,而他不只影响个人,有时候还会拖累整个团队。


很多人忽视办公桌的重要性,是因为往往只从自己的视角看世界,以为在公司里被分配的办公桌每天自己使用,自己能看到,只要把手头工作做到了就行了,至于乱不乱,和别人没关系,也不考虑别人感受,不管乱不乱对自身有什么影响。今天想告诉大家,办公桌是企业的资产之一,员工有义务把办公桌上的资料、文件、物品整理有序,让公司内每个同事都能快速找到。


同时,办公桌代表了你的职场前途,折射了你的个性和家居环境,为什么这么说呢,因为看得见的乱来源于看不见的乱。一个人的思维模式在不同场合中保持着高度同步。一个人的办公桌面很杂乱,他的工作效率一定高不了;同时,他的手机、电脑桌面基本上也会保持同步混乱;同理,他的家庭空间环境也会是乱的;更可怕的是,这映射了他的内心也会被心灵垃圾堵塞,思维方式。总而言之,办公桌乱,职场风水不会好。


整洁的办公桌都是类似的,混乱的办公桌各成一派。


在这节课的介绍中可以看到配图,一个乱成这样的办公桌算是需要重度整理的了,这个桌子看上去让人倍感亚历山大,整个工位上下左右都堆满了东西,相信坐在这里工作的人也很容易对交代的任务产生畏难情绪,经常迟到、加班,拖延交工作任务的时间点。一个混乱的办公桌往往从桌面、桌子下方到抽屉柜都很乱。职场如战场,我们真的要被东西控制,天天在混乱中找文件,因为找不到而头疼发脾气吗?有一项调查说,一个职场人士如果他办公桌很乱的话,那么平均每天找东西要用30分钟,一年下来182小时就没了,相当于一年中1/12的工作日时间,我们从现在开始学习整理,就是在提高时间利用率。节省时间就是在延长寿命呀。


以前春楠做过一次在线直播,为大家分享如何整理办公桌,我找到某一个办公桌最乱的女员工的桌子,1比1进行了复制,你会发现可能这样的桌子出现在单位中各个角落呢。在这个需要整理的混乱桌面上,要怎么下手整理呢,我们要先复习下最常用的那几条标准,桌面留白概念又一次出现了。桌面应该有80%留白,抽屉里有20%留白。办公桌还有一条标准,那就是在我们坐在桌子正中间,看向前方的位置,大概是一个扇形的区域,称为办公桌黄金三角区位置。这个区域里,要确保没有任何跟工作无关的物品,而且东西越少越好。这个需要整理的桌面上,没有一点留白,堆了太多东西,而且很明显,黄金三角区里放了各种吃的蜂蜜,玩的毛绒公仔,工作用的电脑等等。以上原因都造成了它看起了混乱。


整理成什么样算是整理到位了呢。


看一下这是桌面整理之后的,是不是觉得变化很大?黄金三角区很清爽了吧。只放了一台电脑,一个无线鼠标,左上角,是组合型的文件、文具收纳盒,木质结构,大概35一件,淘宝买的,适合1米到1米2的紧凑型办公区。右侧简单放了纸抽,水杯等。


到底是怎么一步步整理成这样的呢?


我们来看下办公桌示意图,平时在工作过程中,黄金三角区可以是这样的、电脑前放一支笔、一个日程本或A4草稿纸,根据你的工作习惯调整。鼠标用无线的,没有键盘,因为用MAC电脑,往往键盘可以省去。左上角,固定文具位置,右上角可以放文件。


这些东西是怎么被筛选出来的呢?


我们把办公物品分类后,就很容易区分哪些要放桌面,哪些不放了,分成三类,常用的,备用的,没用的。没用的可以扔掉,带回家,比如说毛绒玩具(办公室风水中招小人),剩下的就是常用和备用的。如果你每天或每周最少用一次的东西,可以放桌面上,如果是2、3个个星期,一个月用一次的,就作为备用物品放抽屉柜里,抽屉柜,往往分3层。推荐每一层分类收纳物品。最上层,放备用文具,中间层放个人物品,钱包什么的,最下层,可以放背包,衣服。办公桌脚下,最好一律清空。把过多的手提袋、快递箱、鞋盒都拿走。(小提示,鞋盒是很多女白领特别喜欢在桌子脚下堆放的)


办公室物资的整理原则是:整洁不乱,作为物品使用者要为物品负责。


很多上班族喜欢把很多私人物品与工作物品混杂在一起,等在企业内工作年头长了,连哪件是公家的,哪件是自己的都想不起来了。我建议公私分明,家就是家,公司就是公司。可以在工位上放一些私人物品作装点,也别放太多。


先看第一个案例,这是经过整理的办公桌,仍然有几个可以改善的地方。

1、黄金三角区,有过多明信片、照片,容易分散注意力,2、2个台历,可以减少到1个,3、植物不适合放头上方,如果砸下来,电脑、文件可能会被弄湿,损坏,右侧墙面上贴了太多的、便签纸,没有定期清理,便签纸大多是用来记录碎片信息的,一个人名,一个电话,这些都需要定期整合在电脑数据库中,把已经过期的便签扔掉 4、桌子下方还没有整理完


案例二,整理前,很多和工作无关的爆米花等食物,整理后,还留下来她的5本荣誉证书,从一个人的桌子上也能了解到这个人的爱好和思维逻辑哦。如果你和这个同事合作,可以经常肯定、认可、鼓励、赞扬她,因为她内心真的很需外界对她的肯定呀,对吗。她想要的,你给她就行了,花一点时间观察同事们的桌面,一定会对你的工作推进有很大促进作用哦。


桌面上的最好不放食品,有的公司可以允许吃东西。就算吃的时候也最好选择在茶水间或人少的地方。避免在领导、同事在的场合大吃特吃。我个性大咧咧的,不吃东西的时候领导都忙于开会等等,只要我一想放松一下,吃点东西,正好让领导发现。于是被留下工作不专业不吃苦耐劳的印象。负面印象被打上烙印,是一辈子也别想取消的。


案例三,1、花草茶套装,真的不适合放在桌面上,领导看见了,会心理犯嘀咕,这个小同事的工作是不是不够饱满呀 2、黄金三角区,太多个人物品,杂物, 3、毛绒玩具太多了,看上去不职业,比较不成熟


记得春楠以前为了强迫让自己产生热爱一份工作的感觉,刻意把很多家用物品放在工位表面上。如:毛绒玩具,花果茶壶茶杯,跟工作毫无关系的杂志、书籍、光碟、食品。甚至有一个抽屉专门放了所有的银行卡、钱包、身份证,还天天不锁抽屉。结果最后给自己找了麻烦,被同事看到后还把我笑话了。大家要把我以前的经历当成反面教材,一定要引以为戒呀。


整理完桌面,再来看抽屉柜吧,抽屉里面的东西无论有满,看着多么不想整理,一定要都先拿出来,做分拣,往往出现没用和备用的2类,没用的扔了,送走、备用的分类成文具、文件、个人物品等。分层收纳

整理的不错的抽屉,往往里面都细心的放了收纳小盒子,当然,如果你像图片中的学员陈小姐那样整理的太干净利索了,也会让领导有种不安感,一个女员工的桌子整理的像男员工一样极简,看起来好像是时刻准备离职的人呢。


为了养成整理桌面的好习惯,可以在工位固定位置摆放一块小抹布。早上来上班第一件事是整理,稍微擦擦桌子,让工位呈现一天中最好的状态。每天下班的最后一件事是将桌面上的物品分类、归位。分别放在需要未来待办、已完成存档、移交同事的位置上。不需要保留的放入碎纸机或垃圾箱处。感到整理带来的视觉效果提升,形成良好习惯后,就不会觉得整理是一项负担了。


抽屉中,散放文具很容易把抽屉往回推的时候又一次上散乱了,文具可以用刚刚演示的小收纳盒。叠衣服一样放文件不可取,因为在将来找文件的时候,还是要翻来翻去,花大量时间。,文件用文件夹,风琴夹等更容易将来拿取


最后,建立一份工位物资明细表吧,这可以帮你明确办公区每一个柜子、箱子里都有什么,将来涉及到要交接工作,也会变得顺利无比。


总结下办公桌整理思路,一共7条。


1、观念:以人为主,不以东西为主,让自己的人生从被动模式转变到主动模式,我们是物品的主人,而不是仆人

2、观念:人的思维是会复制的,你的工位折射家居环境

3、黄金三角区:不留和工作无关的物品

4、留白概念:桌面80%留白、抽屉20%留白

5、整理三区域:桌面、桌面下方、文件柜

6、物品分类:常用、备用、没用

7、固定物品区域,使用后归位


好啦,今天的课程就到这里,休息一下吧,这节课的作业是,整理你的办公桌,发送整理前后对比照片到微信群里。或者发作业到新浪微博  @春楠整理。如果你整理了3个区域:桌面、桌下、抽屉,记得拍3组不同的照片来哦。


亲爱的同学们,大家好,你正在收听的是袁春楠老师的课程,感谢喜马拉雅提供这个平台,希望春楠的课可以给到你一点启发,帮助你从今天开始在改善办公环境方面走上新台阶。这节课我们一起学习了7条办公桌的整理思路,大家都学会了吗?


感谢你的聆听,我们下节课见啦,88啦

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