如何掌控自己的时间和生活
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改变了美国前总统克林顿的人生计划,经典的时间管理书籍。



听书笔记



《如何掌控自己的时间和生活》的作者是阿兰·拉金



第一,对于时间管理,人们有哪些常见的误区?



第一个误区是痴迷于“井井有条”。陷入这种误区的人,在接到一项任务之后,会将任务的每一个步骤,每一个细节,每一个场景都考虑完整,再列出一个长长的清单和执行步骤。他们太执着于“井井有条”,一旦有任何事情和计划不符,他们都没办法继续做事情。于是,他们永远在制定计划、调整计划,但真正的行动却遥遥无期。


第二个误区是埋头苦干。这种人最大的问题是:他们总是在埋头苦干,却从不去思考自己所做的事情到底有多大的价值。经常是,做完了一件事才发现,这件事没有多大用,又或者,不重要的事情干完了,重要的和紧急的事情却漏掉了。


第三个误区是,误以为掌控时间就是利用好每一秒钟,一刻都不能懈怠。比如吃饭不能超过15分钟,会议时间比预计时间晚1分钟也不行。他们的脑海里一直有一个时钟在滴滴答答地走着,提醒着他要快一点,再快一点,下一个任务马上就要开始了;神经时刻都是紧绷着的,不仅自己压力大,周围的人也同样感受到莫大的压力。


拉金认为,真正的掌控时间,有三层含义。最高层次的含义是“规划人生目标”。规划人生的本质是将对未来的设想带到现在的生活中,再通过现在的行为对未来产生控制。而这一切的实现,都依赖于对时间的掌控。


在明确自己的人生目标后,如何解决当前人生目标中存在的矛盾呢?这就到了掌控时间的第二层含义:做出好决定。它们将决定“你的时间去哪里”,有所为有所不为,这是做决定最重要的地方。


掌控时间的第三个等级,也是人们对管理时间最常见的理解,那就是:自由地支配时间。自由地支配时间意味着能够保持生活和工作的平衡,既可以很好地完成必要的工作,又有时间陪伴家人,还能去做一些自己想做的事情。


那么,怎样达到这三个级别,做到掌控时间和生活呢?拉金的回答是,规划。这里的规划不是指那种事无巨细的“清单”式计划,它从规划人生开始。


第二,如何从人生规划开始,做到掌控时间?


时间管理的四步法:

第一步是在所有想要实现的目标中找到A级目标。

第二步是写下为了实现A级目标要完成的所有的活动,活动要尽可能地详细。

第三步是筛选出A级活动,判定A级活动的标准就是接下来的7天你是否能够立刻着手去做。

第四步是安排好每日任务清单,在安排每日任务清单时,还要注意充分利用“黄金时间”。


人们在执行时间规划时经常会遇到的三类问题,并提供了解决的方案:


第一类问题,做了过多不重要的事情,真正重要的A级活动却被耽搁了。


在这里,“重要”的定义是一句“80/20法则”来界定的。也就是说,如果一个人一天需要做10件工作,他只需要完成其中的20%,就能达到80%的效果。因此,在时间的分配上,应该将80%的时间分给最重要的A级工作。


但现实生活中,人们总是有意或无意地,花很多时间在那些不重要的C级的工作上。这其实和人的畏难心理有关。一项A级工作往往非常复杂,需要耗费大量的时间,或者需要你和不同的人去进行沟通。所以人们会下意识地避免开始A级工作。那这个时候应该怎么办呢?


拉金的回答是:归档C级活动,集中处理。当判定一项工作是C级工作时,他会将这件事列在一张卡片上,再把卡片放入一个专门的C级活动文件夹,在每周的固定时间打开这个文件夹,集中完成C级工作。


这样做的好处有两点,第一是在遇到C级活动时不立刻去做,留出时间给A级活动;第二是集中处理C级活动,不会使必须要做的C级活动演变成危机,比如出差的报销单不会因为没有及时填写而错过报销时间。


在做A级活动时,还有一个很重要的原则:一旦开始就坚持做完。拉金建议,如果你开始做你的A级活动了,那就保证要继续做下去,直到事情有了实质性的进展或成果。


第二类问题,做事情的时候总是被人打断。


解决的方法就是统一安排时间,比如统一安排签批文件的时间,或者统一安排会客的时间。当然,总有一些工作我们无法拒绝。对于这种情况,拉金建议:在重回工作状态后,立即去思考一个问题:“我现在最应该做什么?”甚至,还可以将这个问题写在便签条上,贴在最显眼的位置,比如你的电脑屏幕旁,以便时时提醒自己,最重要的工作仍然要接着往下做,迅速集中因被打断的而涣散的注意力,马上投入工作。


第三类问题:明明知道任务很重要,却拖延着迟迟不肯动手。


导致拖延的其实很大程度上是人心中的恐惧,越是重要的A类活动,越害怕自己做不好,出现坏的结果。那应该怎么办呢?拉金提出了对付拖延的四条建议:


第一条建议是,你可以换个角度重新审视任务,获取更多的信息。

第二个建议是,硬着头皮先做5分钟。很多人其实就是开始的那一瞬间很难,只要坚持下来了,就能顺着往下做了。

第三个建议是找出自己恐惧和逃避的原因。

第四个建议,是给自己一些小的奖励。


本书的最后,拉金还列举了60条节约时间的小贴士,其中最重要的一条是:留出空闲时间。工作是永远忙不完的,事业的追求没有止境,但心灵需要休息,有弹性的人生才有乐趣,才有动力。



解读 | 陈曦

财经类专业毕业,从事相关工作8年,关注和研究商业和互联网经济问题。

播音 | 孙潇

策划编辑 | 刘雪聪

音频编辑 | 秦亚希


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