31 【信息分级】领导发来10条59秒语言,怎么听
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喜马拉雅的朋友,您好,我是老虎老师宋晓阳,欢迎来到《如何成为职场表达高手》。


我的学生小S最近跳槽入职一家广告公司,老板是一个控制欲很强的人,下班以后还特别爱发60秒微信语音交代任务。这不,春节刚过完,同事们从全国各地回到北京,十多天没有见到员工的老板早就按捺不住了。初八早上一醒来,点开手机,我的妈呀,老板又在半夜三更的时候给小S发来了十多段微信语音,条条都有将近60秒。学生跟我吐槽说,老虎老师,我那时候好想逃回刚才的梦里去,跟小伙伴们继续吃烤串。他说,领导最近压力大,经常失眠,深夜给团队的小伙伴发工作微信是常态。作为下属,不好意思跟领导直接提出来,但是每天这么多、这么长的语音,听起来实在是好麻烦。时间长了,让人不堪重负。


如果你也是每天要面对这么一个爱发语音的领导,你该怎么办?老虎老师今天就来跟你聊一聊“信息分级”,领导发来的十条59秒语音,怎么来听?


第一步:语音转文字,抓住关键词。



打开手机,看到一个舰队的语音微信,谁都会觉得压力山大。第一步,最好是把第一条语音转成文字。

为什么不是听,而是选择看?

首先是因为我们看文字的时候,信息的快速捕捉和信息理解的速度,要比面对同等体量的音频信息快得多。从文字内容上看,可以快速搜索到什么事情,目前什么状态,快速在第一时间做出一个基本判断。


其次,一条将近60秒的语音,虽然汉字不过260到270个字的样子,但是我们在听到的时候,思路容易跟着语音内容走。听到最后,发现一开始的内容记不清了,所以如果你是一听语音,那么很容易会造成一次没听明白,二次点开再需要听的情况。其实这样浪费时间的事,用转文字这样简单的一个操作就可以帮你躲开。

除了转文字这个关键操作,第一步中还有一个关键点,就是选择第一条语音。为什么呢?第一条语音通常是在有准备的情况下发出的,这是领导要跟你沟通前由于强烈的沟通欲望所决定的。特别是跟工作有关的语音微信,一般都是开门见山直入主题,对方肯定不会在第一条语音里说太多的客套话。


比如说,不好意思,这么晚,我估计你睡了,所以我就想给你发语音,想着你明天早上一边洗漱一边听。所以,第一条语音中的核心内容就是你要重点关注的信息方向,也就是说,老板到底说的是什么事?后面的第二三条,甚至五六条,基本都是围绕第一条中的主题展开的。


第二步:一心二用,听省力最重要。 


第一条语音信息,知道老板想要说什么内容,接下来你就可以一边洗漱一边听其余的语音信息了。由于有了之前的信息的抓取方向,你可以在点开第二条语音信息时,就已经明确了任务,明确了方向,这样接下来的听反而是省力省心的。


在听的过程中,你需要注意的地方有以下几个方面:

第一条,你手上可以忙别的,但你忙的这件事不可以过多地分散你的注意力。大家有这样的经历没打开一条语音信息,脑子突然想起一个事来,虽然语音信息哇啦哇啦地说这可是你的注意力在其他地方,你什么都没听进去。所以,虽然你可以一心二用的。比如你可以边听边在画眼线,但是这绝对建立在你画眼线已经很熟练了,画眼线这件事完全可以不影响你的注意力!放在什么?微信语音的信息上。手,画眼线,脑子的注意力放在语音上,这样的一心二用。如果不行,那就劝你先停下手里的事。


注意事项第二条,不要被老板夸张的情绪分散注意力。


老板发这么长这么多的微信,他的情绪未必一直是稳定的。如果他自己说着说着激动起来了,手机这边的你需要情绪稳定。边听语音信息,还可以平稳地画出完美的眼线。 


听到这,你马上要说,老板夜里发来的语音听起来很明显就是要快炸了,我还心平气和?那等到了办公室,他还不得把我生吞活剥了!老虎老师要告诉你的是,还真不会。老板的深夜发语音确实听起来很激动,但是离他发出语音到你点开它们,已经过去整整一夜了。也就是说,老板即便是激动了,您那时候还在呼呼睡觉,过去了好几个小时,当下他的情绪很可能已经不再那么糟糕了。所以,不要把注意力放在老板对自己情绪的表述上,例如我简直都受不了了,我现在对于你的态度已经是忍无可忍了。这些所谓的狠话,不是老板本人站在你面前说,这些话的作用只是一条语音微信而已。你应该把重点放在老板说的事情上。


第三步,重点留意时间间隔较长的几条语音。


把老板的情绪剥离出去以后,接下来就要关注语音内容本身了。老虎老师在这提醒你的是,那些一个舰队的语音信息中,隔了几分钟才出来的语音信息,需要你重点关注。什么意思呢?比如凌晨2:30到2:45之间,老板给你发了十条59秒的语音,手机屏幕上显示过了五分钟,他又发了两条,这两条是在凌晨3:08发的。这是怎么回事呢?其实,就是我们爱思考,爱琢磨的老板给你发完一堆微信后,自己想了想,琢磨了琢磨,发现还有需要补充的,于是他又追加了两条。


老虎老师在此提醒你的是,这两条你倒需要格外的注意听一下,因为按照人们的思考习惯,最后产生的想法的重要性,甚至要超过他们之前总结的内容。也就是说,他之前发的那一大堆都是为这两条打基础的。 


到这里,你所有听的工作就差不多做完了,对老板交代的事情也有了了解。就这样结束了吗?当然没有。老板大人哇啦说了这么多,作为下属,还是要认真对待的,接下来的第四步才是体现你工作态度的点亮之笔!


第四步:在上班途中,把老板的语音信息做一份文字版总结。


把文字版给领导发过去的目的,一是为了体现出他交代给你的是你的态度是认真的。另外,就是跟老板做一个确认的工作。虽然他在微信里语音发了,你也听到了,但是工作中有些时候出现错误,很重要的原因是没有跟决策人进行内容上的确认。


其实你把文字版发给老板还有一个私心,就是你看老板你发了那么多的语音,核心意思就是200多字。如果领导领会了,你的目的就达到了,如果没有领会的话也就这么多做几次,等有了机会可以巧妙的说一下。文字信息的快速理解,比语音好用得多。文字表述精准的话,也不会产生那么多的歧义,关键是沟通高效。 


职场中,在工作群里或者是点对点小窗,与领导同事如何沟通,各种情况都会有。我们跟领导同事进行沟通交流的时候,微信几乎是不可或缺的社交工具了。项目工作群里沟通事宜,分配工作也是常态。随着微信在工作中的广泛应用,一些不成文的规则逐渐建立起来。在这节课的最后,老虎老师就来跟你说一下职场微信使用法则。


首先,工作群里文字交流是第一位的。虽然有个别人个别情况下发了语音,但是无论从使用的频率和次数上来说,都不多,发文字还是主要的沟通方式。 


其次,群内交流,避免成为以下三种人:


第一种人是伸手党,群里交流,大家最不喜欢是这样的人:不好意思,我想问一下明天下午的拜访,咱们几点从公司出发。无论大事小情,不看上面的通知,只想问同事的那种人,这样的伸手党最可恨;


第二种人是什么?爱聊八卦的人。有一种人是聊八卦,一个顶仨,干起活来,一个人就没影了。群里聊工作,无意中提到了什么,牵扯出最近的明星八卦,这时候总喜欢冒出来开玩笑,一说起来就没完没了,大家不喜欢;


第三种人是什么?第三种人就是杠精。明明大家在商量工作,他就喜欢钻牛角尖,自己一个人跟自己接龙说话,这样的人同事们也不喜欢。


最后,使用一对一小窗交流时候,与领导同事沟通时,相对来说自由一些。使用语音还是文字,主要还看情景和两人之间的亲密程度。但不论何种情况,都特别要注意私密性。生活中,我们私下交流时,有时候聊嗨了,就会截图发个朋友圈。但是当你想这么做的时候,一定先征求一下对方的意见。如果对方不同意,那就不要做。 


征求对方的意见的目的是什么?一是代表你尊重同事或者是朋友。二是在对方知情的情况下,朋友圈产生的社交结果双方都可以承受。


在这里提醒一下你,文件最好要求对方给你发邮件,你也最好给同事发文件用邮箱。因为微信接收文件不合适,有时候一忙没有及时收藏,万一手机出现问题,之前发过的记录也无法证明这一行为。


回顾一下今天的内容,老候老师跟你聊的是信息分级,领导发来的十条59秒语音怎么听?方法有四步,第一步语音转文字,抓住关键词;第二步,一心二用,听省力最重要。第三步,重点信息一定要留意;第四步,上班途中做一些文字版的内容可以发给领导。最后,老虎老师还告诉了你一些职场上微信使用的法则。


小作业: 

又到了老虎老师留作业的时候了,按照老虎老师教你的方法,应对一位发长语音的老板。看看在你的专业操作下,他能改成打字不?


今天的节目就到这里,我们下期再见。 

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