20 【意见领袖】如何成为小组讨论中的主导者
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喜马拉雅的朋友,你好,我是老虎老师宋晓阳。欢迎来到《如何成为职场表达高手》。今天我来跟您聊一聊“意见领袖”。


职场上很多工作是需要开会才能进行的,有些会议是由明确的负责人组织召开,有些会议是几位同事凑在一起临时召开的。一般来说,会议的类型无外乎这么四类,公司例会,方案讨论会,也就是我们说的头脑风暴会,部署会以及复盘会。


大家最讨厌开长尾巴会,最讨厌效率低下的会,最不喜欢开会的时候群龙无首,随便发言。那么造成上边这些问题的原因呢,就是没有人成为会议的主持人,把控会议进程,推进讨论的流程。


这时候,如果谁可以做一个优秀的意见领袖,成为小组讨论的主导者,让会议高效完成,谁就会成为职场上不容忽视的那个人。那么如何成为小组讨论的主导者呢?老虎老师今天就教给你具体的方法。


谁来做意见领袖?他需要具备什么能力,才可以胜任小组讨论的主导者这一功能性职位呢?老虎老师接下来说一下对于主导者的五大能力要求。


第一个时间观念

会议主导者,某种程度上来说必须是一个时间控。因为以时间作为硬性标准,来把控讨论会,是提升会议效率的关键所在。


第二个,逻辑思维能力。

很多时候,我们希望在会议上各种思维可以相互碰撞,带来无限的创新想法。但是七嘴八舌的讨论很有可能将主题带偏,对吧?这就特别需要会议的主导者把控目前团队讨论的主题,把控讨论的焦点和层次。


主导者任何时候都可以把大家乱七八糟的思路,拉回到讨论的主线上来,同时把讨论的内容可以快速整理出来,为下一层级的讨论做好准备。


第三个能力听辨能力。

主导者的工作内容就是听取小组成员的观点表达,基于每个人说的话,整理出每一个提议的讨论结果,最后将这个结果以文字或者是口头的形式汇报给上级领导。基于这样的工作流程,使得主导者必须具备比较强的听辨能力。


第四个能力就是人际沟通能力了。

在整个的讨论过程中,主导者的身份角色比较多元。作为讨论的主导者,首先是一场讨论的组织者,同时根据讨论的进程和现状,也会成为进程的把控者,适时地打断人,思路的坚守人以及讨论的总结者。并且在会议的不同阶段,会议主导者还得在这五种角色中来回变化,目的就是为了快速、高效、质优地进行讨论,最终取得最好的讨论结果。


那么想要同时扮演好会议上的这五种角色,会议主导者得具备一定的沟通能力,保证在会议上大家都能够充分表达自己的意见,并且协调好每一个人的发言节奏,这样会议才能够有条不紊地进行下去。


最后一个是语言表达能力

不是所有的人都可以把若干个团队的成员七嘴八舌的话,在较短的时间内有逻辑有层次的梳理并表达出来的。但是,会议主导者是通过说话这样的外化手段来实现自己的职能分工的呀,结合讨论这一形式,想做好主导者,就需要具备一定的总结和提炼的语言表达能力。


说完了主导者需要具备的五个能力,那么接下来呢,就是如何去完成小组讨论的主导者工作了。


有些小组讨论是由负责人自动成为讨论的主导者,而有些讨论是没有明确主导者的讨论呀,老虎老师主要指后边的这种情况。


那么如何完成讨论主导者的工作呢?下面从七个方面说一下。


第一,在适当的时候表明自己的角色。

同事之间就某一些议题进行讨论,很少有人意识到,这时候需要一位意见领袖了,也就是需要一位主导者来完成这场讨论。当大家还在想怎么讨论的时候,你就要为承担主导者这一功能化角色做好心理准备了。


小组讨论人员到齐,大家你一言我一语地说着跟议题有关想法的时候,就是你该站出来表明角色的时候了。


这时候你可以这么说:各位,为了保证咱们今天讨论的高效,我临时做个主持人好不好?这样呢,可以让讨论的进程有序进行,讨论的结果做一个梳理,方便咱们给领导做汇报。


这样说的作用,主要就是为了体现你这个角色的功能性和服务性。


第二个,就是宣布讨论的规则。

所谓的宣布,其实更多的是明示出来。主导者的角色你争取到了之后,接下来需要让角色在讨论中发挥作用呀,那就需要明确说出来一些小规则。


比如指定时间规则,在正式讨论之前,你可以说这次讨论我需要计时。在议题规定讨论时间结束前三分钟,我会提醒一下大家。


那么当进入到单独发言时候,你可以说:咱们每个人发言时间是三分钟,我会提前一分钟提醒他。


类似这样的讨论规则需要明示,保证每一位参与讨论的同事知道如何参与到由你作为主导者的讨论会中来。


第三个方面,做好记录工作。

作为小组讨论的主导者,把每位成员发言时的关键内容记录下来,是主导者工作的重要内容。


把自己听到的内容快速地记录下来,这可以帮助你在组员发完言之后,根据对方的观点发表疑问或者较高的要求。


第四方面,讨论气氛的调动。

关于工作议题的讨论,远远没有聊明星八卦那样让人兴奋,对吧?所以调动团队讨论的气氛也是主导者需要注意的地方。


特别是议题的讨论遭遇瓶颈的时候,或者是讨论进程无法进行的时候,作为主导者,可以根据议题的难易程度以及团队的讨论现状,对于某个议题是否继续进行讨论,做一个判断。


你可以设置一个中场休息的决定,就是暂时搁置一下议题,先把精力放在其他议题的讨论上,等到整个讨论会快结束的时候,再把这个议题拿出来。第二次地短暂讨论,总结一下大家的意见。


第五个方面,留意那些发言少的同事。

作为议题讨论的主导者,除了要随时注意讨论氛围,你还需要留意那些发言少的同事。


主导者需要鼓励在场的每一位成员发言,对讨论都要有所贡献,这是你作为会议主导者一项重要的工作。但是硬生生地去点名发言显然是不太好,你是会议主导者,但你可不是学校里的老师哟。


当需要转化话题的时候,你可以这样说,小刘,刚才看你一直写着,我们想听一听你的意见呀。


这样的表达有两个作用。一个是让讨论的议题的意见来源更加丰富,俗话说多一个人就多一个思路嘛;还有一个作用,就是体现你的人文关怀,你对同事每个人状态的关注,你的组织管理能力等等。


第六个方面,做好总结工作。

作为小组讨论的主导者,最重要的工作就是讨论结束后,完成总结陈词的工作。在总结的时候怎么说才合适呢?逻辑性、条理性当然是必不可少的。


你可以按照发言人的顺序分别进行总结,最后再给出你的判断。比如今天讨论会一共四个人参加,在每个议题的讨论总结时,你可以这么说:


第一套议题是关于年后最新项目的推进工作。小张你是这样说的,建议增加外联导演,用于加快拍摄工作,这是你的想法;小李你的想法是摄像老师需要再加一个,目前两个机位不够用;小王你的意见是考虑到人手不足和经费问题,建议可以到学校多找一些实习生。我本人的意见是我觉得小王和小李的意见最重要啊主要原因有1、2、3……


你还可以把每个人的总结综合起来进行总结:我们小组经过讨论认为呢拍摄进入到实质阶段之后,有两部分人需要增加,一个是摄像老师需要加一位,还有一个就是实习生,我们需要新增加五个实习生,如果可以呢外联导演需要增加一位。


当然在小组成员面前做完总结之后,有一点很重要,千万不要忘记,就是向在座的成员再次确认一下他们的总结内容。就是你总结的内容是不是他们真实的一个意思,确保没有遗漏掉重要细节。


比如你可以这样说:以上是我的总结内容,看看在座的各位,我刚才的总结是否把你的意思表述清楚了。另外,就是各位还有什么需要补充的吗?


第七个方面,主导过程中的礼仪。

在讨论过程中,难免会遇到磕绊和分歧。事实上小组讨论的议题表面上看是人人都在发表想法,但是在意见听取的过程当中,观点是否被接受,还会跟日常的两个人的私交有关。


一般来说,对人更友善、更熟悉或者是关系亲密的人,彼此之间越容易接受对方的观点。也就是说,即便是只有几个人参加的讨论,也会形成“站队现象”。特别是讨论的内容跟讨论者有着直接利益关系的,发表对自己有利的观点,而不是对工作有利的观点,或者是发表对自己的职场好友有利的观点,这些都是非常正常的事情。


而讨论会呢,又是同事之间意见发表交换的一个沟通环节,也是求同存异的过程,讨论的最终是需要一个结果,那么这个结果是参与讨论的几个人的共识,出现意见不一致是再正常不过的事情了。


那么作为主导者,需要有包容不同意见的能力,更需要你站在更客观的角度去评析,两个同事之间带有点火药味的你一言我一语,争取不要出现不可收拾的残局。


以上这些情况,就是需要主导者在组织讨论的时候需要注意的地方。


今天给各位讲解的是小组讨论时,如何成为主导者。老虎老师介绍了成为主导者需要具备的能力,包括时间观念,逻辑思维能力,听辨能力,人际沟通能力以及语言表达能力。


接下来又从七个方面,介绍了一下如何履行主导者这个角色,分别是适当时候表明自己的角色,宣布讨论的规则,做好记录工作,讨论氛围的调动,留意那些发言少的同事,做好总结工作以及主导过程中的礼仪问题。


小作业: 

在小组讨论时承担一次意见领袖的角色,把整个履行职责的过程做一个总结吧。


今天我们就说到这,我们下期再见。

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