【第6周6.5】清单:弹性事件的管控

【第6周6.5】清单:弹性事件的管控

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本期原文


感谢每周五大家的守候,今天关于“执行”层面的技巧,一晃眼我们已经讲了大半,上一期的“日历”,一开始我就把它制作成了免费的【试听】内容,放在了这个节目的开篇,所以看了我们节目目录的朋友不用疑惑,我没有跳过这期节目不讲哈,想重温“日历”的具体内容,可以翻到最前面就能看到。


日历很多不陌生,但绝大多数人用不好,也有很多用“今日待办”清单。问题主要出现在管理事件大多数人,仅仅用到时间这个单一的要素。

你应该知道,大量的事件进入时间流,会造成压力,形成焦虑,恶性循环。

我的解决方案是“保持严谨而不失弹性”,重要紧急的事件分成“日历事件”和“弹性事件”,同时把紧急的视角从一天扩展到两周。


日历事件,我们要非常严谨地安排,数量要少,优先级最高,我们注重选择并一定保证完成。


除此之外,把两周内一定要完成的重要紧急的其他事务,全部进入“弹性清单”,它们不一定要马上完成,而是要灵活地根据时间、空间、精力能量和他人的配合状况来批量完成它、委托它,这样的事件可以安排得多,跨度是未来一两周,这样视角更广,不局限在一天24小时里,操作起来也更灵活,今天做不了,明天做也可以,只要符合时机与条件,就优先完成可以完成的。


按照重要的顺序,承诺少,完成后做更多,先完成重要,然后其次。承诺的一定完成是日历事件,完成后做更多的是清单事件。这样心情特别好。


今天就要提出一套科学有效的弹性事件处理解决方案,进一步提升你的生产力,我还专门设计随堂练习。


古代东方经典智慧说,制胜的要诀顺势而为,掌握“天时 地利 人和”,简单翻译成现代执行语言,意思就是:在对的时间,对的空间,做对的事。




这套行动的管理方法叫做易效能排程五要素,配合全脑规划三问句,包含五要素“T/STEP”,其中:


第一个T,是time的首字母,代表时间;

S,是space的首字母,代表空间;

T,是tool的首字母,代表工具;

E,是energy的首字母,代表精力、能量;

P,是people的首字母,代表自我和他人,一件事情的参与人员。


当我们能感知到自己身处的情境,才能真切地活在当下,同时完成相应可以完成的事务。




例如,你在机场候机时,能够方便的行动就是拿出电话与别人通个话,或者拿出kindle阅读一段,在那地 那时 那状态下,很少有人能沉浸在需要非常专注的思考中,不仅因为环境嘈杂,还因为一旦你专注于某件重要的事,很容易就会忘记时间而误机。


再比如,如果你现在叫了一辆车,正在前往公司的路上,那么在车内这个空间里,在周围不断有其它车辆疾驰而过的状态下,在不长的一小段时间中,你能做什么?打盹一会儿养养精神?与司机闲聊打发时间?自己带上耳机听听音乐或者打开喜马拉雅FM听听《叶武滨时间管理》,抑或是打开电脑写写方案、给某个同事、某个合作伙伴打个电话?


这时你会发现,在这样一个环境下,有些事你可以做,有些事你就做不了,精力状态好时你可以给别人拨去一个电话,商讨一些事务,手机没电或者走到没信号的路段时,你就只能闭目养神或者与司机闲聊打发时间了。


结合大脑的特性,你需要对所有的事件进行排程分解,建立日历与弹性清单系统,你就能轻松做到:结合当下所处的空间环境,判断自己的时间状况,感受自己的精力状态,使用合适的效能工具,展开恰当的行动。


T优先级最高就是日历事件。


如果T优先级下降,STEP要素建构的是弹性清单事件,“STEP”标签法,它可以帮助我们高效地管理自己的弹性事件。


在全脑规划法的三问句中,我们将一件事情转换为行动描述语言,即“主语+动词+参与人员+事情”。非日程事件,我们在此基础上再加上多标签,包含STEP四要素。




例如:我打电话医院预约体检#电话;沟通喜马拉雅音频第七章内容#在家#电话#高能#云霞#以诺。


我们每个人无时无刻不处在某种环境里,同时在不同的环境下只能做相应的事。正如我们在外地出差的时候,不能做办公室的工作,但是可以在外出的城市见见该见朋友”。


因此当事情在排程阶段,我们根据“STEP标签”标注每一件事情,形成不同的弹性清单。在执行时,我们就能快速地知道自己此时此地,可以做些什么!


在全新A4纸工作表中,通过纵坐标可以快速查询在家需要做什么,或者在等人时可以调用电话清单快速拨打可以拨打重要紧急的电话


我们甚至还可以通过一些智能设备上的效能软件来设置提醒,当我们到达某地时,手机、Applewatch就会自动响起提示,例如:这周我在深圳陪爸妈、讲课,昨天飞机一到深圳,我手机里的Omnifocus自动弹出我事前放入“深圳”这个标签的事务:到达深圳时我要做的事、要见的人、要关注的事物,有这样的提醒真是非常方便。这是基于空间Space的提醒,而不是时间流的提醒。


使用现代的智能工具,我们可以根据自己的需要设置各种各样的提醒,例如:

1)到地提醒,就是你到达某地时会得到的提醒,例如到公司、到家、出差某国某城市时获得的提醒;

2)人物相关查询,很多事务需要我们和团队、家人一起处理,我们可以增加某件事情的人物标签,这样沟通时就可以检索。

3)拥有某种工具时可以处理的事务,如智能设备、电话等。


所以,今天对弹性事件的管控技巧你学会了吗?严谨而不失弹性的日程清单执行方案 和 T/STEP标签法,可以帮助我们实现对自己所有事务的全面掌控。


那么今天的节目就到这里,下一期节目我将给大家讲解“项目管理”法,项目管理也是我们“执行”中非常重要的一块,敬请期待。


请注意,根据今天课程的内容,去做随堂练习,运用A4工作表,直观清晰地体验易效能的魅力。


以上内容来自专辑
用户评论
  • 没事偷着乐_kk

    苹果手机的事项提醒就有时间和地点的功能。

  • rescue_8p

    第一(。・ω・。)ノ♡

  • A给你晴天般的微笑_mv

    老师,你说的地方会提醒么,家里也会提醒是怎么操作的?

    tumuzhanshi 回复 @A给你晴天般的微笑_mv: 加个微信18638799850,我也再寻找怎么地点提醒?你研究出来了么?传授一下。我的是安卓。

  • 吕长勇cy

    易效能排程五要素"T/STEP": 第一个T,代表时间;固定日程,记录到日历当中。 S: Space 空间; T: Tool 工具; E: Energy 精力,能量; P: People 自我和他人,一件事情的参与人员。 根据情景(时间,空间,能使用的工具,精力能量,相关人员)选择做合适的事情。这套方法非常实用,我也一直践行实用滴答清单收集,排程和执行,有效帮助自己提升效能!

  • Xu遥_0i

    叶老师,请问为何在app store 里搜索不到Omnifocus呢~~在这里他是有其他的中文名字吗?

  • 家有三宝_5l

    但是我也有尝试在打车的时候听喜马拉雅,或者听书,但是发现时间过的超级快,感觉还没反应过来,东西刚找到,又要下车了,并且听的效率极差

  • 格格1983

    真的不错

  • _幸福降临_锦鲤果

    非常棒

  • 彩霞姐姐2017

    日程清单执行方案 和 T/STEP标签法: 日历事件,我们要非常严谨地安排,数量要少,优先级最高,我们注重选择并一定保证完成。 易效能排程五要素,配合全脑规划三问句,包含五要素“T/STEP”,其中: 第一个T,是time的首字母,代表时间; S,是space的首字母,代表空间; T,是tool的首字母,代表工具; E,是energy的首字母,代表精力、能量; P,是people的首字母,代表自我和他人,一件事情的参与人员。 在对的时间、对的空间,做对的事情!

  • 杨江平_3p

    老师,Omnifocus只能在苹果手机上使用吗?

    叶武滨时间管理 回复 @杨江平_3p: 是的,安卓下载奇妙清单